浅析实验室仪器设备档案管理.doc

浅析实验室仪器设备档案管理 　　摘 要 仪器设备档案反映着仪器工作过程，优化档案管理能够高效提供精准的技术资料，使资源的配置更加有序，进一步为研究提供基本的物质基础和保障。做好仪器设备档案管理工作显得大有裨益，本文拟结合实验室仪器设备档案管理现状，对实现实验室仪器设备档案管理科学化的路径进行探讨 关键词 仪器设备 档案管理 信息化 作者简介：蔡婕，宁德市公安局刑侦支队，主要从事仪器设备档案管理工作及研究 中图分类号：C931 文献标识码：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2016.11.391 一、实验室仪器设备档案管理概述 仪器设备作为实验室最主要的硬件设施，其档案管理也是仪器设备日常工作的重要组成部分，承载着仪器技术资料的收集、整理、归档、鉴定等任务。科学有序的档案管理是仪器高效利用的前提和保障，做好仪器设备档案的管理意义重大 一是仪器设备是实验室开展物证鉴定得出科学结论的重要渠道，从侧面反映着实验室的鉴定水平，仪器设备档案“记录”着仪器工作过程，为仪器设备正常运转提供了重要技术基础，同时也记录着仪器检验鉴定过程中所产生的信息数据源，仪器设备档案管理平时记载的设备数据信息，为仪器设备的正常运转及维护环节提供支撑 二是建立仪器设备档案，不仅可以明晰单位的设备容量，而且对资源的优化配置提供有效的科学依据。随着科技的发展在有些案件的办理中物证鉴定的作用越来越重要，鉴定机构对仪器设备的引入不断增多，对物证鉴定的投入力度日益明显 二、实验室仪器设备管理的现状 （一）仪器设备档案归集方面 我国在仪器设备的档案管理方面起步较晚，并且早期没有得到足够重视，主要存在以下几个问题： 1.相关仪器设备资料的整理及留存不够及时完整。标准的仪器设备档案涵盖了仪器设备从订购、验收、修缮、使用、保养、报废等各个环节。仪器设备的合理使用对实验室的运行效率至关重要，能否客观反映实验结果，仪器设备在订购、验收等环节是前置条件，日常中很多单位在设备购买以后没有及时保存设备的购买、维护、升级改造等相关材料文件，导致后期仪器设备维修、升级中不能顺利进行，甚至导致仪器内的相关资料丢失，给仪器设备的正常运行带来不便 2.档案资料不完整导致仪器设备信息不对称。在仪器设备档案管理中如果出现资料不完整，直接会使仪器设备提取的信息不对称，对后期的实验很难提供精准的价值 3.档案归集缺乏人员配置。当前，还存在档案管理没有指定专人负责的现象，没有把档案管理工作纳入科学化、精准化的范畴 （二）仪器设备档案管理方面 科学有效的档案管理对实验的顺利进行起着举足轻重的作用，目前，仪器设备档案管理中存在着以下不足： 1.当下，我国仪器设备档案管理普遍采用传统的人工对档案进行收集归档，这种档案管理模式不仅费时费力，而且档案存储的针对性也不强，查找起来也比较慢，仪器设备档案管理模式不能适应设备的更新。随着科技大发展，仪器设备的功能越来越强大，信息量也不断增多，依靠人工纸质的传统方式难以为继，已经远远跟不上仪器设备的发展 2.仪器设备档案保存性不强，档案人员交接缺乏衔接性。大多单位相关部门在仪器档案管理方面多采取手工归集，不仅耗费大量人力，且对资料的保存性偏弱，尤其是档案人员变动时，容易出现偏差 3.档案管理人员配备不严谨，缺乏专业性。档案管理作为仪器设备记录的重要载体，重要性不言而喻，然而，在有些机构却不被重视，管理档案的人员专性业也参差不齐，大多数由兼职人员负责、“半路出家”、没有经过系统的学习与上岗培训，业务不精通，对档案的归集、整理也草草了事 三、实验室仪器设备档案管理的路径 （一）建立仪器设备档案管理规范，使档案管理有章可循 在仪器设备档案管理上，实行统一领导、分级管理的原则。在日常工作中，严把操作流程、细化工作制度；切实抓好基础工作、交接与借阅工作、责任落实到人；仪器设备档案管理重在归集和建档，在归档的材料上，字迹工整、图像清晰，杜绝使用铅笔，绘画笔等不利于保存的介质；要认真做好仪器设备的静态及动态的记录工作，各项仪器设备记录都必须认真做过归集工作，确保档案记录保存真实、准确、全面；建立仪器档案维护登记薄，了解仪器设备的特性，遇到问题迅速上报及时修缮，建立岗位责任制，以便后续工作的开展 （二）加强岗位学习，提高仪器设备档案管理人员的岗位责任感和专业素质 仪器设备档案管理作为一项专项性较强的工作，涉及多学科知识交叉，档案管理人员的业务水平影响着档案管理工作的质量，专业的档案管理队伍是仪器设备规范管理的质量保证，加强档案管理人员的岗前培训及继续教育显得非常重要 1.要求档案管理人员从仪器设备的购置、物证的提取、建档、归集、计算机信息录入、保存