会议方案制定.ppt

一、筹备处成员构成图 1、人员分工 二、制作邀请函 邀请函.doc 三、会场布置 1、选定会议室、划分座区； 2、相关人员布置会场； ①领导牌、工作牌的发放； ②茶水食品的摆放； ③投影仪、灯光、相机的准备； 3、安排保安维持现场秩序； 4、礼仪接待相关代理商。 1、会议室 1、会议前期准备 ★对相关的工作人员和礼仪人员进行培训。 ★接到会议通知单后，了解会议名称、性质、开会时间、与会人数及布置要求。　　★落实接站人员及车辆的的安排。　　★根据人数和要求，确定会议的台形，也可根据要求摆放。　　★根据要求先将所需的各种用具和设备准备好（会议桌、椅、台布、盖杯、开水、茶叶、小毛巾、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、会议牌）。　　★按要求将所需用设备摆放就位，并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视机、录像机、投影仪等。　　★会议开始前半小时，各项准备工作到位（小小毛巾，备好充足开水、调试音响，开启灯、空调2215℃～24℃，可灵活控制）。　　★检查台形是否符合要求，台面要整洁，各种用具干净、齐全，摆放符合标准。　　★根据要求，将指示牌放在特定位置。　　★开会前十五分钟，在门口等候。　　★礼仪人员于会前30分到岗，精神饱满地在门口迎候。 2、会议中准备 ★当客人来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。　　★先到达的客人入座以后，提供茶水服务，会议人数到齐后，送上小毛巾。　　★通常每半小时左右为客人添加茶水等，特殊情况可按客人要求服务。　　★会议期间礼仪人员应站于会议室门口直至会议结束。　　★会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。 3、会议结束准备 ★会议结束，礼仪人员应站在门口，微笑着向客人道别，并请会务组人员签单。 ★会议结束，保卫组需派专车送客人到酒店就餐休息。　　 ★会议结束，秘书组需仔细地检查一遍会场，看是否有遗忘的东西和文件等，设备设施是否有损坏，做好记录。　 ★会议结束，后勤人员需将会议用具、设备整理好，关闭空调、电灯、窗、锁好会议室门。　 ★会议结束服务员协助客人清理会场，保证酒店设备设施不被损坏 六、安排住宿 全体代表：300人.三人标准间. 能够使用的房间总数为100间。每个标准间设有电视机、无线宽带等媒体设备。房间内基本设施齐全并且可以确保安全使用。 七、举办晚会 会议活动结束后我们组织联欢晚会活动，可以丰富会议活动的业余生活，做到劳逸结合，同时也有助于提高会议效率。全国各个代表们可以互相交流沟通协作，集思广益，更好的实现销量计划！ 联欢主题： 音随心生，显示明天！ 时间：2012年8月10日18点整 地点：酒店八楼会议中心 九、注意事项: 1、各组工作人员必须严格按筹备工作计划的进度要求推进工作； 2、负责人负责督促各工作组的工作按时完成； 3、会议期间请与会准备人员佩戴工作牌； 4、会议期间公司人员必须提前到达现场，不得迟到、早退、无故缺席。 LOGO 会议方案 会议内容 会议主题 会议经费预算 与会人员 会议时间、地点 会议日程 一、拟定会议方案.doc 第二 第一 第三 第四 制作邀请函 布置会场 成立筹备处 二、会议方案的主要流程 第一 第五 第六 第七 第八 举办晚会 经费预算 准备会议文件 安排住宿 举办会议 成员构成图 张副经理 提案组 秘书组 会务组 宣传组 保卫组 外联组 整理会议记录 受理会议期间与会者提出的议案和提案 准备会议所需文件、材料；传达会议精神 刘一、刘二、刘三、刘四、刘五、刘六 刘 二4802105 提案组 预订返程车、船、机票 招待嘉宾； 拉赞助、购置礼品、发放宣传单 陈一、陈二、陈三、陈四、陈五、陈六 陈 一4802104 外联组 会场清理 现场消防安全保护、维护现场秩序 应急方案的制作、医疗药品的准备 王二、王三、王四、王五、王六、王其、王九等 王二4802103 保卫组 会议相关情况网上发布与展示 会议摄像、录音 横幅制作、新闻邀请 赵二、赵三、赵四、赵武。赵六等 赵二4802102 宣传组 筹办晚会事宜 迎宾引导、会间协调 会场布置；邀请新闻媒体；发放通知 李四、李五、李六、李其、李九、李八等 李四4802101 会务组 接待安排食宿；文件整理存档 做会议记录 制定会议方案；拟写邀请函；通知 张三、张四、张五、张六等 张三4802100 秘书组 会后 会中 会前 职责 成员 负责人及联系方式 机构 代理商名单 组委会名单 嘉宾名单 内部人员 外部人员 2、与会人员名单 要邀请