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信息监理之于档案信息系统建设国家信息产业部XX年11月28日颁布的《信息系统工程监理暂行规定》，提出信息化建设要建立信息监理机制，但在当前档案信息化建设过程中信息监理仍然普遍缺位。档案信息化建设是一个典型的信息系统工程项目，笔者认为，档案管理部门要积极建立信息监理机制，以有效控制档案信息系统建设过程中的投入和产出，有效提高档案信息系统建设的经济效益和社会效益，加速档案信息化建设，推进档案管理工作转型。 信息监理与建筑监理的区别 “信息监理”在葛乃康主编的《信息工程建设监理》中定义为“信息工程建设监理受业主方(有的称建设方或用户)委托，代表业主方的利益，依法对该单位信息工程项目的全过程(包括其中不同阶段)进行监督管理，并站在第三方的立场上，公正地对待开发方(有的称为承建商、承包方)，协调业主和开发方的关系，按质量按进度完成该信息工程项目的建设”。“建筑监理”在理论上、实践中都已发展得相当完善，因此我们在理解、定义和实施信息监理时可借鉴建筑监理的既有概念和成功经验。但是信息监理与建筑监理也有着一定的差异：技术浓度，可视性，设计独立性，变更性等。技术浓度，建筑工程属于劳动密集型，信息系统工程属于技术密集型。可视性，建筑工程可视性强，信息系统工程可视性差，而且度量和检查难度高。设计独立性，建筑工程通常是由专门设计单位承担的，设计单位一般不承担施工任务，施工单位根据设计单位提供的设计图纸和说明书进行施工；信息系统工程的设计与实施通常是由一个系统集成商(承建单位)承担的。变更性，建筑工程一般不再对该建筑的功能需求、设计等方面提出变更，信息系统工程则不然，承建单位常常在实施过程中不断地面对“变更”问题，特别是用户需求的变更 建立信息监理机制的实质是：在信息项目实施过程中，用专业的信自项目监理单位代替非专业的项目实施机构，对信息项目进行科学的管理，以确保信息项目实施的有效性和科学性，达到项目实施好、快、省和取得最大投资效益的目的 档案信息系统建设中信息监理的必要性 1．效益管理需要。档案管理部门普遍缺乏必要的IT管理能力和经验，他们开展信息化工作的时间短、经验少。因此，建立信息监理机制，借助“第三方”监理单位的技术及经验来规范档案信息系统建设项目的实施、保障项目的进度和质量，加强档案信息系统建设的效益管理。这样不仅促进了数字资源的可持续利用，还有助于提高社会管理活动的针对性、时效性，避免或减少因管理失误而造成的资源浪费。信息监理是实现档案信息系统建设效益有效的管理控制手段 2．信息对称需要。信息系统建设中遭遇“信息不对称”，由于信息化系统的科技含量极高，而档案部门都缺少了解和熟悉信息技术的专业人才，缺乏大型信息化工程的建设经验，故而无法掌控系统开发的过程，项目承建方在信息技术方面有着绝对的优势，档案部门在整个信息系统建设的过程中处于被动地位，维护利益极其艰难，信息监理因此应运而生，改变传统的“二元制”项目实施模式。通过信息监理方，档案部门可实时掌握信息化建设的进程，并可及时调整信息化建设中的需要，改善档案部门与承建方信息与地位不对称的局面 3．国际接轨需要。国内方面，信息产业部XX年11月28日颁布了《信息系统工程监理暂行规定》，这在制度上拉开了我国信息化建设走向科学化、专业化的序幕。国外方面，在西方国家信息化工程项目的监理工作更多是以IT审计形式开展，普遍采用技术立法和资质认证方式来推进信息化监理制度的具体落实。目前，一些国际金融机构都把实行监理作为提供建设贷款的条件之一，世界银行在我国投资的工程就全部要求进行监理。这表明，监理制是国际上工程建设必须遵循的惯例 档案信息系统建设中信息监理的监控重点 信息监理通过“四控、三管、一协调”(即质量控制、进度控制、投资控制、变更控制、合同管理、信息管理、安全管理、沟通协调)的监理方法对信息系统工程进行全程监管和督促，掌握监控重点，有效降低项目风险，实现信息监理目标，从而给建设方一个符合合同规定的合格信息系统工程 信息监理的监控重点是实现信息监理目标的关键 档案信息系统建设中信息监理目标：降低成本、落实进度、保证质量。真正实现成本控制、进度控制、质量控制，即以最低的投入、最短的工期、最高的水平获得最有效的目标系统和项目成果 档案信息系统建设中信息监理的监控重点： 1．掌握技术方向。信息监理方要把握好系统建设的技术方向和软硬件选型的合理性和适应性，通过对档案信息化目标进行科学合理的分析和评估，选择适合目前需要并可扩展到后续几年的技术及软硬件平台，有效地保护档案部门的投资，降低项目的建设风险 2．合理配备人员。项目人员科学合理地配备对项目的成败有决定性作用，信息监理方可以协助档案部门监督承建方在项目实施小组中的人员配备，也可以预先对项目