电子政务建设和档案信息资源共享.docVIP

电子政务建设和档案信息资源共享档案局（馆）是各级党委、政府的直属机构，履行档案事业行政管理和档案保管利用两种职能，在网络政府中承担着管理、整合以电子文件、电子档案为核心的信息资源规划和开发重要政务信息资源，积极推进公共服务，实现资源共享的神圣使命。研究电子政务建设与档案信息资源共享这两个问题及它们之间的关系，对于我们做好这两方面工作，具有非常重要的意义。 一、档案部门是电子文件、电子档案收集、存储、管理的基地 档案部门对党政部门产生的纸质文件拥有管理权，这些纸质文件都统一归档到档案部门进行管理。由于时代的发展和科技的进步，电子文件正大量涌现。纸质文件与电子文件实质上表述的都是同一文件内容，这种密切关系使得它们不可能分割开来，应当由同一部门进行统一管理 在电子政务开展较早的美国，曾因电子文件的管理权属引起过一场官司。１９９５年，美国国家档案与文件署公布了新版的《通用文件保管期限表》（ＧＲＳ）中的第２０个部分（ＧＲＳ２０），该文件具有了法令的性质。新版ＧＲＳ２０将其应用范围从中央数据处理系统产生的文件，扩大到办公自动化环境下和计算机中心产生的电子文件，并对有关电子表格的条款进行了修改：如果电子表格是行政性的文件而不是职能性的文件，或者如果他们只是为了备份而产生的话，那么就可以将其删除 但是，一些利用和提供电子文件服务的机构和个人认为，这个期限表的发布超越了法律给档案署的授权，是武断的、轻率的，是对他们利益的侵害，于是将美国国家档案与文件署告上法庭。１９９９年８月６日，美国上诉法院作出了终审判决：支持ＧＲＳ２０，美国国家档案与文件署获胜 在我国，２００２年，国家档案局颁布了《电子文件归档与管理规范》，确定了电子文件的形式与管理标准。上海、福建、广东等省已颁布了电子文件与电子档案管理办法，福建省还以省委办公厅、省政府办公厅的名义联合颁发“办法”。“办法”不仅规定了电子文件格式、业务流程、归档要求，而且对电子文件软硬件运行环境也作了具体要求。这些规范、办法的颁布、应用，说明档案部门正在行使对电子文件、电子档案的管理权 档案部门对电子文件、电子档案行使管理权对于电子政务建设具有非常积极的意义。其一，政务网上形成的大量电子文件、电子档案需要有一个部门进行集中统一管理。广东省深圳、开平、中山、顺德、珠海是近年来电子政务发展较快的城市，其政务网运行了１―２年，都出现了一个问题，即政务网上产生的电子文件由谁管，怎么管？各地政务网开通后也会出现这个问题，需要未雨绸缪。于是，深圳筹巨资由档案局建设电子档案的收集、管理和利用服务网络，中山市建设电子档案馆，珠海市建设数据中心等等。其二，电子文件生成、运行过程中必须遵循统一的标准，这些标准、规范需要有一个职能部门统一制订。档案部门在长期保管和利用档案的过程中，已形成一套完整成熟的档案收集、整理、鉴定、归档体系，这些无疑是电子文件管理规则和标准的基础。其三，电子文件及其他信息资源的利用需要有统一的权限及相关的法律规定。所以，许多国家、地区明确了档案部门对电子文件、电子档案的管理权，这也是根据档案部门的性质、职能，对其业务范畴进行的合理延伸 二、档案部门是以档案为核心的信息资源整合、配送、利用的基地 档案部门负责政务信息整合、配送，政府部门形成的电子文件最后都交由档案部门保管利用，这是目前世界各国通用的做法 美国国家档案与文件署是美联邦档案行政领导中心，它对联邦档案系统的各个组成部分，即国家档案馆、联邦文件中心、总统图书馆等进行控制和管理，并对联邦政府机关包括电子文件在内的文件管理进行监督和指导。过去，美国联邦机构的电子文件大部分是以数据库的形式转给国家档案与文件署保存。现在，国家档案与文件署还必须解决文件管理、保管和获取问题，涉及数据影像、数据声音、地理信息系统、电子邮件、网页和其他各种电子文件形式 在我国，国家档案局颁发的《全国档案信息化建设实施纲要》在多个方面对“十五”期间电子文件管理目标提出了具体要求，如在第二部分“档案信息资源建设”中指出，“加强电子文件归档管理。各级机关和企业、事业单位档案部门要根据档案管理的要求，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。选择有条件的单位进行电子文件归档管理的试点工作，及时总结、推广经验，引导、规范机关电子文件的归档管理”。第三部分“档案管理应用系统建设”中指出，“加强档案信息建库入网工作，争取将各地档案数据库作为重要信息资源库纳入当地电子政务、信息港建设总格局中。……建立电子文件服务中心。有条件的档案馆应建立电子文件服务中心，提高公文流转速度，对机读文件和机读档案进行接收、管理和远程服务。”等等 档案是国家机构、社会组织或个人在社会活