建立有效企业信息结构.docVIP

建立有效的企业信息结构 金慧慧 所谓企业信息结构系指企业运作过程中各种类型信息及其功能以及企业信息沟通的基本方式的总和。其基本特征表现为：经济结构日益复杂、市场规模日益扩大、信息技术迅猛发展。信息的生产能力大幅度提高、传递速度也加快。在这种环境中，信息和资本、劳动力、原材料、设备一样已成为主要生产要素。因此探讨企业信息结构的合理、有效性不仅具有必要性也具有可能性。 一、企业信息需求的基本类型 一般说来，企业运行过程中，信息的需求可以分为两大基本类型：企业内信息的需求和企业外信息需求。 企业内信息系指企业内部产生的各种信息，包括企业内部诸如财务等各种信息。企业内信息需求的根本目的是了解企业目前的基本状况，一方面在经营决策时作为分析企业内部条件的依据；另一方面作为一种主要的诊断工具，监控企业的正常运行。这些信息来自一系列原生的、初级的信息形态，这些原生的、初级的信息是企业最基本的信息需求。这些信息需求包括： 生产信息：主要是反映生产过程的信息：如生产计划、工序管理、工艺流程等信息；库存信息、在制品信息等。 会计信息：会计信息主要是资金运动信息，包括资产、负债、权益、收入、费用和利润及其相互关系。会计信息是从事量—本—利分析的基础。所谓量—本—利分析系指分析收入(量)、费用(本)和净收益(利)之间的相互关系。这种分析是管理者经常性的一项工作。 营销信息：营销信息是企业信息结构的最重要的组成部分，是一个完整的了结构。营销信息作为企业的内信息的部分主要是：订单—装运—应收款帐单和销售报告等一系列销售信息。 技术信息：技术信息系指有关企业产品的技术基础的信息，广义地说每个产品都有其技术含量，技术信息展示了本企业产品是基于何种技术条件生产的，其技术和同行比较是否先进，其他企业是否能够生产该产品，实现该技术的投入是多少，企业的技术手段、科技开发能力 和组织情况等。技术信息是一种竞争能力信息，是企业赖以生存的基础之一，一般说来是属 于商业秘密范围。 人才信息：人才是企业生存发展的重要条件之一，企业经营者需要对企业各种层次的人才结构和分布使用情况以及稀缺人才有一个清晰的了解。企业的人才信息应能够反映各种人才的诸如简历、专长、教育背景等基本情况。企业外信息系指企业以外产生但与企业运行环境相关的各种信息。如市场信息、金融信息、科技发展信息、法律法规信息等。春主要职能是在经营决策时作为分析企业外部条件的依据，特别是确定企业发展的中长期战略目标和计划时更需要充分的外部信息。企业外信息主要包括以下内容： 宏观社会环境信息：包括国内外政治经济形势、社会文化状况、法律环境等，所有这些信息都会对企业发展产生影响。 相关科学技术的发展信息：这些信息往往展示了产品发展的方向。现代科学技术的应用速度大大加快，应用周期的缩短大大刺激了产品科技含量的提高，特别是高科技产品更新速度往往以月为单位。这就要求企业密切关注现代科学技术的发展，加强科学技术的应用研究。 生产资源分布与生产信息：主要包括企业正常生产所需要的设备、原料、外购元器件和零部件、能源等物资的供应情况和来源分布。 市场信息：市场信息是营销信息的主体，它集中反央了商品供需关系和发展趋势。包括：(1)、市场需求信息，它又主要由以下三方面组成：购买力信息，它反映了社会购买能力，如用户(包括个人用户与单位用户)的数量与收入情况、用户的构成、用户的各种分布等。购买动机信息，反映产生用户购买动机的各种原因，包括各种偏好等。潜在需求信息。(2)、竞争信息，市场经济的主要特征在于竞争性，竞争信息主要反映了市场竞争状况，这对企业制定正确的经营对策具有十分重要的意义。竞争信息包括(ⅰ)、市场分布信息，它反映了市场的基本结构，反映了各种产品的市场占有率。(ⅱ)、竞争对手的基本情况，如竞争对手的数量、地域分布、生产规模与能力、资金情况、技术水平与装备、产品性能与价格、市场占有、经营策略与手段、服务情况等信息。(3)、用户信息，包括企业用户的基本情况和潜在用户的分布状况，用户的主要特点和对支付能力、信用程度等方面的测评。 二、企业信息的有效沟通 有效的企业信息结构应该能够及时获得、处理与传递企业在整个经营过程中的各种信息，即具有完善的信息沟通功能。企业的信息沟通主要是传递管理决策前提的过程，同样也有正式沟通与非正式沟通两种方式。正式沟通主要包括：一、根据规定定期举行的营业会议、财务会议、计划会议、生产调度会议等。指定参加的人员将在此类会议上，得到有关销售、财务、生产进度等方面的信息。二、报告制度，那些定期发布的报表、数据、报告等。非正式沟通包括谈话、座谈会、建议等。 企业的正式信息沟通方式是一种制度化的结构体系，在这个体系中传递的信息具有准确性、可靠性和系统性较高、可保存、可评估和定期性等优点。正式沟通渠道中的信