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思考： 1．假如你是洪小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理? 2．假如放映机在10点还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程? 3、怎样才能避免此类事故的发生？ （二）组织好会议集体摄影 一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的“全家福’’中，竟找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。 此案例给我们什么启示？ 1、选好地址 2、搭好摄影台 3、编制好与会人员的站位图表 （三）安排好参观考察和旅游活动 1、选好项目 2、检查活动对象。 包括车程、交通和路况、停留时间；陪同人员、解说人员和导游人员的安排，现场的清洁、安全和整体环境情况等 3、组织指挥活动。 一要配备安全状况和设施条件好的车辆，确保交通安全。二要对车辆进行编号，乘坐人和车要固定，并随时清点人数。 1、做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作. （1）秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜集信息。 （2）深入会议，掌握第一手资料。 （3）注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。 （4）注重实效，并收集反馈信息。 2、做好会议期间的对外宣传 （1）妥善处理与新闻媒体的关系。 （2）注意内外有别，严守单位秘密。 （3）选择宣传内容应坚持对象、效果、 时效、费用的原则。 (4) 收集媒体对会议的报道提供给领导. （5）为领导召开记者招待会提供资料。 值班人员的职责： 随时应对各种突发性事件； 控制与会议无关的人员进入会场 保持与领导和后勤服务部门主管人员的联系，以便及时协调解决出现的各种问题； 及时协调解决与会人员提出的意见和问题 做好会议期间各项活动和矛盾的协调工作： 检查安全保卫工作； 填写值班记录 （五）安排好会议值班 四、有效引导会议进程 （一）会议主持人基本知识 通常由有经验、有能力的人，或是有相当地位、威望的人担任。 当然主持人和临时主持人 主持人任务:控制并引导会议进程 即阐明目标，鼓励大家各抒己见，并保证给予每一个成员有合理的发言机会和时间，保证每一个会议成员都明白会后自己应该承担的工作，使会议顺利进行，并按时完成各项议题。 会议的成功与否80％以上的责任在于会议的主持人。 （二）引导会议进程的方法 1、会前：认真研读有关文件材料，了解会议有关问题 2、明确会议时间，准时开会、散会 3、掌握好会议讨论、结束讨论、休息与结束会议的时机 思考：有人在不适宜的是否插话怎么办? 坚持说完你的看法。你可以说：“请原谅，我还没有说完，我的意思是……” 也可用身体语言或音量制止别人的插话举动——向插话者挥手致意，并继续用同样或更高的音量说下去 （三）引导会议进程的技巧 1、提前到达会场，营造和谐会议气氛 2、开门见山进入会议 3、议题集中 4、控制好会议的进度和时间 5、鼓励发言者积极发言 6、努力消除交流障碍 7、善于运用直观教具来增强效果 8、及时结束会议 思考：如何及时结束会议？ 首先准确判断时机 其次简短地报告此次会议的决定。 第三对与会者再次表示感谢，并安排与会者退场，及时清理会场。 （四）会议中可能出现问题的掌控 1．两派对立或对立结论出现 办法之一是引导会议进入下一个议题。 办法之二是告诉他们可以在会后留下来，单独解决他们之间的争论。 2．应付开会中一些行为特别的人 (1)始终沉默的人。 (2)反对任何建议的人——天生的“反对派 (3)脱离主题的人。 (4)开会时打瞌睡的人。 第四节 会议善后工作 思考：会后，秘书应做好哪些工作？ 会中服务 一、会议报到 1. 接站 示意板，写上“XXX会议在X层X号房召开”。 如有可能安排人员在门口迎接，这样更能显示出主人的周到热情。 2. 签到 大中型会议一般采取证卡式签到法，所用证卡应随通知发出，到会后查验即可。小型会议一般采取簿式签到法，即直接签名。 3. 分发会议材料（需住宿的发住房钥匙） （1）会议材料的份数应留有余地 （2）不要堆在服务台，而应装在资料袋中，在签到时分发 （3）会后需回收的文件，应用口头、文件注明、发放清退目录等方法提前告诉与会者；保密性文件需登记签收。 会中服务 二、组织会议进行 1. 做好会议值班工作，确保安全 2. 编写会议记录 会议记录是对会议基本情况、发言内容和进程进行记载的原始性文字材料。完成一份完整、简洁、条理清楚的会议记录是秘书在会议期间的重要工作内容。 （1）做好会议记录的准备工作 （2）会议记录的格式：标题+正文+尾部，其中正文又由首部+主体+结尾组成。正文主体一般包括会议议题或议程、发言人及发言内容、会议决议三项内容。 （3