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商务英语中电子邮件的写作技巧 　　摘 要：我国对外贸易的增长不断扩大，对外贸易从业人员的数量也随之增长。对对外贸易从业人员的沟通、交流能力有着非常高的要求，对外贸易从业人员必须具有较高的沟通交流能力才能胜任。国际商务贸易中，英文电子邮件的使用越来越频繁。本文分析了商务英语电子邮件写作常见问题，如主题模糊、内容冗长、意义表达模糊、词汇大而烦琐及语法、拼写错误。对这些问题进行仔细分析，在此基础上，提出了相应的写作技巧，具体包括采用简洁准确的主题、使用礼貌客气的措词、巧用被动结构及多用肯定句，少用否定句。学生在写电子邮件时如能灵活运用以上写作技巧，就能在电子邮件的交流中游刃有余 关键词：商务英语；电子邮件；写作技巧 中图分类号：TP393.098 文献标识码：A 一、引言 随着全球经济的发展和市场化的运营，商务英语作为国际贸易用语变得越来越重要。尤其是在我国加入WTO之后，我国的对外开放水平越来越高，外贸业务的日益增长，对国际商贸从业人员的商务书面沟通能力提出了更高的要求 在对外商务贸易沟通交流中，商务英语电子邮件凭借其方便快捷的特点和便于搜索的优势，在现代商务中发挥着重要的作用。但是，一些工作人员因为不重视商务英语中电子邮件的写作注意事项和相应的写作技巧，在无形中给个人和公司的发展带来负面影响，因此规范商务英语中电子邮件的写作尤为必要 二、商务英语电子邮件写作中存在的问题 1. 主题模糊 邮件的主题应该体现邮件内容的精华。通过邮件的主题来让收件人感觉到邮件内容的价值，让其能迅速做出打开邮件并且阅读的决定。没有主题的邮件或主题模糊的邮件是非常不明智的，一方面这会造成浪费客户的时间，可能会因此失去潜在的客户，另一方面也是对客户的不尊重，很难让客户留下良好的印象，并且主题模糊或不写主题也会让写信人在以后的邮件搜索中遇到很大的困难 主题模糊或没有主题的情况非常常见，比如，以下两种情况 第一，Order （订单）。在外贸行业中， order 包括很多种，其中有报价的订单、确认订单、发货订单，所以邮件中必须确定好主题。如果是报价的订单应该写“quotation for order ”；如果是确认订单应该写“confirmation order ”；如果是发货的订单就应该写上“dispatching order ”。主题明确可以让收信人一目了然，否则会造成意思表达模糊的情况，最低可能导致交易失败 第二，Contract （合同）。同样在国际贸易中，合同也有好多种形式，其中在书面合同、电子合同、口头合同。如果是书面合同应该写明“written contract”；如果是电子合同应该写“electronic contract”；如果是口头合同应该写“parol contract” 2. 内容冗长 商务邮件的措辞应简洁明了，若用过多词汇来表达一个或两个词就能表达的意思，显然会使写作的内容拖沓冗长，观点模糊，更会浪费读者的时间。同样，商务英语中有大量的同义词，在商务邮件的写作中应该使用常见的书面词而不是生硬的、陌生的词汇。当人们收到一封长篇大论的商务邮件时，因为花费的时间长加上工作的紧迫性，阅读的兴趣就会降低，相反如果收到的是一封简洁专业的邮件，便可节约彼此的时间，还可以提高工作效率 例如：With regard to this order， we will recheck with our supplier and revert you later.（关于这票货，我们将和供应商核实，很快回复您的邮件。） 上面的例句虽然能看懂句子的意思，但是with regard to 在商务邮件中不常使用，如果用常用词regarding 代替with regard to就可以很好地表达同样的含义，并且能做到言简意赅，所以以上的例句应改为：Regarding this order， we will recheck with our supplier and revert you later. 又例如：Please make your comment for this charge so we can arrange dispatching accordingly. （请确认此费用以便我们后续安排发货。） 在上面例子中使用了make your comment这个短语，是向客户发出运费请求和确认的表达方式，但是这样的表达不简洁而且有点累赘。这时如果使用confirm 这个单词，就能让收信人较易理解且达到内容简洁明了的目的，所以以上的例句应改为较好：Please confirm this delivery charge so we can arrange dispatching acco