OA办公系统的应用.docVIP

OA办公系统的应用 一、实施细则 结合我公司OA系统在日常工作管理中的运用，78OA系统带来的功能涵盖如下： 电子邮件 提供OA系统的内部邮件系统，实现办公人员在OA系统平台上，通过邮件形式的信息交流。电子邮件系统可创建、发送、接收、阅读、回复等。 邮件系统具有以下功能： ● 传递范围 可以只发给一个人，也可以发送给一组人，这可方便用户自己选择和设定。 ● 重要邮件标识 用户可以在重要邮件前加上图标，以示邮件的重要性，这样，可以提示收件人先读重要的邮件。 2、 电子论坛 ??? 建立信息发布的平台：能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，通过内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等，使员工更多了解企业的发展，及行业动向。 3、在线短信 ??? 可以即时感知用户是否在线，可使用在线短信功能进行实时交流和留言。实现工作流程的自动化，变革了传统纸质公文办公模式，采用电子化流转方式。 4、实现文档管理的自动化，使各种文档实现电子化，按权限进行保存、共享和使用。企业内外部的收发文、报批、文件管理等，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作。（如新人入职，只需领取注册名和密码，自行进入系统就可以看到企业之前积累的规章制度、规范文件等，在其岗位权限内可阅览的范围自行阅读，减少了很大部分入职培训环节，节约了相当的人力和时间。） 实现分布式办公，变革了传统办公室的办公方式，可在家中、城市各地出差、请假时通过网络连接随时办公，方便了员工出差在外的办公与信息交流，并且中高层还能通过系统直接对某人或某部门发布任务，实时查看完成情况。 人力资源管理，包含人员基本信息、账号管理和考勤管理，具体功能有人员信息录入、修改、日常上班出勤登记和离职人员信息销毁以及账号的建立、修改、销毁。 定义和管理企业的组织机构，岗位信息、人员信息、人事流程、绩效考核、权限结构等，提供全套的员工数据和详细的员工成长记录，使企业以多种角度对人力资源进行分析，帮助企业制订合理的人力资源管理政策。 二、实施注意事项 1、推广OA，像其他信息化系统一样是一把手工程，需要企业总经理的重视与推进。所谓一把手工程因为OA是管理类软件，是对传统办公模式的变革，而能影响整个团队的办公模式的只有一把手了。一把手不须事必躬亲，只是只需责令助手去全权实施、规划、推广OA；并且一把手自己带头使用。 2、站在收益的高度来看待OA实施，就是说实施OA就是要有收益的，人事行政部在OA系统内部推广前就制定了推广计划，制定了培训和各个模块需要达到效果相对应的时间节点。企业的日常变革，凡事都是从不适应开始，逐渐养成良好的日常自我管理的习惯。　? 3、积极管理，避免消极管理，先放后收，保护和促进基层员工的积极性。（消极管理的逻辑是——某些应用可能会带来一些乱子，那么一刀切，大家都不要用了；积极管理的逻辑是——某些应用即使可能带来一些负面的效果，但是为了信息化发展、为了办公效率的提高、为了组织整体能力的提升，我们还是要将这些功能用起来，只是多一些管理而已。） 1、比如论坛的开通，开始非常冷清，同事们都是难得上去发表观点，我们针对这样的情况除了原本行业信息的讨论外，增加了不少娱乐性的图片、视频，从而启发员工的兴趣论坛逐渐热度开始升温，同事们通过论坛增进了沟通、交流，融洽了彼此的关系。 2、日常工作填报开始总有拖滞甚至不填报的员工，但是当此项和月度绩效考核挂钩，作为绩效考核的相关参考甚至一项指标，同事们开始重视加紧填报，逐渐感觉到了该项给自己带来的受益，的确可以更具体、客观地给自己的带来良好的工作记录、不辜负自身的工作努力。