中国驻外机构与境外企业档案工作现状和对策.docVIP

中国驻外机构与境外企业档案工作现状和对策 我国驻外机构的类型主要有三类：一是驻外外交代表机关和领事机关；二是驻外企业；三是驻外新闻和民间机构。目前，各方面对这些驻外机构的称呼比较混乱，为方便起见，我们称之为驻外机构和境外企业 作为国务院组成部门，外交部在管理其下属２３０个驻外机构的档案工作时，无疑具有自己的优势。他们本着“有利于工作、有利于保密、有利于应付突发事件的原则”，有条不紊地建立起了自己的档案工作体系 外交部驻外机构的档案工作，由外交部档案馆实行统一的指导和监督。早在１９８７年，他们就向１６个驻外机关下发了《关于调查驻外使领馆档案工作情况和征求对建立健全使领馆档案工作的意见的通知》，并附了调查提纲。根据所掌握的情况，他们于１９８８年４月制定了《外交部关于外交代表机构档案工作的暂行规定》。随着工作的深入，１９９３年７月和１９９９年６月，他们又先后下发了《外交部关于驻外外交代表机关和领事机关档案工作的规定》和《外交部关于驻外外交代表机关和领事机关档案管理办法》（以下简称《办法》） 《办法》作为目前外交部所属驻外机构档案工作的指导性文件，明确规定各驻外外交代表机关须有一位馆领导分管档案工作，对本机关内外交部派出单位的档案工作统筹安排，并进行协调、督促和检查；同时要求驻外外交代表机关设专职或兼职档案工作人员，担负档案的具体管理和对各处室档案工作的指导。另外，他们将档案工作巡视组和业务指导小组制度化，从组织上和技术上进一步促进了档案工作的开展。此外，该馆设计开发的《驻外机构档案目录系统》已在２７个驻外机构试用，并向各馆统一配置了标准的档案卷夹 商务部的做法与外交部大体相当。无论是原外经贸部还是现在的商务部，在管理其１９９个驻外经商机构时，都明确了驻外经商机构的档案工作实行经商处（室）统一领导、集中管理的原则，并规定“谁主办、谁归档”，不能把“尾巴”甩给继任者。此外，他们还在每年组织的出国干部培训班上安排档案业务的课程，提高有关人员的档案意识和档案业务素质 而作为境外企业，档案工作的开展则缺乏这种条件。比如中国水利电力对外公司，尽管早在１９８４年就在其境外的国际承包工程中建立起了档案工作，并且在初建档案工作制度时，就提出了“由项目负责人负责，将所形成的技术档案文件资料收集齐全，核对准确并加以系统整理，向档案室移交”的要求，但直到２００２年该公司档案人员应邀到国外对项目工程进行实地考察时，才对境外工程项目如何运作、产生的资料如何管理等有了进一步认识，才知道其境外工程管理是比较规范的，各种资料也都是比较齐全的。而这，恰恰反映了我国其他大多数驻外机构和境外企业档案工作的一种现象：天各一方，信息交流不畅 大多数驻外机构和境外企业开展档案工作的困难还有很多。首先，是缺乏有效的管理机制。目前我国大部分驻外机构和境外企业，都是由主管单位的外事主管部门管理，档案部门不能很好地履行自己的职责 其次，是与境外的法律相适应的问题。在这方面，我国的驻外外交代表机关和领事机关，由于是我国主权的延伸，一般问题不大。但其他驻外机构和境外企业，则必须首先遵守驻在国的法律，依法经营或从事有关活动，《档案法》对境外机构的约束力有限，有些驻外机构或境外企业甚至据此拒绝接受主管单位档案部门的管理 第三，由于各驻外机构的工作环境不同，规模不同，业务流程也不一样，所以档案特别是业务档案的规范化管理较为困难 第四，由于所在国的工作语言不同，客观上给所形成档案的管理带来极大的不便 第五，驻外机构和境外企业总体上工作繁忙，人员紧张，经常身兼数职，无暇顾及档案工作 由于上述原因，造成我国驻外机构和企业的档案工作总的来说是发展不平衡的，有成功的经验和做法，但存在的问题也比较多。主要表现在一些驻外机构档案意识不强，档案工作缺乏统一的制度和要求，规章制度还不够健全，档案收集不齐全、整理不规范，少数单位甚至还存在档案无人管，一任任积存下来的零散文件还堆积在一起，时间、内容、数量都还不清楚的现象 随着我国改革开放的不断深入和经济全球化趋势的不断加强，我国驻外机构和境外企业的数量将越来越多，所形成的档案也将越来越丰富。尽管我国驻外机构和境外企业工作中形成的重要文件材料一般都报回国内，由国内主管部门进行整理归档，驻地除重份文件外，一般都是事务性的文件材料和收文，不需永久保存，但这部分材料在日常工作中仍需经常查找，有重要的参考价值。且驻外机构和境外企业的档案工作是我国档案工作的一个重要领域，其在工作中形成的档案是国家档案资源的重要组成部分，因此，认真做好驻外机构和境外企业的档案工作是改革开放和现代化建设的必然要求，也是档案工作服务外事工作的客观需要 为此，在调查研究的基础上，国家档案局于２００３年１２月２４日召开的“驻外机构档案工作座谈会”