库房消耗品管理作业规范-保管组-中山大学.doc

國 立 中 山 大 學 庫房消耗品管理作業規範 中華民國86年10月30日訂定 中華民國88年03月01日第一次修訂 中華民國96年12月31日第二次修訂 中華民國99年08月02日第三次修訂 中華民國104年09月17日第四次修訂 保存年限：永久 編號：GAOP-3-04-08ZZ 編撰單位：總務處保管組 一、目 的 為使本校庫房消耗品之請購及採購、保管、領用及管理作業有所遵循，以避免資源浪費、充分支援教學、研究及服務之需求，並提高物品管理之行政效能，特訂定本作業規範。 二、依 據 本規範依物品管理手冊制定之。 三、說 明 (一) 消耗品：指物品經使用後喪失其原有效能或使用價值者，如事務用品、紙張 用品、衛生用品等。 １．下列所指物品乃保管組庫房可領用之消耗品。 ２?物品採購 參照以往年度物品使用情形，估計下年度需求數量，於年度開始前，擬定採購計畫，編列採購概算表。 ３?物品驗收及登錄 (1)點收送來之物品數量品質是否一致及合格。 (2)物品採購驗收完畢後，採購單位應將支出憑證及有關文件，送主（會）計單位辦理公款核付，並由物品管理單位為物品增加之登記。 ４．物品保管應注意事項 (1)未經驗收之物品，不得存放於物品儲藏處所。 (2) 保管之物品應分類編號，其編號與標籤製作方法如下： A物品編號，以簡明扼要為原則，包括機關名稱、分類字軌及編定號數，並應與物品收發分類帳編號目錄相符。編號標籤，黏貼於分格儲藏之橫額上，物品本身不必加蓋編號標誌。 B物品編號標籤之質地須經久耐用，視事實需要，可以金屬或塑膠製成。 (3) 數量較多或體積較大之物品，應存放於倉庫或儲藏室內易於堆高之適當地點。 (4) 需經常發領之物品，用櫥櫃存貯，安置於易於取放之適當地點。 (5) 物品之儲放，應分別種類，按其形態、體積、數量放置整齊。 (6) 儲藏處所之大小，應配合物品之多寡，作適當分配，不宜過狹。 (7) 物品儲藏處所應力求堅固、乾燥、通風、防水，以免腐蝕發霉，並應配置 消防及防盜設備，注意安全。 (8) 物品儲藏處所應禁絕煙火，非保管人員未經許可不得進入；消防用品如滅火機、滅火彈等，應標明使用方法及應注意事項；並應經常注意檢查電線，以防火災。 (9) 危險物品、藥品及化學品，應與普通物品隔離儲存，其處所應隨時檢查；並應標示警語，提醒注意，以防意外。 (10)下列物品，得選擇適當之露天地點存儲，但應注意安全防護： A體積及重量龐大，不便庫存，或難以搬運之物品。 B包裝良好，不受氣候影響，或短期內即行配發之物品。 C廢品。 ５．物品核發 (1)物品之核發，由各領用單位(人)填寫領物單向物品管理單位領用。 (2)物品管理單位，依庫存量並參酌以往領用情形；適量核發。 (3)領用人於領物單上簽章後，應經單位主管審核蓋章，再送物品管理單位核發。 (4)物品核發人接到領物單，應先行核對無誤後，始得發給。 (5)同類物品，先購者先發，以免久存變質。 ６． 物品保管 (1)物品管理單位對各單位所保管或使用物品，應隨時檢查收發及存管之數量。 (二)注意事項 １．保管組庫房可領用物品為消耗品。 ２．新進人員(含教師、職員)得依需要領取辦公用物品：如剪刀、訂書機、印泥、茶杯等。 ３．物品領用如遇缺貨時，需俟採購入庫點收後再行領用。 ４．申請領用之物品應愛惜使用，且應為公務使用使得領取，不得挪作私用以節省公帑。 ５．編有業務費單位除本校統一印製之報表、信封、及清潔用品外，其餘不得在保管組領取。 ６．物品請購及採購應注意下列事項: (1)物品採購規格之訂定，在無限制競爭之原則下，應以品質、性能及使用效益等為優先考量因素。 (2)採購之物品應儘可能附加本機關之標誌。 (3)採購人員應憑核定之物品請購單或簽文辦理，不得無故稽延，並須注意與請購所列種類、規格、數量等條件是否相符。 (4)物品受有氣候、物理或化學等作用之影響者，應慎酌採購。 (5)物品採購，採購單位應依採購計畫並配合預算，簽准辦理後，以集中採購之共同供應契約、綠色採購及身心障礙福利機構或團體生產物品為優先採購對象。 (三)其它 １．物品之領用，保管組經管人員有審核數量、酌量發給權。 ２．各業務單位如有相關業務經費者，依規定不得再至保管組領用物品，以利經費控管。 3．研究計劃之業務需要相關物品，應由各計劃經費支應，不在核發範圍。 四、作業流程 本作業分物品採購、保管、領用三部分： (一)物品採購作業流程 １．保管組擬定年度採購計畫→物品採購申請 ２．物品庫存不足：請購 → 核可 → 辦理採購 →物品