运用现代办公技术做好机关档案工作.docVIP

运用现代办公技术做好机关档案工作随着现代化办公手段的日益强化，电子计算机已经是机关工作不可缺少的办公设备。党政机关网的开通、办公自动化系统的应用，使人们足不出户就可得到所需的文件资料。特别是计算机档案管理系统的应用，使档案管理工作更加先进和规范，对档案工作人员的业务要求也越来越高。因此，机关档案工作必须与时俱进，适应新形势，研究新问题，充分运用现代办公技术提升机关档案工作水平。 转变观念、培养人才，提升档案管理水平 增强电子文档的管理意识。电子文件的广泛应用，要求机关档案管理人员能够与时俱进，转变长期以来以纸质档案管理利用为基础的传统思维模式，建立以电子档案为基础的新型思维模式，尽快适应档案管理现代化的要求，不仅要精通档案管理业务，还需要熟练掌握计算机操作技术，同时具备较高的知识层次和先进的技术水平。在档案的收集方面不能只停留在纸质文件上，也不能只围着红头文件转，要重视电子文件和机关重要活动信息的收集，及时与有关部门沟通情况，积极主动地向有关人员索取和保护电子文档。有些机关的重要活动，档案人员应提前介入收集工作，及时提示有关资料的移交，做好接收工作并妥善保管，避免因人员的变化和设备故障给电子文件造成损失，有条件时还应采取录音和录相等手段，扩充重要活动的纪录形式，使档案资料更齐全更完整。在电子文件载体的保管方面，应注意防止受到磁场、振动、潮湿、化学药品等侵害，及时备份。切实做好电子文件的归档保存和利用开发工作 提高档案管理者的自身素质。从目前看，许多机关档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更缺乏。加之编制所限，档案管理人员兼职过多，学习时间有限，给掌握新技术带来困难，影响了机关档案管理的现代化进程。档案管理者必须努力学习档案基础知识和计算机应用技术，提升自身素质和专业技术水平，跟上时代发展的步伐 重视档案人才的培养。机关领导一是要重视档案工作，建立公开、公正、择优聘用的用人机制，让更多德才兼备的档案工作者担当重任，同时保证档案管理岗位设置和人员配置的相对稳定；二是关心档案工作人员的身心健康，为档案工作人员多创造一些学习机会，鼓励他们采用多种形式加强理论和业务学习，提高政治思想觉悟和专业技术水平；不为名利，肯于奉献，对工作业绩突出的档案管理人员给予必要的待遇和表彰，增强档案工作人员的责任感和自豪感；三是把档案工作的需求真正落实到位。包括办公条件，库房、设备的调配和使用，以及健全档案管理制度并严格遵照实施等 强化开发利用，提高服务效应 档案的开发利用是档案管理的最终目的，也是体现档案信息服务的重要手段。现代办公技术的运用，为档案开发利用开辟了新的渠道和方法。如可以根据档案利用需求和信息发布权限，在机关局域网上通过档案管理与档案利用者建立互动，发挥电子文件的多途径、易复制、快速检索、方便利用的功能，将大大提高档案的利用效率。还可以调动各方面积极性，围绕机关工作重点开展电子档案的编研工作，发挥其参考借鉴作用 作为档案管理部门和档案工作人员，第一要主动为机关领导做好参谋，及时了解领导的意图，准确地、有针对性地向机关领导提供档案编研材料作参考。第二，要了解机关干部的工作需求，实施有针对性的开发利用，提供图文并茂有实际利用价值的编研材料。第三，逐步拓展文档服务范围，完善文档公开查询系统，在建立健全服务体系的同时，建立为基层和企业服务的档案查询通道。第四，在档案编研工作中，要注重真实性和准确性。档案管理人员要在日常工作中培养注意观察和做工作记录的良好习惯，对机关重要工作的实施和重要活动的举办都要作详细的记录，避免日后遗漏或不详。还要经常以学习的心态与有关人员进行工作联系和讨论，了解机关重要工作和活动的内容，以保证编研材料真实全面。第五，多提炼一些与机关：正作有紧密联系的参考资料，将其编辑加工供有关人员参考，会给档案工作带来意想不到的收获。第六、充分利用机关网站发布的重要活动信息，会使档案编研工作收到事半功倍的效果。随着计算机网络的普及，很多机关都有了自己的网站，网络信息的快捷性和动态视觉以及丰富的内容倍受人们喜爱 工作中要注意的新问题 电子演示文稿的归档问题。电子演示文稿以其补充内容快捷、主题直观、画面新颖的方式，给利用者带来极大方便，是纸质文件无法比拟的。但是，收集和统一保管却十分困难，特别是许多领导和学者在演讲后都会将文稿带走，并随时根据培训对象的变化调整和充实文稿内容。因此，这类文件的收集归档很容易被忽略。解决这一问题除制定和完善相关制度外，档案管理人员应当特别注意了解机关的活动安排，督促有关人员及时下载保存和移交归档相关资料，避免事后文稿发生变化，保护好档案的原始性和完整性 计算机更新要注意信息安全。许多电子文件非常重要，甚至有大量需要保密的文件资料。随着办公自