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条形码技术在档案管理中的价值体现 　　摘要：用“条型码”这种新技术编制高校档案档号会将是一种新的发展趋势。但随着办公自动化系统的使用，用“条型码”编制档号，又遇到一些技术难题。本文就以常用的“泰坦档案综合管理系统”为例，介绍条型码的作用及如何用条型码来编制高校档案档号。 　　Abstract: It is a new trend to prepare the file number of college archives by the new bar code technology. But with the use of office automation system, the preparation of file number by bar code encountered some technical problems. Taking the Titan Archives Integrated Management System for example, this paper describes the role of bar code and how to use the bar code to prepare the file number of college archives. 　　关键词：档案；档号；条型码；新技术；EXCEL 　　Key words: archives；file number；bar code；new technology；EXCEL 　　中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1006-4311（2011）11-0231-01 　　 　　0引言 　　条形码技术作为新技术，尤其在档案管理领域，是一种从无到有的革命性技术，从它被引入档案管理领域开始，就立竿见影产生了重大的作用，同时作为一种新技术，它具有不容置疑的强大生命力，其使用价值随着研究的深入、其它各种外在条件的更加成熟，条形码技术的作用将更加突出，下面笔者将从当前以及可预见的未来两个方面，对条形码技术在档案管理领域所起的作用分别进行阐述。 　　1条形码在档案管理中的作用 　　就当前来说，条形码对档案管理所起的作用主要有：简化档案归档过程，节约人力和时间。随着以“件”为保管单位在档案管理部门的推行，条形码技术的应用将更加提高档案管理部门的工作效率。广东省高校中，档号的制作办法大致有以下三种：第一种：刻一个“档号章”（章的式样如图1），先在每一份归档的文件上盖上这个章，然后再手工往空白格内填上相应的代号。第二种：也是先刻一个“档号章”，但这种章与上面有所不同，它类似于财务或邮局的“日期章”。这种“章”结构与上面的差不多，但它的空白处事先设好有数字（或英文字符），需要一个什么样的档号，先将数字（字符）手工调好，再往归档的文件上盖上这种章。第三种：先用EXCEL报表将要编的档号制成电子表格，再打印出来，然后再将其一一裁成小纸条，用胶水将它粘贴在相应的档案上。以上三种方法都存在各种各样的缺陷。条形码技术的运用倒较好地解决了这个问题，下面我们以泰坦档案综合管理系统为例来阐述该技术的应用。 　　打开泰坦档案综合管理系统，在菜单栏中进入“卷内文件管理”，选择“档案类型”，右健点击要输出的条目，出现输出文件格式选择栏，将年度、分类号、保管期限、件号选进右栏，选择EXCEL格式，确定要输出的记录条目，出现图2页面。 　　然后点击输出键。这样就可以将所选的条目生成一个EXCEL表格，选中表格中的档号数字字段，再连接到条型码打印机，这样就可以快速将档案的档号分批打印出来了。打印出来的条型码如图3。 　　目前，广东金融学院已经采用这种条型码技术来编制2009年度档案的档号。档案工作人员只需对录入计算机的档案目录打印出来粘贴上去即可，这大大提高了档案工作人员的效率。另外，条形码技术也让档案更加美观整洁。条形码技术应用之前，不管用以上哪种方法，档号都会出现涂改、墨迹不清、裁剪不整等问题，这大大影响了档案的美观，而条形码技术由于直接电脑打印，且打印纸张规格统一，这就让档案显得更加美观。 　　2条形码技术间接或者稍微加以辅助设备所起到的作用 　　2.1 适应了以科学发展观为指导的新形势下档案工作部门的需要。首先，在新形势下，以科学发展观为指导，建设服务型档案管理部门是时代发出的强音，这种外在动力是条形码技术引入到档案管理领域的主要原因之一。其次，归档档案的逐年大幅增加、档案利用的直线上升都对档案管理提出了更高的要求，条形码技术的产生和发展正是这一需求之下的结果。另外，条形码技术的应用是档案基础业务发展的需求。 　　2.2 规范档案实体的出入库管理，最大限度地保证档案的安全。在条形码技术应用前，档案借出调入必须由手工进行操作，这要求档案