文秘专业“秘书事务所”实训教学模式探索与实践——以广东科学技术职业学院“秘书事务所”为例.pdfVIP

新 余 学 院 学 报 和信息的畅通传达提供了方便。经过近几年不断发 (二)建立秘书事务所实训档案管理机制，及时 展和完善，秘书事务所成为了秘书专业独特的实训 跟踪学生工作情况 教学基地。 秘书事务所办公室人员为所 内员工建立工作档 (二)秘书事务所实训教学模式运作实践 案，并派专人管理。每个学生的详细信息以及具体 根据文秘专业课程设计需要，将秘书事务所成 工作项 目和工作 内容记录在案，每项工作完成后有 员分成7个小组，各小组工作职责与专业课程内容相 学生个人工作 日志、工作总结以及小组组长和老师 通。由对应课程任课教师担任小组业务指导教师。 的点评。小组长点评由代表性组员和总体负责项 目 所长 由文秘专业老师担任，全面负责事务所的各项 老师完成。建立档案查阅制度，文秘专业老师及时 工作，包括沟通协调各部门之间的关系，决策重大活 翻阅跟踪学生档案，了解学生相关工作信息，更有针 动等。副所长分管小组工作，协助所长做好事务所 对性展开教学。 的经营管理，在所长外出或经所长授权时行使临时 (三)建立内部互助机制，实行 “以老带新”政策 处理权。组长负责组内任务分工管理以及任务反馈 要求所内员工在完成 自己本职工作同时，主动 跟踪；业务指导老师在专业范围内给予学生指导。 帮助其他小组同学，形成 自动互助工作氛围。另外 秘书事务所组织架构以及部 门分工如图1所示。 要求以老带新。一般情况下，所内员工任期两年半。 二、秘书事务所实训模式组织流程 即第一学期至第五学期。第六学期到企业实习。每 (1)对 内：项 目原单位下达工作任务——所长分 年新生开学所 内会招进大一新员工，并分配到不同 配任务到对应部门——部门负责教师带领学生完成 部门。期满两年的员工要带领新员工熟悉所 内工作 工作任务——过程及结果总结反馈。 业务、工作流程，教会新员工相关业务知识，并逐渐 (2)对外：外联组获得企业需求信息——联系企 放手所内工作。做到老员工离开时，留给新员工一 业约定权利义务关系——签订项 目合作协议——所 份工作备忘录 (记载五个学期工作 内容以及具体工 内任务分工——各小组由教师带队完成任务——过 作做法与创新)，以提升新员工的工作质量。 程及结果总结反馈。 (四)建立完善的工作机制 三、秘书事务所实训组织遵循的原则 1．管理机制方面 (一)建立课程 内容与实践项 目的置换机制，强 提倡开门办学，鼓励教改，权力下放。由所 内指 化时间管理 导教师、所长与教学管理部 门沟通，取得弹性学习时 秘书事务所实践时间具有不确定性，文秘专业 间管理权。任课教师可以根据学生技能掌握情况给 课程教学进度具有确定性。这就会导致学习内容与 学生 自由支配时间。 实践内容的不一致。为了解决这一问题，提出建立 2．考核机制方面 课程 内容与实践项 目的置换机制。这一制度在文秘 第一，对秘书事务所员工的考核。实行多方位 专业新生入学教育以及任课教师教学过程中反复告 全面性考核，用形成性评价记录学生分数。根据学 知学生，鼓励学生参与实践。文秘专业教师在教学 生秘书事务所实训档案记录、对应课程课堂学习情 中密切关注秘书事务所工作进展情况，及时调整教 况以及所 内同事评价等进行考核，评出年度优秀员 学方法和教学内容。 工 。 1．带项 目老师负责指导学生理论知识的学习。 第二，对秘书事务所指导教师的考核。根据教 课程中讲到相对应理论知识时候，请秘书事务所实 师所 内指导档案记录、所 内学生完成工作质量 以及 践此项 目的学生以老师身份讲解。讲课学生获得加 所内学生评价打分，评出年度优秀指导教师。将所 分奖励 。