新员工培训-电子邮件的书写与回复.pdf

•电子邮件的书写 Amba Edit 2016.07 完整的电子邮件包括四部分 收件人 主题 正文 签名 正确使用邮件的发送、抄送、密送 01 02 03 04 收件人 （To） 抄送 （CC） 密送 分别发送 事件直接联系人， 非直接联系人，但需 添加抄送的时候 用于群发邮件， 收件人要回复这封 要知道这件事的人。 收信人会同时知 会对多个人一对 邮件所涉及的主要 问题。 CC的人没有义务对邮 道你发给了哪些 一发送。每个人 将收到单独发给 发送给多人的电子 件予以响应。 人，如果选择 Ta的邮件。 邮件地址使用; 如果CC的人有建议, 【密送】的方式 分隔。 也可以回复EMA IL。 发送邮件，收信 确认收件人地址是 否正确，以免错发 一般是主管领导，或 人就不知道你同 邮件。 者明确要求需要了解 时发给了谁，一 事件进展情况的人。 般用在非常规场 合。 邮件主题 邮件主题应该简单、明确的概括邮件的内容 邮件必须要有主题，主题是接收者了解邮件的第一信息，因此主题一定不要空白，也不宜冗 长。不要让收件人拉滚动条才能显示完你的主题，也不要一长串的 “回复：回复：回复：回 复：回复……” 邮件主题遵循What, When, Where原则 用一个词，短语，句子 （一般不超过35字）来描述邮件的内容，使收件人只要看到主题就知 道邮件内容。 发给客户的邮件主题,最好能包含公司的名称 （Who） 例：(1) 验货预约--英国客户Karl--合同号PK-10086 (2) Walmart--Knitting Ball--Re-inspection--July 15 切忌使用含义不清的主题，如：Inquiry/ Inspection 注意事项 ü 一封邮件尽可能只针对一个主题，不在一封邮件内谈及多件事情，以便于日后整理、查 找。 ü 如收到邮件主题和内容不符的邮件，在回复时要修改好邮件主题。 邮件正文 （一）：格式 一、邮件称呼+问候语 二、邮件内容 邮件的开头要称呼收件人,这既显得礼貌,也明确提醒 ① 字号：可以事先设置文字大小，默认选 某收件人,此邮件是面向Ta的，要求Ta给出必要的回应。 择14px. ② 字体：一般中文选宋体或黑体，英文选