机关人员礼仪形象与职业修养.ppt

第二节 会议记录和会议简报 莲花风景区主会场： 大会即将开始，上百人的会场气氛热烈。 按照安排，王俐主要负责这次会议记录。下面是她随着会议进程的记录： 风光旅游有限责任公司2005年业务恳谈会会议记录 时间：2005年2月15日上午9时 地点：莲花风景区一号会议室 出席人：省市旅游部门主管领导；风光旅游有限公司主要领导与各部门经理；客户代表。 主持人：陈大鹏（公司副总经理） 记录人：王俐（总经理办公室秘书） 一、主持人讲话：今天，是我公司值得纪念的日子，能够邀请到这么多领导和佳宾，济济一堂，参加我公司2005年业务恳谈会，实在是我公司的莫大荣耀。下面，请让我介绍在主席台就坐的各位领导和来宾，他们是…… 二、宋董事长致欢迎辞。 三、省旅游局张副局长讲话：风光旅游公司是我省旅游业的骨干企业，也是我省旅游方面的纳税大户，在维护旅游业信誉，宣传行业诚信方面都做出了良好的榜样，今后…… 四、李总经理讲话：我公司自1988年成立以来，一直以诚信为本，十几年来没有发生一次严重的顾客投诉案件，具有良好的社会信誉，因此业务量稳居全省旅游业第一。今天请各位新老客户共聚一堂，主要是表达我公司业务拓展方面的意愿，并希望能听到各位佳宾对我公司发展提出金子般的箴言，我们会洗耳恭听。下面，请允许我代表我公司全体同仁，向各位介绍一下刚刚过去的2004年我公司的业务情况…… 五、客户代表发言：…… 六、? 李总经理的总结：…… 七、 散会（上午12时） 主持人：陈大鹏（签名） 记录人：王 俐（签名） 中午饭后： 李总：“小王，上午的会开得较为顺利，按照安排，下午是两位旅游业专家的讲话，明天上午分组讨论，你要全程参与，做好记录，争取明天下午总结会前来宾们都能拿到这次会议的简报，今晚你要加班才行的哦！” 王俐：“没问题，您放心吧，李总！” 相关知识 1，会议记录 （1）概念：会议记录是开会时当场将会议基本情况和会议报告、发言、讨论、决议等内容如实记录下来的文书。 （2）特点：一是真实性；二是资料性，可作为研究、编发、查找会议的重要原始资料长期保存。 （3）注意事项：内容真；速度快；整理快。 （4）为会议记录做好准备：纸笔、录音机和磁带、会议相关文件、提前到达、了解座次便于识别发言者、要有手工记录； （5）会议记录过程：内容完整、详略得当、最后签名并不得再加任何改动； （6）记录要求：准确、完整、简洁。 2，会中信息 （1）收集、传递和反馈； （2）对外宣传同时注意保密； （3）加工：综合、提炼、推导； （4）传递方式：口头、影像、电子、专人。 （5）要求：力求全面、真实、及时、适用、重点突出。 3，会议简报 （1）概念：简明扼要地对会议的简要报告。 （2）特点：简明扼要；迅速快捷；内容新颖；真实准确。 （3）结构：报头+报核+报尾 （4）注意：一般不超过1000字，最长不超过2000字；内容真实、准确、典型。 实训题 根据王俐所记的会议记录，并发挥自己想像，结合下午的专家演讲和第二天上午的大会讨论发言，写一份会议简报。 格式尽量规范，内容想像丰富，1000字左右。 第三节 会议的善后工作 下午，是这次会议结束的时候，王俐心想，可以松一口气了吧？但是，这不，电话又响了…… 李总：“小王，现在这个会快开完了，提醒你一下，你现在赶紧去要会务组的同志把上午发下去的咱们公司的今年业务拓展方案给收回来，讨论完了，千万不要让人给带走了。 另外，明天回去之后你要把这次会议的费用结算清楚，董事会要查帐的，要认真做好，开支一定要有发票，否则税务局那关到时也不好过，咱们可是重合同守信誉单位。这些关系到企业形象，知道么？” 王俐：“知道了，我会做好的。” 秘书办公室： 王俐回到单位，马上着手计算这次会议的所有费用收支情况，她先列出了相关数据： 1，由于是恳谈会，故每位与会者只是象征性地交了180元餐费，除来回交通费外，其余全部由公司负责，实到人数是80人。 2，莲花风景区由于是长期合作单位，这次与他们会前所签合同中，两天所有相关费用是2万元，那是按来宾100人计算的，现在按实到人数，打了八折。 3，专家演讲费用：两位每位4000元。 4，新闻报道相关费用15000元； 5，会务其他杂费（食宿、纪念品、交通、文件资料等）70000元； 这样，公司这次恳谈会共计开支了多少钱呢？有没有超出原会议方案拟定的数目？王俐在这次会议中对经费的使用控制表现如何？这一条可是当秘书最为关键的哦，因为没有一个老板愿意用一个花公司的钱大手大脚的秘书的。 收入： 180*80=14400元 支出： 70000+15000+4000*2+20000*4/5=190000元 总支出：1900