某上市公司档案管理制度.pdfVIP

XXX 地产开发有限公司档案管理制度 第一章 总则 第一条 为实现公司档案管理制度化、信息化，以充分发挥档案的极大效用，更好为公司经 营管理和发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》及相 关法规，并结合公司具体情况，特制订本制度。 第二条 公司档案实行统一集中管理，确保完整、系统和安全，便于保管和使用。 第二章 档案机构及其职责 第三条 公司专职档案管理员 （以下称专职档案员）隶属公司综合管理部，负责鉴定、收集、 整理、分类、保管、销毁和统计公司各类档案资料，编制公司各类文件档案检索工具，同时 对各部门兼职档案管理员 （以下称兼职档案员）执行情况监督监督、检查。 第四条 兼职档案员由各部门指定，负责收集、整理、管理本部门档案，并与专职档案员协 作完成本部门文件档案的移交工作。 第三章 文件资料的归档、借阅 第五条 公司各种文件资料的归档纳入各部门的职责范围，做到应归档的文件资料必须完整、 准确反映公司（部门）在各项活动中的真实过程，对将文件资料据为己有、拒绝移交者，报 知其部门分管副总严肃处理，情节严重者承担其法律责任。 第六条 公司在活动中形成的文件资料办理告一段落或办理完毕后，承办人把原稿、正文及 有关资料整理好，交给兼职档案员归档、保存。 第七条 各兼职档案员要随时收集应归档的资料，及时存放在专用袋（盒、册、卷）内，在 项目或活动完成时，对积累的文件资料同步进行检查、整理、编制目录。 第八条 凡归档文件资料应质地优良、书绘工整、声像清晰，不能用易褪色（铅笔等）、易变 质的材料书写。 第九条 电子文件材料应有备份，重要的应与打印的纸质材料同时归档。 第十条 【档案文件归档分类】  证照类 企业法人营业执照、法人身份（资格）证明、项目五证（国土证、规划用地许 可证、规划工程许可证、施工许可证、预售许可证）、企业奖状、奖牌、证书等  合同类 公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营 规划、经营项目及经营决策、 战略性的合作协议及合同  行政类 重要部门级以上的会议纪要、红头文件、公司年度工作总结报告、外部发文等  资产类 公司固定资产、低值易耗品等  电子类 记载重要文件资料的摄影片、照片、录音带、录像带、缩微胶片、计算机软盘、 光盘等 1  项目管理类 分为投资、设计、工程、营销、前期五部归档  人事类、财务类分别由财务部、人事专员保存 第十一条 【档案借阅】  公司文件档案一般只有查阅权，查阅时，点击文件名称，即可看到该文件电子文本，或 在档案室直接翻阅而不得借出，如需借出，必须填写机要文件档案借阅申请单（附件一）， 经总经理批准后，履行登记手续—文件档案借阅登记表 （附件二），应在规定时间归还  档案借阅以一单一案为原则，借阅时间最长为一周，如有特殊情况延长时，应按借阅程 序重新办理，借阅者对所调档案在使用过程中应保持完好性，不得撤换、涂改、损坏及 批阅档案内文件，一经发现，追究其法律责任  外部人员不得借阅公司任何档案，如若必须，报总经理批准后部分借阅 第四章 档案资料移交的要求、时间 第十二条 【档案移交要求】  检查文件手续、文本是否完整，若有缺省专职档案员有权要求经办部门补充后归档  无归档必要的文件或不应归档的文件，可退回经办部门  特别珍贵的档案、证件、法律等原件或无原件情况下的复印件应随时移交档案室 第十三条 移交时必须填写 《文件档案移交清单》（附件三）一式两份，交接双方签字，归档 部门和专职档案员各持一份分别保存； 第十四条 【档案移交时间】  行政类档案各部门每月向档案室移交一次  合同类应在签订、评审完毕后立即移交档案室  工程档案于每期工程结束后一个月之内移交档案室  公司重要活动声像档案在工作结束后，由主办部门将声像材料及文字简介，两个月以内 向档案室移交