《秘书写作实务》课件-更多资讯中心-外语教学与研究出版社.ppt

第二节 企业公文的分类 一、从形式上分 企业公文从形式上可分为信函、报告和备忘录三大类。 1. 信函 信函是人们按照一定的格式和礼仪表达自己愿望或交换信息的公文。 2. 报告 这里的报告，是指向上级（部门）汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问时使用的有一定篇幅而内容又比较重要的公文。 3. 备忘录 备忘录是一种录以备忘的公文，一般用来提醒、督促对方或就某个问题提出意见或看法。 二、从内容上分 企业公文从内容上可分为行政性公文、社交性公文、运营性公文和商务性公文四大类。 1. 行政性公文 企业行政性公文主要是由行政部门起草的用于行政管理的公文，常用的文种有决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要、计划、总结、简报、讲话稿、启事等。 2. 社交性公文 社交性公文是企业（或上司）与客户交往的应酬性公文，常用的文种有请柬、贺信、邀请信、感谢信和唁函等。 3. 运营性公文 运营性公文主要是由业务部门起草的用于企业运营指挥、协调沟通的公文，常用的文种有计划、报告、方案等。 4. 商务性公文 商务性公文主要是由业务部门起草的用于与客户（如果企业规模比较大，也会用于与其他部门）沟通的公文，大多以电子邮件和传真的形式传送，常用的文种有合同、协议、投标书和函等。 当然，这种分类只是相对的，有些公文既可以归类于行政性公文，也可以归类于运营性公文。 第三节 企业公文与行政机关公文的区别 一、制发程序简捷 行政机关发文一般都要经过草拟、审核、签发、复核等多道程序，制发周期长。 对于企业来说，一方面，市场竞争瞬息万变，机会稍纵即逝，这就要求企业能快速作出应对；另一方面，企业领导人工作繁忙，需要作各种各样的指示，所以，与行政机关公文相比，企业公文的制发周期大大缩短 。 二、不过分拘泥于形式 企业公文由于需要追求时效性，不过分拘泥于形式，格式比较灵活。 所以，企业公文没有必要也不可能像行政机关公文那样拘泥于形式。 第四节 企业公文的基本要求 一、内容正确 企业公文如果内容不正确，不仅会没有效果，而且有可能导致混乱，甚至引起纠纷。 1. 准确。使用的材料必须真实可靠、准确无误。 2. 专业。企业公文的写作涉及企业经营的各个方面，内容上具有很强的专业性。 3. 运用数据准确无误。企业公文往往大量运用绝对数、倍数、百分数等各种数据，使用数据必须做到准确无误。 二、主题明确 企业公文要想说明什么问题，主题应当明确，而且要做到严谨，以免引起误解甚至混乱。 三、针对性强 企业公文一般要就事论事，不能把无关的内容写进去。 四、格式规范 虽然企业公文不一定要像行政机关公文那样拘泥于形式，但至少要做到结构完整、格式规范 。 五、简洁明了 企业公文大多是用于商务信息的交流，要求简洁明了。 六、通俗易懂 为了让受文者完全明白自己的想法和观点，自然要写得通俗易懂。 七、语法正确 秘书在学校读书时都多少学过语法知识，但是，无论是在说话还是写文章的过程中，常常出现一些语法错误，影响交流和沟通，所以一定要高度注意。 第二章企业公文写作的基本方法 第一节 准备阶段 一、确定目标 当上司把起草公文的任务交代下来之后，秘书首先要确定上司要实现的目标。 二、了解受文者 如果秘书了解受文者，知道用什么样的语气和表达方式来沟通，将会大大提高公文沟通的成功率。 三、收集材料 材料按来源可分为直接材料和间接材料。 直接材料又叫第一手材料，是秘书直接从日常工作中经历或观察了解得来的。 秘书写作中的间接材料，多是从报纸、杂志、书籍、网络当中收集来的，如事例、概述、数字、经验、成果等。 第二节 构思阶段 一、立意选材 立意就是确立主题，主题是一篇文章的灵魂和统帅。 1. 主题的确立 主题就是公文的中心思想，它是作者对自己所写的客观事物持有的基本观点、态度和评价。 公文的主题应该做到正确、集中、针对性强。 （1）正确 正确是指符合上司的想法或意图；反之，就是不正确。 （2）集中 集中就是指秘书写作只阐明一个主题，表达一个思想，讲清一个问题，提出一个措施建议，沟通一种情况。 （3）针对性强 针对性强就是要求公文表达的意思有较强的针对性，最好是开门见山说明某问题。 2. 材料的选择 选择材料必须依据主题的需要，这是最根本的原则。 选择材料应该做到真实、典型和新鲜生动。 （1）真实 材料是表现主题的事实基础，只有基础牢靠，主题才能站得住脚，公文才能起到应有的作用。 （2）典型 要使材料能充分地表现主题，就要善于选择最具有代表性、最能概括和揭示事物本质的材料，这就是典型材料。 （3）新鲜生动 新鲜生动的材料能更好地表现思想和主题。 二、材料的剪裁 剪裁就是根据主题的需要，对选定的材料确定主次、详略，进行加工处理。 总之，剪裁材料要根据主题的需要，该详则详，该略则