行政部文书岗位职责.docVIP

有 限 公 司 标 准 管 理 程 序 编号：SMP- 页号 1/2 标题—行政部文书岗位基本职责 起草 日期 年 月 日 审核 日期 年 月 日 批准 日期 年 月 日 颁发部门：企业管理部 颁布日期： 年 月 日 分发部门：行政部 执行日期： 年 月 日 目 的：明确文书管理岗位职责，确保文件及印信管理工作顺利进行。 适用范围：行政部 责 任 者：文书 内 容： 1.职责 1.1凡到公司的文件、信件等均由文书统一登记、分类传阅、分发和归档。 1.2保证周转及时。文件从送出至收回，一般掌握在24小时以内，送交公司级领导传阅的文件至多不超过两天。 1.3保证工作落实。遇有任务紧急、时间性强的文件，可先请示主管副总，送交指定落实任务部门后，转交主管副总批示。 1.4保证文件不遗失。收回文件要核对份数，若有短缺必须请当事者查找，如查找不到，应立即向本单位主管领导汇报，并积极设法追查补救。 1.5文件必须保存在稳妥的文件柜内并分类存放。外出时加封落锁，防止失窃。 1.6文件每月清点一次，每年集中整理建档，统一保存。 1.7因工作需要借阅文件的，必须登记，退回注销。 1.8部门、车间等单位借用，必须经行政部部长同意后方可办理，并履行 发放登记号： 有 限 公 司 标 准 管 理 程 序 编号: SMP- 页号 2/2 标题: 行政部文书岗位基本职责 文件借用交接手续，文书不准私自借出文件。 1.9文件分年限保留或销毁。销毁文件先登记，经领导批准后，派两名相关干部护送到指定现场严密监护、拣净销尽，不得泄露机密，个人不得销毁文件。 1.10各种文本加盖公司印章，董事长名章时，都要有确切依据并进行登记。 1.11凡以公司名义签发的各种文件等公文均需主管领导批准。 1.12凡以公司名义签发的对外工作介绍信，均需有主管部门领导签字或开便条证实，存根部分要有经办人签字。 1.13关于员工个人事宜的公函、证明、便信等，需所在部门领导或职能部门批示。 1.14涉及公司对外担保、投资、重大诉讼、签订重大经济合同、租赁合同等文本需要用印的，必须经审查通过并由董事长授权签字同意后方可用印，并将用印文本留存备份。 1.15各职能部门上报材料加盖印章的须按要求填写印章使用登记，并与用印文件一并逐级上报，经审核批准后方可盖章。 1.16加盖公章应对文件内容和印章使用簿上载明的签署情况予以核对无误方可盖章。 1.17掌管印鉴要严肃、认真、负责，使用印鉴要正确、及时。不允许盖人情章和无领导签字的文件。 1.18遵守保密制度。 1.19负责行政会议的通知、签到工作，做到有录可查。 1.20协助行政部部长做好接待工作。 1.21在行政部部长的领导下，完成领导临时交办的各项工作。 发放登记号： 有 限 公 司 标 准 管 理 程 序 编号: SMP- 页号 2/2 标题: 行政部文书岗位基本职责 2.权限 2.1有权追踪文件涉及上报工作的落实情况。 2.2有权拒绝无领导同意的文件、印鉴离开行政部。 2.3有权制止不符合标准的文件上呈或下发。 2.4有权拒绝未经审批的文件及其他公文加盖公章。 发放登记号：