互联网家装工程档案管理制度20162.docxVIP

工程档案管理制度目的：为加强工程档案管理工作，统一工程档案的收集标准，提高工程档案管理质量，保证工程档案完整、准确、及时地移交和归档，实现工程档案管理的规范化，促进工程档案资料在日后查询中发挥有效的作用，特制定本规定。二、范围：1、本规定适用于在建工程、竣工工程档案。 2、工程档案索引要求内容。三、工程档案管理职责：1、分公司工程档案·档案员（监理兼）：⑴、负责工程档案建档⑵、负责工程文件收集、整理、存档，保证工程档案的完整有效性；⑶、负责检查设计师、项目经理所送交的工程文件，不符合要求的表单拒收；⑷、负责及时向设计师、项目经理催交工程文件归档；⑸、负责每月集团工程月例会时向集团档案室上交竣工已结帐工程档案；2、工程管理中心档案室（工程助理兼）：⑴、每月对分公司工程档案进行稽查并作汇总报告；⑵、负责检查、整理每月分公司报送的竣工已结帐工程档案；⑶、负责催缴分公司工程档案资料并检查系统数据完整填写；⑷、负责档案室所有档案查询工作；⑸、负责每两月或一季度召开档案会议，讨论解决档案目前存在的问题；⑹、及时向主管报告档案管理过程中发现及需更正的问题。四、工程档案归档的质量要求： 1、归档的工程文件应为原件，按照归档时间及时归档； 2、工程文件的内容必须完整、正确、有效与工程实际相符合； 3、工程文件不得涂改、签假字，不得污损； 4、工程文件应采取耐久性强的书写材料,如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 5、工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4（297mm*210mm），设计图纸除外。五、、工程档案保管期限： 1、分公司工程助理：保管所有在建工程档案原件，竣工已结帐档案在每月集团工程月例会时上交集团档案室。2、集团档案室：保管竣工结账后工程档案，工程档案长期保管。六工程档案的文件归档范围与归档时间：1、分公司工程助理在建工程文件归档范围与归档时间：见附件12、竣工结账后工程档案：每月集团工程月例会时分公司工程助理将当月竣工已结帐后工程档案上交集团档案室。七、工程档案收集流程：监理成本中心商户归档资料填写规范、严谨、完整、有效监理检查，确认规范、有效、完整性后归档；不符合要求的表单拒收。每月集团月例会时将竣工已结帐档案移交集团档案室不符合单据拒收，退回工程中心档案室不符合单据拒收，退回，并追究相关人员责任检查、收集与整理制表每月分公司移交的竣工已结帐工程档案。八、工程档案资料表单的格式修正、增减流程： 1、各部门如对涉及部门内部的工程档案资料表单格式进行修正或增减后，应在正式运用前1日内将正式表单以书面形式告知集团档案室，并附电子档。 2、集团档案室接到告知后，应在1个工作日予以调整工程档案索引并会知各分公司工程助理。 3、工程助理在接到集团档案室通知后，应在1个工作日内告知工程总监，并对相关在建工程档案索引进行更新。各部门对工程档案的表单格式进行修正、增减集团档案室书面告知（并附电子档）修正档案索引工程助理1个工作日通知更新在建工地档案索引九、工程档案查阅：1、各部门查阅档案资料须先填写《工程档案查阅登记表》后方可在档案管理员的监督下查看相关工程档案资料；未履行登记手续的，档案管理人员不予提供档案资料。查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，依法追究当事人行政、法律责任；2、各部门需要复印工程档案资料时,必须到档案管理员先申请、登记，填写《工程档案借阅申请表》再由档案管理员对所要资料复印；3、工程档案资料的原件一般不予外借，特殊情况需要外借时，须经工程总监批准，办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，须按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。4、项目管理员原则上不许借阅档案，因为各开工资料和测量单项目管理员自身必配复印件，如有特殊情况，必须有档案管理员同意、再由档案管理员对所要资料进行复印，项目管理员带复印件签字离开档案室，考虑档案管理员的工作量，同一资料不许二次借阅。5、查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案管理人员，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。十、工程档案处罚规定：档案管理员处罚：工程档案资料未按照规范填写的，监理处以10-100元/次罚金；对于虚报、捏造、造假等现象，监理处以500-1000元/项的罚金，情节特别严重的移交司法机关处理；对工程档案资料拖拉，不及时归档的，对监理处以50-100元/项罚金；工程档案资料遗失、缺页、混放、污损的，对监理处以100-200元/项罚金或在绩效提成中扣分，如情节严重者，将予以