第4章会计核算软件的操作要求6.pptVIP

第6章 会计报表管理系统; 6.1 会计报表管理系统概述 6．1．1 会计报表的种类 1．对外的会计报表 资产负债表、利润表、现金流量表和各种附表及说明 2．内部管理报表 成本报表、销售日报表、费用分配表 ;6．1．2 会计报表系统的特点 1．编制会计报表应遵守的原则 ⑴　内容必须完整 ⑵　会计报表的数据必须真实 ⑶　会计报表处理与报送的及时性 2．会计报表管理系统的特点 ⑴　对外报表的规范性 ⑵　对内报表的灵活性 ⑶　报表数据的不可修改性 ⑷　报表及分析有较强的可视性 ;6．1．3 会计报表的格式 1．会计报表系统的主要概念 （1）报表窗口 UFO报表有3个重要窗口:系统窗口、报表窗口和图表窗口 A 、系统窗口：启动UFO报表后的窗口是系统窗口，此时窗口中没有打开文件 ;B 、报表窗口： 报表窗口是对报表进行格式设计和数据处理等一系列报表操作的重要窗口 ;C 、图表窗口：它与报表窗口相似，区别在于工作区和工具栏图标 ;(2) 格式状态与数据状态 A 、格式状态:也称格式设计状态.它进行有关格式设计的操作，如表尺寸、行高、列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字及定义报表的单元公式（计算公式）、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。 B 、数据状态:它管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。 报表工作区的左下角有一个“格式/数据”按钮。如图6-4所示，点取这个按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。电算化信息系统概况 会计软件的选择与系统转换;(3) 单元和单元类型 单元：是组成报表的最小单位，单元名称由所在行、列标识，行号用数字1-9999表示，列标用字母A-IU表示。 单元类型：有数值单元、字符单元、表样单元3种 单元类型在报表窗口中点“格式(S)”菜单中的“单元属性”对话框中设置,如图6-5 ;（4）组合单元和区域 ①组合单元：由于一个单元只能输入有限个字符，在实际工作中有的单元有超长输入情况，这时，可以采用系统提供的组合单元。 例如把C4到C7定义为一个组合单元，这个组合单元可以用“C4”、“C7”、或“C4:C7”表示。 ②区域：由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。 例如：A2到D8的长方形区域表示为A2：D8，起点单元与终点单元用“：”连接;（5）表页和N维表 ①表页：由许多单元组成的表。一个报表系统报表最多可容纳99,999张表页，其中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。 ②二维表：确定某一数据位置的要素称为“维”。在一张有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通过行和列（二维）来描述。 行数： 1—9999 (默认值为 50 行) 列数： 1—255 (默认值为 7 列) 行高： 0—160毫米 (默认值为5毫米) 列宽： 0—220毫米 (默认值为26毫米) 表页数: 1—99,999页(默认值为1页) ③三维表：如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据的要素需增加一个，即表页号（Z 轴）。这一叠表称为一个三维表。 ;（6）固定区及可变区 A 、固定区：指组成一个区域的行数和列数是固定的数目。一旦设定好以后，在固定区域内其单元总数是不变的。 B、可变区：是组成一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。在一个报表中只能设置一个可变区，或是行可变区或是列可变区，行可变区是指可变区中的行数是可变的；列可变区是指可变区中的列数是可变的。设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。在以后的数据操作中，可变行列数随着您的需要而增减。 有可变区的报表称为可变表。没有可变区的表称为固定表。 ;（7）关键字 关键字：是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。 关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入 报表系统 共提供了以下六种关键字 : 单位名称：字符型（最多30个字符），为编制单位的名称。 单位编号：字符型（最多10个字符），为编制单位的编号。 年：数字型（1980～2099），该报表的年度。 季：数字型（1～4），该报表的季度。 月：数字型（1～12），该报表的月份。 日：数字型（1～31），该报表的日期。;2．会计报表管理系统中报表的格式 报表的格式一般可划分为表头、表体和表尾三部分 表头是会计报表中描述报表整体性质的部分，位于每张报表的上端，一般填报报表的报表名称、报表编号、报表编制单位、编制日期和计量单