企业数字档案馆建立(之五).docVIP

企业数字档案馆建立(之五)古巴比伦王颁布了汉穆拉比法典，刻在黑色的玄武岩上，距今已３７００多年。如今这块岩石静静地伫立在巴黎的卢浮宫内，上面刻满奇怪的楔形文字。考古学家告诉我们，这些楔形文字记录着当时的法律法规：如果建筑倒塌造成人员死亡，建筑承包商会被处以死刑；如果在手术后，贵族患者死亡，医生会被截去一只手以示惩罚；允许妇女拥有财产并且从事商业；如果人们冒犯了神职人员以及贵族将受到严惩，等等 出于职业特点，我们经常在想：如果早在３７００多年前古巴比伦王国就掌握了计算机技术，并且以电子文件的方式记录下了汉穆拉比法典，那么，这电子版汉穆拉比法典还会不会保存至今？即使能够保存至今，要破解这些已经过了时的电子编码一定比今天破解楔形文字更难。也许，保存下来的是什么，永远也没有人能够说得清楚 计算机技术在当今世界广泛应用，每天都有大量电子文件产生，如何保存其中有价值的电子文件是一个棘手的问题。电子文件的特性不同于传统纸质文件，在保存与维护方面，电子文件比纸质文件的要求更为复杂。比如文件载体的保存、文件原始性认定、文件内容的可理解性，等等。解决电子文件载体保存的问题需要研究对磁、光介质的保护与复制，电子文件原始性认定需要我们树立正确的原始性认定的理念，同时也要求我们必须拥有电子文件的鉴定技术。确保电子文件内容的长期可理解性更是一个难点。因为电子文件对环境的依赖性与计算机技术高速发展之间存在着一时无法解决的矛盾。计算机技术在短短的数十年中已经经历了多次重大技术革新，一些曾经主流的电子文件格式已随着其相关的软、硬件环境的淘汰而不再为人们所使用，很多以这些格式保存的电子文件，由于没有应用环境，即使其保存载体完好无损，其中的信息也无法准确识读 为解决电子文件的长期可读问题，目前提出了不少解决方案。其中的一种方案是，保存电子文件相关环境，即在保存电子文件的同时，将与这些电子文件相关的软件及硬件环境一并保存，并与电子档案存储在一起，恢复时，使之按本来的面目进行显示。在我们看来，这种方案并不是理想的方案。因为这种方案花费太高，除了需要保存各个时期的软、硬件环境，还需要培训专门的技术人员去掌握使用这些环境软、硬件的知识，这超出了很多机构的承受能力。同时，因为保存下来的硬件是早已过时的产品，如果硬件系统出现了故障，很难找到其替代品，很容易造成辛辛苦苦地保存下来的这套环境无法继续使用，其结果同样会产生电子文件的内容无法正确读取 还有人提出了另外一种方案，即保存电子文件的电子图像或者将电子文件打印为输出件或制成缩微品进行保存。这种方案实现起来比较简单，而且对多数电子文件格式行之有效。但实施这种方案也有一个问题，即这种保存方式难以保存电子文件中无法以图像表达的内容。如ｈｔｍｌ网页，打印为输出件或制成电子图像后，其上的链接信息就丢失了，页面上的动态内容也无法表达 １９８９年底美国国家档案与文件局曾经被卷入到一场旷日持久的官司之中。其原因就在于在美国国家档案与文件局制订文件保管政策中，支持美国总统及各机关在将其电子文件打印下来之后即可销毁。经过几年的审理，１９９３年美国法院宣判美国总统及美国国家档案与文件局败诉，美国国家档案与文件局必须制定新的电子文件管理政策。１９９４年，美国国家档案与文件局制定了新的档案保管期限表，在这个档案保管期限表中，继续有允许各机关将其重要文件打印之后即可销毁的政策。于是，美国的新闻记者和公民组织再一次将美国国家档案与文件局告上了法庭。经过了五六年的审判，最后美国国家档案与文件局虽然赢得了官司，但却不得不重新制定电子文件保管期限表。这个官司虽然是美国的，但官司反映出来的问题却很值得我们沉思 还有人提出了一种解决方案是，将电子文件转换为一种适合长期保存的电子文件格式，不保存其原始形态而保留其有价值的内容。这种“去其形而取其神”的电子文件保存方案已经为业界所接受，但是需要攻克一些技术难点。首先要有一种适合长期保存的电子文件格式，然后还要把有保存价值的电子文件转化为这种适合保存的格式 在清华紫光公司与江苏省电力公司合作建立企业数字档案馆的过程中，采用的就是这样的一种方案 适合长期保存的电子文件格式需要具有怎样的特点？首先，要尽可能的独立于软、硬件环境，这样的文件格式不容易因为软、硬件环境的过时而无法读取；其次，要有较强的表达能力，能够描述丰富的内容；再次，其内容要容易读取，容易分析，容易理解 什么样的文件格式才尽可能做到独立于软、硬件环境？地外生命探索活动给出了最极端情况下的例子。人类在探索外星文明的过程中，多次使用二进制编码格式尝试与宇宙中假定存在的地外生命沟通，因为只有这种二进制编码，才可能被完全没有相同环境的外星生命所理解。二进制编码是最基本的编码形式，电子文件的保存当然不需要采用如此极端的方法，但这可以