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电子档案管理制度 为了加强中队电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和 有效开发利用，更好地为中队发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关文件规定，结合本队实际， 特作如下规定： 一、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责 1． 电子文件是开设的一种独立的档案门类和载体， 它和其他档案一样，应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中 2．电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。 3．电子文件实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。 二、电子文件的归档方式 1． 电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档， 根据本队工作实际， 现强调物理归档。 2．根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类（信息类和环境类）组盘。填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。 3． 归档的电子文件要编制简要检索工具， 其基本著录项目为： 序号、 题名、 责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境 等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。 三、电子文件的移交与保管 1．入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。 ２．随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。 ３．保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备， 四、电子文件的提供和利用 1．封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防 范措施和可靠的监管保障。 2．销毁电子档案，需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁清册，监销人、销毁人签名盖章。 ZYJ—401 设备交接清单 共 页 第 页 工程名称：桥口联合站安全隐患治理工程 单元名称：电气 序号 设备名称 型号及规格 单位 数量 备 注 接受单位： 接受代表： 年 月 日 移交单位： 移交代表： 年 月 日 ZYJ—401 设备交接清单 共 1 页第 1 页 工程名称：中原油气天然气处理厂1万 吨/年丁苯乳胶工程 单元名称：电气工程 序号 设备名称 型号及规格 单位 数量 备 注 1 防爆照明配电箱 XMB-1216N 台 2 2 防爆照明配电箱 XMB-416N 台 1 3 防爆照明配电箱 XMB-816N 台 1 4 防爆动力配电箱 XMB-606N 台 2 5 防爆动力配电箱 XMB-406N 台 1 6 动力配电柜 ZGC-2-改 台 1 7 动力配电柜 ZGC-1-改 台 1 8 低压配电柜 GGD2 台 5 9 照明配电箱 V306D 台 2 10 轴流风机 BT35-11-2.8A 台 28 接受单位： 接受代表： 年 月 日 移交单位： 移交代表： 年 月 日 ZYJ—401 设备交接清单 共 1 页第 1 页 工程名称：采油三厂卫38#站电力线路改造工程 单元名称： 序号 设备名称 型号及规格 单位 数量 备 注 1 电力变压器 S9-630/10/0.4KV 台 1 （甲供） 2 电力变压器 S9-630/10/1.14KV 台 1 （甲供） 3 户外高压SF6断路器 LW3-10 I 110/630-8 台 2 （乙购） 4 35KV氧化锌避雷器 HY5WZ-51/134W 组 2 （乙购） 5 高压快速跌落式熔断器 PRWG2-40.5HK 组 2 （乙购） 6 10KV氧化锌避雷器 HY5WS-10/30 组 3 （乙购） 7 动力配电箱 台 1 （乙购） 接受单位： 接受代表： 年 月 日 移交单位： 移交代表： 年 月 日