汇锦城物业的管理处制度汇编.doc

汇锦城物业管理处制度汇编 采购控制： 1目的和适用范围 1.1目的 本程序规定了公司采购流程及与合格供方关系维护协调的控制要求，其目的是基于良好的供应链管理的基础，努力控制成本，实现最大化收益,确保采购产品符合规定要求。 1.2范围 本程序适用于直接影响服务质量的保洁绿化材料、工程维修材料、消防安保材料、办公用品的产品采购。 3 定义 3.1供方：提供产品或服务，具有法人资格，自负盈亏，自主经营的组织和个人。 3.2计划内产品：指使用部门在保洁绿化材料、工程维修材料、消防安保材料、办公用品等工作中可预期的，并已列入需求计划的物资。 3.3计划外产品：指使用部门在保洁绿化材料、工程维修材料、消防安保材料、办公用品等工作中不可预期的，未预先列入需求计划的物资。 3.4计划内产品采购：基于预先作出的需求计划，人力资源行政部所进行的计划内产品的采购。 3.5计划外产品采购：针对尚未列入需求计划的计划外产品，人力资源行政部 所进行的采购。 3.6固定资产：以折旧方式计入成本，价格超过两千元的产品。 3.7应急采购：对使用部门运作中临时产生的需求，并要求在24小时内到位的 产品的采购。 3.8采购小组：由人力资源行政部、质管部、运作部、财务部及市场部相关人员临时组建负责对供应商进行评选的小组。 4 职责 4.1人力资源行政部负责公司总部产品需求计划的编制。 4.2采购小组负责对供应商的评价、选择、和重新评价，并由人力资源行政部负责对产品的采购。 4.3各项目处负责本项目的产品需求计划的编制，并负责对产品的检验。 4.4主管部门负责对产品需求计划的审核和批准。 4.5财务部负责各部门/项目采购费用支出控制和用款计划预算，并负责对采购产品进行核销监督。 5 采购程序 5.1 采购的对象 根据公司目前的产品使用情况，对采购产品可分下列四大类： 5.1.1保洁绿化材料：清洁剂材料；清洁工具类材料；清洁及工具类；绿化养护材料。 5.1.2工程维修材料：空调、电梯等设备材料；电器、灯泡、电线等材料；给排水材料；五金、工具、化工类材料。 5.1.3消防安保材料：消防器材；安保设备。 5.1.4 办公用品：服装类；文化用品类；办公用品（含设备、家具）；低值易耗 品 5.2 采购计划的种类及申报程序 采购计划可分为月度采购计划和临时采购计划。 5.2.1月度采购计划 各部门/项目在每月末应填写下月度的“月度采购计划表”，报主管部门审核通过后于每月20日前，以书面形式向人力资源行政部申报，经人力资源行政部汇总后，交于总经理审核。 5.2.2临时采购计划 对于使用部门运作中临时产生的产品需求的采购，使用部门应填写“临时采购申请单”，并按下列标准予以实施。 1）一次采购总价在1000元以下的产品采购，经使用部门经理批准后再经主管部门经理批准后方能实施； 2）一次采购总价在1000元以上(含1000元)的产品采购，除1）中程序外还需经总经理批准后才能实施； 3）单次采购总价在1000元以下的产品应急采购可由使用部门经理批准后直接实施。 5.2.3固定资产采购的申报 使用部门凡涉及固定资产的采购计划申报，除主管部门审核通过外，还需报总经理批准后方能实施。 5.3 合格供方 5.3.1 合格供方的条件 合法的经营商 营业执照、资质证书齐全有效 具有良好的信誉 有较强的供货能力 有一定的质量保证能力，并能提供其对产品的质量保证措施 价格合理 通过质量认证体系的供应商优先考虑 5.4 采购实施 本程序中所指的采购包含计划内产品采购和计划外产品采购。 5.4.1 计划内产品采购 计划内产品的采购原则上需从合格供方处实施采购活动。 人力资源行政部对经审核批准的产品需求计划进行分类整理，并将所 需采购的产品清单以“采购单”形式及时送达各合格供方，并在合格供方接到“采购单”至各使用部门检验产品合格这段时间，密切关注供应商的供货情况，并根据使用部门的反馈结果对各供方进行跟踪。 对分供方处紧缺的产品、急用产品，人力资源行政部可以通过其他路 径实施采购。采购时应注意的方面： 要满足申购要求。 尽可能采购质量可靠的品牌产品。 从设备设施产品的原配生产企业及其经销单位采购。 发现下列情况，人力资源行政部可委托使用部门派人采购或协助采购 分供方处缺货且采购人员不足而又急需使用的产品。 由使用部门派人协助采购能更好地保证所购产品满足实际使用要求。 未经主管部门同意而擅自采购的，责任由实施部门负责人负责。 人力资源行政部必须按“月度采购计划单”规定的型号和数量进行采购，确保质量。对设备及其他贵重产品的采购或对不明型号、规格产品的采购等情况下，应由使用部门相关专业人员陪同采购员一同采购，以保证采购产品的准确无误。 人力资源行政部要建立采购台帐，将每天采购的名称、数量、价格、用途整理分类入账，每