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Excel在高校管理中的应用探索 　　[摘 要] Microsoft Excel是一种非常常用的办公自动化软件，它具有强大的表格制作、数据分析与统计、财务管理、信息分析等功能，在各大高校的管理工作中被广泛使用。本文详细介绍了Excel在高校教材管理、学生考勤统计、学生档案管理中使用的方法与技巧。实践证明，Excel在高校管理中起着举足轻重的作用，将Excel功能灵活运用到实践中去，会使高校的各项管理工作更加准确、高效。 　　[关键词] Excel；教材管理；学生考勤统计；学生档案管理 　　doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 086 　　[中图分类号] TP317.3 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）07- 0186- 02 　　1 引 言 　　Microsoft Excel 电子表格软件是一种非常常用的办公自动化软件，它具有强大的表格制作、数据分析与统计、财务管理、信息分析等功能，它操作简单，可用范围广泛。目前在国内各大高校的校内管理工作中，数据的存储和处理基本都是通过Excel来实现的，如果能够有效地运用Excel的各项功能，充分发挥出Excel的办公自动化作用，可以很好地提高高校管理工作的高效性和准确性。 　　2 Excel功能介绍 　　Excel具有强大的制表功能，建立表格非常方便，而且表格数据可以自动刷新，非常有利于数据的更新操作。Excel提供了丰富的函数，使用这些函数可以进行数值计算、数据统计、数据分析决策的操作。Excel还具有很强的图表绘制处理功能，真正能够实现文字、表格、图表三者的有机结合。 　　3 Excel在高校管理中的应用 　　3.1 Excel在高校教材管理中的应用 　　高校教材管理工作主要通过制定计划、生成订单、验收入库、发放结算几个步骤来完成[1]，制定计划时可以在Excel中创建表格，包括教材名称、主编、版别、单价、征订量、书入库量、书出库量、使用班级、使用专业、教材的出版年份、适合于哪个层次（如硕士、本科等）、是否自编教材或参编教材等项目，也可以根据学校不同专业及每位教师选用教材的具体情况分别制定计划，创建不同的Excel表格。然后再利用Excel的计算功能，首先计算出一种教材的金额，将光标移至该单元格右下角，当光标变成实心“+”时向下拖动，整个订单的每一种教材的金额就可以全部计算出来。然后再利用自动求和功能，计算出整个订单的总金额，使用Excel的计算功能会为教材款的计算节省大量时间。另外一经选定了某种教材，制定了最初计划，当下一次继续使用时，教材名称、主编、版别、单价、金额等项目可以轻松利用复制粘贴功能实现，也会减少大量的输入工作，部分改版的教材只要做部分修改即可。而且高校教材管理工作的制定计划、生成订单、验收入库、发放结算四个步骤中的每两步间都是互相关联的，只要计划表制定好了，后面的几步很容易都能实现。另外还可以通过Excel的排序、筛选、统计等功能对计划表中的数据进行重新排序或按某一专业、某一层次进行筛选等操作。总之Excel的强大功能给教材管理人员实现各种目标管理提供了可能，为教材管理人员提升自身管理能力提供了更广阔的空间。 　　3.2 Excel在高校学生考勤统计中的应用 　　对高校学生旷课考勤统计，是保证高校教育教学秩序正常运行的重要手段，在提高教学质量中起到了重要作用，随着近几年招生规模的扩大，各高校学生人数迅速增长，使得学生旷课考勤统计工作量也随之加大[2]。为了减少工作量，并确保考勤数据统计的准确性，采用Excel软件进行学生考勤统计，会简化很多工作程序和重复工作量。 　　对学生旷课考勤统计主要通过下面步骤来完成：各班学生周上报、各院系部月上报、教务处学期汇总上报、最后学校统一进行公布处理。由于各院系部月上报的数据可能存放在不同类型的电子文档中，首先教学处要将这些文档统一转换为Excel文档，然后新建一个Excel工作簿，命名为学校考勤总表，将各院系部月上报的学生旷课考勤数据都复制到Sheet 1和Sheet 2工作表中，并将Sheet 1重命名为各院系部月考勤上报表，接下来对Sheet 2中的数据进行如下操作：首先按学号排序，然后选择“数据”→“分类汇总”，在弹出的“分类汇总”对话框中的“分类字段”项中选择“学号”，“汇总方式”项中选择“求和”，“选定汇总项”项中选择“旷课节数”，在“替换当前分类汇总”和“汇总结果显示在数据下方”项前打“√”，最后单击“确定”按钮，操作完成后每个学生学号下方会增加一行，显示“学号汇总”以及“旷课节数”的总和，即每个学生一学期的旷课总数，重命名Sheet 2为各院系部考勤汇总表。接下来将Sheet 2中的姓名