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二○○三年六月三十日 XX公司 行政机关公文处理办法 第一章 总 则 第一条 为使XX公司行政机关（以下简称行政机关）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的质量和效率，根据《国务院关于发布国家行政机关公文处理办法的通知》（国发〔2000〕23号）及上级有关公文管理规定，结合公司实际，特制定本办法。 第二条 行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和上级及本企业的有关规定，确保国家和公司秘密的安全。 第六条 各级行政机关负责人应高度重视公文处理工作，模范遵守本办法，并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。 第七条 办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作，并指导各部门的公文处理工作。 第八条 办公室配备专职文秘人员负责公文处理工作。文秘人员应忠于职守，廉洁正派，具备较高的政治素质、文化素质和专业知识。 第二章 公文种类 第九条 行政机关的公文种类主要有： （一）决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。 （二）通知 适用于批转各部门的意见，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求各部门办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。 （三）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 （四）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （五）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 （六）批复 适用于答复下级机关请示事项。 （七）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （八）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （九）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 第三章 公文格式 第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送（报）机关、印发机关和印发日期等部分组成。公文分为上行文、平行文和下行文三种格式。 （一）秘密等级和保密期限。涉及公司秘密的公文应按密级划分规定，标明密级和保密期限。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。 （二）紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度、时限要求，标明“特急”、“急件”。 （三）发文机关。发文机关标识应当使用行政机关全称或规范化简称；联合行文时，主办机关排列在前。 （四）发文字号。发文字号应当包括机关代字、年份、序号，必要时可根据需要加入专业职能代字。联合行文时，只标明主办机关发文字号。机关代字应使用规范化简称。 （五）签发人。上行公文应当注明签发人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人姓名和电话。 （六）标题。公文标题应准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。转发类公文标题应避免冗长。在公文标题中人名、地名、称谓不能分行书写；除规章、制度名称加书名号外，一般不用标点符号。 （七）主送机关。主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。决定、通报、会议纪要，可将主送机关置于版记首行。 （八）附件。公文如有附件，应当标明附件顺序和名称。附件应与公文正文一起装订。凡属批转、转发、印发性公文，其名称及内容作为正文部分附后。 （九）印章。公文除“会议纪要”和网上传输的公文以外，应加盖发文机关印章。两个机关联合行文时，均应加盖印章。印章与正文必须同处一面，不得采取加项标识“此页无正文”的方法。 （十）成文日期。公文的成文日期，以负责人签发的日期为准；联合行文时以最后签发机关负责人的签发日期为准。 （十一）附注。公文如有附注（需说明的其他事项），应当加括号标注。 （十二）主题词。公文应当标主题词，上报公文应按照上级机关的要求标注主题词。 （十三）抄送（报）机关。抄送（报）机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送（报）机关应当使用全称或者规范化简称、统称，依党、政、军、群次序排列。 （十四）印发机关、印发日期。印发机关、印发日期列抄送机关之下，印发日期以公文付印日期为