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新时期高校人事档案管理探析 　　摘 要： 高校人事档案是高校档案的重要组成部分，是高校“知人、用人、管人”的重要依据。现阶段高校人事档案的发展面临不少问题，制约了档案工作的发展。本文从明确档案归属、部门协作配合、培养重视人才、翔实档案内容四个方面，对在新时期提升高校人事档案管理水平问题进行了探讨。 　　关键词： 高校人事档案管理工作 问题 推进途径 　　 　　《档学词典》对人事档案的解释为：“人事档案是专门档案的一种，是人事、组织、劳动工资等部门在对人员的考核管理活动中形成的档案。记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位整理、集中保存。主要有干部档案、工人档案和学生档案三种。”人事档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现等内容的文件材料，是以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。 　　高校人事档案是高校档案的重要组成部分，是高校“知人、用人、管人”的重要依据。现阶段，高校人事档案工作存在一些问题，制约了高校人事档案工作的发展。 　　一、高校人事档案工作面临的现实问题 　　1.高校人事档案归属不明确。高校人事档案按对象分类主要包含教职工档案、学生档案。2008年9月1日开始实施的《高等学校档案管理办法》明确了高等学校应当成立高校档案机构，符合设立档案馆条件的要设立档案馆，否则设立综合档案室。但该办法并没有明确高校人事档案是否应该划归学校档案馆管理。现阶段，我国尚无法规条例明确高校人事档案管理的归属问题，各高校在办学规模、机构设置、档案库房建设等方面存在差异，高校人事档案管理模式也不尽相同，目前主要有以下三种管理模式并存：（1）教职工档案归口人事部门管理，学生档案归口学生职能部门管理；（2）教职工档案归口档案部门管理，学生档案归口学生职能部门管理；（3）教职工档案、学生档案均归口档案部门管理。前两种模式，高校人事档案未集中在档案部门管理，给档案工作的发展带来了诸多问题。一方面，相关职能部门不具备管理档案的硬件条件，一般都没有配备适宜档案保管的密集柜、除湿机等，无法保证档案的安全性、保密性、完好性。另一方面，这些管理机构一般没有配备专职的档案管理人员，很多是由人事干事、辅导员、教务员兼职管理档案。这些兼职档案工作人员由于精力有限、档案意识不强、档案业务水平有限，使得档案管理工作跟不上高校发展的步伐。 　　2.相关部门之间缺乏协作。这类问题主要存在于上文提到的第三类模式，教职工档案、学生档案均归口档案部门管理的情况。教职工档案的形成、整理、收集、移交需要人事、组织、纪检、监察、审计、统战等部门，学校各院系的支持配合。学生档案工作也需要学生处、研究生院、成教院、教务处、组织部、各院系的大力支持。而由于档案工作是学校的一项基础性工作，不直接产生物质财富，短期内的社会效益也不明显，许多高校上至领导，下至各职能部门、院系对人事档案工作重视不够，影响了人事档案工作的正常开展。具体表现为：（1）材料形成不规范。档案材料中显示的年龄、工龄前后不统一，部分档案中“年龄越填越小，工作时间越填越早”。档案用纸不规格，档案材料统一要使用16开办公用纸，由于相关部门缺乏必要的宣传和告知，一些教职工在打印考核表、履历表时采用的是A4办公用纸，给档案的整理装订带来不便。部分考核、鉴定表格在应填写组织意见处空白，应加盖人事部门公章处空白［1］。（2）归档不及时。相关部门缺乏归档意识，已形成的任免材料、工资材料、职称评定材料、学籍材料、奖惩材料等未及时归入人事档案中，滞留在材料形成单位，相关岗位经历人事变动或是办公地点更换后，材料不知去向，造成了材料的遗失。 　　3.档案管理人员素质有待提高。目前档案管理队伍老龄化严重，结构不合理，老同志退休，年轻的专业人才引进不进来；档案管理人员专业素养偏低；档案管理人员的福利待遇在高校众多部门中偏低，留不住人才，队伍不稳定；还有部分档案管理人员对自身要求不严格，轻视档案工作，缺乏责任感，缺乏创新意识和开拓精神，在使用新方法、新技术管理档案方面有很大的欠缺。 　　4.档案内容陈旧，实用性不强。1991年发布的《干部档案工作条例》将档案内容划分为十大类：履历材料，自传材料，鉴定、考核、考察材料，学历、评聘专业技术职务材料，政审材料，党团材料，奖励材料，处分材料，工资、任免、出国等材料，其他可供组织参考的有保存价值的材料。现阶段高校教职工人事档案仍停留对以上十项内容的陈列上，而对教职工业务素质提升的证明材料，反映教职工依法应享有的各种工资福利待遇和其他社会保障权益的等级和变动证明材料很匮乏。现阶段，高校学生就业工作已从计划经济下的“统包统分”转向市场经济下的“市场导向、政府调控、学校推荐、学生与用人单位双向选择”的就业机制，而高校学生人事档案却没有跟上时代发展的步伐