谈新时期工商企业登记档案利用.docVIP

谈新时期工商企业登记档案利用自1990年《企业法人登记管理条例》中明确规定“登记主管机关应当根据社会需要，有计划地开展向公众提供企业法人登记资料的服务”以来，不断提高企业登记档案利用工作的服务效率和服务质量，方便于社会各界的利用，一直是工商档案人管理档案的服务宗旨和努力方向。如今，企业登记档案的利用工作受社会大环境的影响越来越大，时代特征日益明显，无论是档案的用户构成、开放程度，还是利用率、利用方式都有了很大不同，在做好企业登记档案利用工作的要求上，更是与网络化、电子化、数字化等一系列科技新名词紧密相连。鉴此，笔者就如何做好新时期企业登记档案的利用工作谈一下体会。 一、企业登记档案的利用有其鲜明的特点 1.档案利用率高。企业登记档案是工商行政管理机关在核准企业登记、对企业实施监督管理过程中形成的，对国家和社会具有保存价值的材料，它不仅能为工商行政管理机关的业务工作和检查自身的审核工作提供基础性材料，也能为法律诉讼、经济统计分析、信息参考等提供原始依据。因此，社会各界对企业登记档案的利用极为频繁。以笔者所在档案室为例，近十年来，企业登记档案的利用数量，除个别年份有小幅回落外，总体呈上升趋势，近几年更是创造了历史新高，仅XX年查档量就达到了9921卷 2.档案用户的构成比例呈现动态性。从笔者所在的档案室的档案利用情况分析来看，XX年前，企业登记档案的利用者主要是执法部门和法律工作者，如1998年，这两类利用人群的利用比例高达70％。自XX年后，企业和个人逐渐成为档案用户构成的主要力量，到XX年，企业和个人的利用人数已大幅逆转，利用比例达64％。XX年，由于受金融危机影响，许多企业难以经营或破产倒闭，经济纠纷产生较多，使得该年度公、检、法及律师的利用人数有所增加，但其增长幅度远远比不上企业和个人两类利用人群 5.档案利用方式具有多样性。一是在档案室查阅，此为最主要的利用方式，因利用者的需求不同又分为查阅电子档案、查阅基本或汇总信息、查阅书式档案。二是通过网络查阅，这种利用方式具有适时、快速、便捷的优点。三是档案外借，企业登记档案一般不借离档案室，因特殊需要，如对印鉴、签名等作真伪鉴定，必须由档案员携档案同往，且当日归还 二、落实“三个建设”，切实做好企业登记档案的利用工作 1.加快档案信息的数字化建设，提高利用效率 鉴于企业登记档案高利用率的特点，传统的“你调我查”的利用模式已不再适应现代快节奏的工作需要，走档案信息数字化道路成为档案利用工作的必然趋势。企业登记档案信息的数字化是指利用各种档案管理软件和技术，实现企业登记档案信息的电子化处理和快速查询，并利用局域网、广域网、互联网实现资源共享 (1)创建并完善企业登记档案的计算机管理系统 首先，企业登记电子档案的形成和利用必须依托功能齐全的企业登记档案电子化综合管理系统，该系统应具备档案电子化处理、档案综合查询、系统维护，业务集成、用户认证等功能，并与现有的经济户口综合管理系统无缝对接，突出系统关联、管理便捷、操作简便、节约成本等优点。其次，企业基本信息的查询需要一套不断优化、升级的经济户口综合管理系统，该系统是工商行政管理业务信息系统之一，以企业登记信息和企业监督管理数据为基础信息平台，由于系统开发和运用得较早，加上系统的不断升级，其对外部查询人员的作用日益凸显 另外，为实现企业登记档案的远程查询，应创建一个以计算机和互联网为技术支持的外网档案查询平台(如红盾网、企业信用资讯网)，通过该网站能达到企业基本信息齐全准确、数据更新及时、多途径查询、查询速度快等利用要求 (2)推行档案信息电子化工作，实现档案电子化查询 开展档案信息电子化工作必须先对原始档案进行科学整理。以笔者所在档案室为例，针对企业登记档案具有的特性，即伴随企业的变更、年检等活动，原档案会不定时地增加新内容，整个案卷始终处在一种不断庞大的状态，直至企业申请注销或被吊销，对企业登记档案实行一户一卷，卷内按不同的核准日期分为若干件，件内再细分为多项内容的整理方法，这种整理方法不仅符合档案专业的规范化要求，也使电子档案的目录简洁、有序，便于按需选择内容。另外，在电子扫描时，要确保生成的图像清晰逼真，档案内容完整准确，在录入和数据导入时，利用相应路径使目录与图像准确链接，并及时处理新人库的企业登记档案(尤其是变更登记档案) (3)不断改善档案数字化建设所需的硬件设备 陈旧的设备或配备不全都会给档案数字化建设工作带来不便，所以必须为档案数字化处理及电子档案、企业基本信息查询配置高性能的微型计算机，为档案信息的输出配置高清晰激光打印机，新购置能双面扫描的高清高速扫描仪，以提高扫描速度和图像质量(必要时购置平板扫描仪，处理纸质较差的档案，如早期年检中的财务报