从财务角度初探高校存货管理机制.doc

从财务角度初探高校存货管理机制 　　摘要：实验材料是存货类资产的重要组成部分，是高等学校进行教学和科研实验的重要物资保证，目前高校很大比重的支出是购买材料。本文通过对高校在实验材料管理中的现状进行分析，提出高校管理部门缺失对基础入库的动态管理、缺失存货验收机制的问题，同时提出应逐步研究制定存货的采购、验收、领用的闭环管理制度，以便规范高校存货进出管理，建立存货管理机制 关键词： 高校存货管理；内部控制设计；存货验收机制 中图分类号：G647.5 文献标志码：A 文章编号：1001-862X（2017）01-0100-004 存货类资产是高等学校进行教学和科研实验的重要物资保证，目前高校很大比重的支出是购买存货。本文从高校存货管理现状入手分析了高校在存货配置、存货使用和存货处置等环节中存在的问题，提出了存货管理缺乏对基础入库的动态管理，高校对存货的管理不够重视，在日常采购和使用存货的过程中，完全依?于课题负责人，学校管理部门没有建立存货验收机制等问题，导致存货采购存在浪费、流失、毁损、挪用甚至套取资金等风险。通过对高校存货管理业务流程的梳理和内控环节的设计，提出了健全存货管理组织体系、加强存货配置环节控制、加强存货使用环节控制、加强存货处置环节控制、加强存货管理信息化建设等建议，逐步研究制定存货的采购、验收、领用的闭环管理制度，规范存货进出管理，建立有效的存货管理机制 一、高校存货管理现状和存在风险 （一）高校存货管理现状 当前高校的财务体系中普遍存在财务部门地位不高、会计工作不受重视等问题。财务部门主要作为高校教学、科研人员的服务部门，在行使会计职业判断和内控改革的进程中，阻碍重重。存货内控建设和实施是一项关系全局的综合性工作，是需要高校领导和相关部门的协同配合才可完成的系统工程 根据高校的业务特点，存货是指在日常活动中发生的专用材料、办公用品、低值易耗品等货物。高校在实物资产管理中，对于仪器设备等固定资产有较为系统的管理部门和内控流程，但是对于耗材、办公用品等存货类资产并没有管理部门，均是项目负责人或部门负责人进行管理，缺乏存货配置、使用、处置、登记、清查盘点、评估等环节的管理和监督机制 存货配置、存货使用和存货处置三个环节是存货管理中的重要环节。存货配置应严格按照预算标准配备，确保存货配置科学合理、优化资产结构，做到勤俭节约、从严控制；存货使用应落实使用保管责任，坚持谁使用谁负责的原则，应定期进行清查盘点，进行出入库登记；存货处置应按照公开、公正、公平的原则进行，经过资产管理部门会同技术部门审核鉴定后进行处置，不得自行擅自处置。目前，高校存货均未在这三个方面进行系统管理，导致存货管理存在浪费、流失、毁损、挪用甚至套取资金的风险 （二）高校存货管理风险 1.存货采购风险。存货采购应严格按照采购计划和采购预算执行，在各部门的存货采购预算的范围内，可以进行科学合理的调整，调整时应有调整方案和调整审批。高校的资产管理部门一般均对固定资产的招标、政府采购等环节进行系统管理，对存货采购缺乏重视，在采购过程中，由于审批手续不全，采购方式、方法不当，规避合同、规避招标等现象均是采购风险点，给高校造成损失 2.验收入库风险。存货应办理严格的验收和入库手续，按部门和类别进行分类管理，确保存货数量和质量均达到要求，对验收合格的存货应及时登记入库，存货库存信息确保准确、完整。高校目前没有一个部门负责存货的验收，采购后未对存货实物逐项核对，存在虚假采购和套取经费资金的风险 3.保管监管风险。高校存货管理应专门设定仓储保管员的岗位，分工明确，进行专业保管知识的上岗培训和监督机制。目前高校没有专门保管存货的管理部门，存货均由部门负责人或采购老师本人负责保管，存在被盗、挪用、保管方法不当、监督不严密、仓储条件不达标、化学物品的安全监管不科学等风险 4.领用登记风险。高校存货管理应严格按照相关规章制度进行领用，领用手续、审批流程、领用登记应确保准确、完整。目前高校存货缺失领用环节，采购后随意使用、缺乏监管，一方面会存在使用浪费的现象，另一方面，对数量金额大或危险化学品的领用，缺乏审批授权制度，会导致损失或安全隐患 5. 清查盘点风险。高校存货应定期进行盘点清查，建立存货清查制度，确保存货账实相符。目前高校并没有存货清查盘点的规章制度，存在盘点方式、方法不得当，存货盘盈、盘亏、变质、毁损等情况不能及时发现，存货账实不符等风险，容易造成责任无法追究，最终导致资产流失 6.报废处置风险。高校存货应按照有关制度进行报废处置，不得自行擅自处置。高校目前一般只对固定资产进行报废处置，缺少存货报废处置环节，一方面，随意报废、报损容易造成处置收入流失，出现违法、违规处置行为；另一方面，随意处置危险化学品