行政办公理制度.doc

行政办公管理制度 第一章 办公区域管理规定 1、目的： 规范办公室的工作秩序，营造良好的办公环境，以提高办公质量与效率。 2、职责/权限： 行政人事部：负责办公室的整体日常监督与处理突发事件；办公室人员及财产安全的监管。 其他部门负责人：负责所属办公室日常事务的管理，协助处理各种异常情况。 3、工作要求： 办公室职员工作纪律： 1、办公室人员必须保持仪容仪表整洁，一律按规定着工装上班； 2、文明礼貌待人，办公区域严禁大声喧哗； 3、室温30℃以上方可开空调，并温度调节不得低于26℃以下； 4、保持个人办公台面整洁； 5、做好日常清洁维护，不可随地吐痰，垃圾、纸屑丢入纸篓内； 6、原则上办公室内严禁吸烟，需要吸烟请到吸烟区； 7、非客户接洽、会议召开、集团讨论，任何人不得占用会议室； 8、除工作需要外，办公室人员不得利用公司电脑上网； 9、接打电话应言简意赅、长话短说，严禁在电话中刻意闲聊，更不得利用办公电话接打私人电话； 10、上班时间严禁聚众闲聊或影响、妨碍他人工作，有必要进行集体讨论时，在会议室进行； 11、公司内部集会与会议，除特殊情况（需提前向会议主持人请假）外，皆须准时参加； 12、保安员要负责整个厂门、入门大厅的管理，严禁无关人员闲晃； 13、下班前，办公室人员须各自整理好工作台面；最后下班的人员要关闭灯、空调、电脑、传真机、复印机、门窗等； 14、上班时间，公司内部通用语言为普通话，除业务往来需要，一律不讲其他方言； 办公室职员着装要求： 1、为树立和保持公司良好的社会形象，实现规范化管理，本公司职员应按要求着装（周一至周五着工装）； 2、办公室职员上班时间要保持仪容仪表整洁、大方、得体； 3、头发梳理须整齐：男职员头发不过耳，不得留长胡须，保持面部清洁；女职员上班提倡化淡妆。 4、各部门负责人应认真配合，督促属下职员共同遵照执行。 4、具体日常工作管理： 复印管理— — 1、有复印机部门安排专人负责复印机的维护与保养，任何人不得有故意损坏机器的行为； 2、复印机发生故障应立即关机并报行政部，由行政部做好标示注明，并第一时间通知维修公司前来维修，待确定修好后方可启用； 3、行政部应负责复印纸张供应及碳粉补充以使复印机工作得以顺利进行； 4、各员工须节约用纸，复印完毕后，注意保持复印区域整洁； 5、各部门复印用纸由行政部统一申购，复印时行政部要监督复印人员节约； 6、非公司人员严禁私自使用本公司复印机，禁止帮非公司人员复印与公司业务等无关的资料； 7、行政部人员上下班时应注意复印机的开关情况； 电话管理— — 1、公司电话是公司与外界、公司内部之间交流信息、联系工作的重要工具，原则上不得打私人电话，特殊情况需用电话要经部门负责人同意方可使用； 2、正常工作联络应长话短说，提高效率；通话时间应尽量控制在3分钟以内，特殊情况不超过5分钟； 3、公司对长途电话进行严格控管，一般分机电话只可拨打市话； 4、电话铃响三声内就要接听电话，且使用文明礼貌用语：“您好，佳信佰公司”； 5、接听电话须认真仔细听取对方讲述的内容，做好书面记录并及时转告相关人员。 管理人员手机使用管理— — 1、对于公司已给予电话费补助的管理人员（包括特殊职位人员），其手机必须24小时开机； 2、管理人员休假时，其手机也必须保持通畅；跨区域无网络的，须公布备用号码； 3、管理人员不应频繁更换手机号码，如因特殊原因需更换的，须将新号码及时通知行政部更新后公布； 4、管理人员手机必须保持有话费，不足时应及时交费或充值； 5、行政部须不定时抽查开机情况，严禁出现关机或停机情况； 6、一个月出现三次以上（含）关机或停机现象，对工作造成影响的，酌情取消相关管理人员当月话费补助； 7、参加会议或培训时，手机一律调为振动，中途需接打电话应向会议主持或培训讲师举手请假，同意后方可外出接打电话； 8、手机话费补助按公司规定的职级标准发放，根据职级、工作性质的变动而调整。 9、手机话费限额标准： 公司根据员工的职责及级别实行限额包干，超出部分自付，具体每月限额标准如下： 职务 标 准 （元/月） 备注 职务 标 准 （元/月） 备注 董事长 400 销售员 100 总经理 300 出纳/司机 80 发货可加50元 经 理 200 采购可加50元 会计/仓管 60 主 管 150 注：没有设置手机话费定额，但因工作需要手机费的岗位或已设置定额但因工作需要超标的岗位，可由部门负责人申请，经行政人事部审核，报总经理批准后生效。 10、第9条所定的岗位话费限额标准只是一个原则性参考标准，所有在职员工及新入职员工，必须经批准后，财务方可在员工工资中发放。 11、话费实施凭发票报销，手机号