第九章经贸信函的翻译.pptVIP

第一节商务信函的基础知识 商务信函的作用 在一切依赖于信息交换的日益激烈的商业竞争中，在电子商务服务日益迅捷、技术日益发达的今天，商务英语信函作为商务活动中相互交流的一种重要方式在国际商务交际中起着举足轻重的作用，一是索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。 商务信函的种类 商务信函的种类包括： 商洽函 询问函 答复函 请求函 告知函 联系函 商务信函的种类（续） 从商务信函的具体使用功能来讲，又可分为： 来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。 商务英语信函的格式 1、尽管不同的商务书信目的不同，但一般都包括以下几个必要部分： （1）The Heading or Letter-head信头 信头部分通常包含： 发信人的公司名称、地址、电话号码、传真、电子邮箱、网址、主要经营业务、公司标志等。 商务英语信函的格式（续） （2）The Date日期 　　日期通常按日、月、年的顺序打印，如13th April, 2005; 13 April, 2005。 日期的位置一般在信头下方两三行处，可以紧左页边写，也可以将最后一个数字紧右页边写。 注意： 月份最好不用数字表示以避免误解，如04/03/2005在英国人看来是指2005年3月4号，但美国人会认为是2005年4月3号，因为各个国家在标示日期时的习惯不同。 商务英语信函的格式（续） （3）The Inside Name and Address 信内地址 信内地址是收信人所在公司的名称和地址，一般从距日期两行信纸左页边写起。其写法类似于信封的写法，地址按从小到大的顺序书写： 1）收信人姓名、职务 2）收信人公司名称 3）收信人公司所在大楼或街区名称及门牌号 4）所在城市/城镇、州名称及邮编 5）国家名称 如：Personal Manager Great Western Publishing Co. Ltd. 7777 State Street, Room 456 Chicago, IL60606 U.S. A. 商务英语信函的格式（续） （4）The Salutation称呼敬语 称呼敬语位于封内地址下两行。 如知道对方姓名，就用Dear Mr./Mrs./Miss/Ms.加上姓， 如不知道对方姓名，可用Dear Sir, Dear Madam, 也可用：To whom if may concern 如对方职务较高，则最好用其职务名称，如： Dear Prof. Smith, Dear Dr. Henson等 称呼一家公司就用Dear Sirs 或Gentlemen。 商务英语信函的格式（续） (5) The Body 正文 正文是信函的主体部分。其书写通常遵循7C原则，也即准确(Correctness)、清晰( Clearness )、简明( Conciseness )、具体（Concreteness）、体谅（Consideration）、礼貌( Courtesy ) 和完整( Completeness )。 一封正式的商务书信都包括开头、主体和结尾三部分。 商务英语信函的格式（续） (6) The Complimentary Close结束敬语 结束敬语往往和称呼语相呼应。 如称呼用Dear Sir/Dear Sirs/Dear Madam, 结束敬语就用Yours faithfully；称呼用Dear Mr. John/Dear Mr. Smith, 结束敬语就用Yours sincerely, Yours truly, 或 Yours cordially。 商务英语信函的格式（续） (7) The Signature署名 署名一般是手写体签名，署名和结束敬语对齐，通常紧左页边写，相隔两行间距。署名包括名字和职务，起首字母都要大写。有时也会签上公司的名称。 上述7项构成商务书信的必要部分，除此以外，特定的商务书信还可以包括其他的一些选择部分。 商务英语信函的格式（续） (8)The attention line 致收信人 当发信人希望将信件递交给对方公司的某个特定收信人时，可在信内地址之下两行称呼之上两行处添加这一项，并加以底线以引起充分注意。 如For the attention of Mr. Blair 或Attention/Attn: Mr. Blair。 (9)The subject line 主题 主题一项用来简要介绍信件正文的内容，以使收信人能快速获得关键信息。主题项一般在称呼下两行处，前加Subject字样或以黑体字打印。 商务英语信函的格式（续） (10)The identifying initials 经办人代号 经办人代号由书信