文秘实务培训.ppt

文職實務--文職人員上崗培訓教材 目 的 對文職職業形成一定的認識. 案例 一、秘書的定義-----歷史 “秘書”一詞最早出現在漢代,當時是指宮中密藏之書. 到了漢代後期,演變成一種官職,主要負責奏章及掌管國家典籍等工作. 在西方Secretary一詞意指可靠的職員 定 義 掌管文書並輔助領導全面處理事務的工作人員;他們掌管有關辦公室工作的特殊技巧;能在沒有上級過問的情況下表現自己的責任感,以實際行動顯示出自己的主動和正確的判斷力並能在所給的權力範圍內提出意見或做出決定. (國際秘書聯合會) 文職工作內容 定位 妳只是接電話，告訴客戶不知道、沒辦法。 妳只是開訂單，不連絡、不追蹤，有問題不回報、 不處理。 妳只是打報表，不確定數字正確性。 妳只是接電話，從未希望客戶有滿意的感覺、從未希望客戶多訂一些貨。 妳是從未想過自己一言一行代表 業務、主管、老闆、公司。 那麼，妳不夠格做一個稱職的助理，妳的工作，任何人 都可以取代 。 職業規劃 二.文職的特征 文職性:所處理的均是大量的文字及文書工作． 機密性:機密性高，保密性強 事務性:處理大量復雜的具體事務是其工作的重要內容 受動性:文秘工作者是輔助工作,以協助領導為主 潛隱性:與領導工作和其他業務相比 三.文職的作用 耳的作用 參謀作用 樞紐作用 督查作用 辦事作用 窗口作用 四.文職工作實務之一：公文撰寫處理 原則:5W2H when where who what why how how-money 四文職工作實務之二：檔案管理 分門別類 標識清楚 一目了然 便于調閱 完整無缺 借閱登記 隨時更換 保持新版 四文職工作實務之三：事務處理 依據一: 輕重緩急 四文職工作實務之三事務處理 A 四文職工作實務之三事務處理 B(自學) DMAIC D–Define 界定–內外客戶+核心流程 M-Measure 量測–計量計數+M ±S A-Analysis 分析–SPC過程中用統計分析 I-Improve 改善–DOE數據整理中找因子 C-Control 管制–用指標CA/CP/CPK值做管控 四.文職工作實務之四相處之道 心胸寬大,眼光放遠 勿將個人情緒帶到工作中 切忌背後講人長短及私事 四.文職工作實務之五接受主管指令7大禁忌 四.文職工作實務之五項修練(自學) 四.文職工作實務之入職捷徑 五、與領導溝通的技巧 自始自終保持自信的笑容，並且音量適中 選擇領導心情愉悅，精力充沛時作為談話時机 準備詳細的資料和數据 對領導提出的問題胸有成竹 語言簡明扼要，重點突出(kiss) 交談時親切友善，尊重領導的權威 討論 舉例1: 禮貌用語記幾多? 舉例2: 辦公室應注意哪些禮儀? 六.電話禮儀 接打前,排除雜音 切忌邊吃邊講 叫人接電話時,應按下保留或用手掌蓋住電話 應避免盡量猜測對方姓名,以免張冠李戴 笑鬧中不要接打電話 電話四周避免放置容易打翻的東西 常常檢查電話線是否纏繞在一起 忌接電話第一句為”喂” 七.遞件作業---送件的時間 八.遞件作業---文件的分类 1.按文件类别(密件/急件/普件)递送.2.分清轻重缓急,尽量减少急件数量.3.急件須當面呈送時之禮節: A.了解文件内容(很重要) 用语礼貌, B.先敲门經允許方可进入, 態度謙卑,面带微笑,注意選擇适时(领导相对空闲间)  C.簡單呈述文件內容,對領導之提問要屬實回答清楚. D.不得東張西望或觀看領導桌面及電腦中重要文件. 注意事項 1.文件如有塗改,須由第一個簽核主管在塗改處蓋章或簽名 2.切忌圍繞在一起聊天,如收發室.行政辦公區…等處 3.嚴禁私下進入各級主管辦公室翻動文件或物品 4.送簽之文件,各文員應先檢查一遍,如遺漏或須補簽名或相關附件. 5.非定時送簽之急件,如遇領導辦公室有人或關門談話,嚴忌直接敲門詢問,此時可請寧玉(王旭霞)代呈. 6.有關薪資之任何文件,須由課級以上主管親自拿到寧玉處,絕不可由文員遞送. Tks! * * 案例1:A員從作業員晉升為文員后,經過在試用期內和平時認真,深受上級欣賞,從而再次晉升為技術員或事務員. 案例2:B員從作業員晉升為文員后,經過不斷學習與實踐,感到自己的能力可以適應市場競爭,申請離職后,在某家公司任文職,工資翻了三翻. 辦事 參謀 掌管事務 參與政務 定位: 文職人員不再是單純的接待員与簡單的打字員 只有當你處理秘密(非事務)的事務,你便進入“文秘”行列. 處理原則: 及時性 IN TIME; 快捷性 FAST 快