集团企业分布式档案管理信息平台建设实践.docVIP

集团企业分布式档案管理信息平台建设实践国家电网公司作为关系国计民生的国有重要骨干企业，承担着重要的经济责任、政治责任和社会责任，档案工作必须在为公司大局服务中发展，经过几年来对档案管理工作的探索与研究，我们于XX年1月正式与紫光档案合作，建设具有“国家电网”特色的特大型分布式档案管理信息平台 为实现档案管理方法和管理手段的现代化，实现档案信息资源的共享，构建公司档案信息网络，我公司提出：力争“十一五”期间，建设一个管理科学、功能齐全、服务优质、具有国内先进水平的档案现代化管理网络。具体的建设目标如下： 第一，建成国家电网公司档案综合管理平台。做到覆盖国家电网总部、区域电网公司、省电力公司、地市供电公司、县级供电公司等五级单位，满足以上五级单位对于本部档案信息化管理的实际业务需要，实现上下级单位间的档案信息互通，即上级单位可以对下级单位的档案工作进行监督管理，下级单位可以对上级单位进行档案数据的汇总上报，避免各单位形成内部档案信息孤岛，建立档案系统对外统一的标准系统数据接口，使得其他相关系统(如OA办公自动化系统)中的数据能够顺利进入档案系统中 第二，建成两个数据查询中心。即档案目录中心和现行文件查阅中心，以集中统一数据仓库的方式面向公司所有普通用户提供档案目录和现行文件的查询 第三，制定公司档案业务管理规范 第四，形成一支专业化的档案业务管理队伍。通过此平台的搭建，全面提高各单位档案管理人员的业务素质和技术素质，形成一支专业化的业务团队 技术实现手段及组织实施 国家电网公司档案综合管理平台在系统逻辑架构上分为基础数据平台、应用服务层、业务建模层和业务模块层 基础数据平台为用户提供档案信息的数据存储平台，通过数据库技术、信息安全技术和数据存储技术解决档案数据的安全存储问题 应用服务层主要包括基于J2EE标准的应用程序服务器和中间件及为应用系统提供公共技术服务，如文件格式转换服务、OCR服务、电子文件浏览服务、全文检索服务等 业务建模层主要用于初始化档案系统结构以及定制业务规则，包括部署系统结构、定义机构、档案管理模式等。其目的主要为是为档案管理员提供业务操作的功能模块，涵盖收集、整理、鉴定、数据管理、报表、统计、销毁、编研等日常档案管理业务 从技术角度看，公司档案综合管理平台必须具有良好的适应能力和扩展能力，而解决这些问题最好的办法是采用面向服务的SOA(service-oriented architecture)体系结构。公司档案综合管理平台的总体结构采取集中式的系统结构，不同的单位系统之间可以分布部署。数据存储中将用户数据和系统数据进行甄别，系统数据、公共数据全部存放在主数据库中，不同单位不同的数据信息放在不同的数据库中，这样保证系统数据高内聚、低耦合的特性 档案信息化建设过程中，公司下属五级单位实行统一组织、统一规划，综合各级单位的先进管理理念和经验，对管理规范、信息系统以及后期服务方式等内容进行统一规划和建设。成立档案管理信息平台建设项目协调小组，统一组织和协调项目建设、实施过程中的有关问题。项目协调小组下设业务小组和技术小组 业务小组主要工作职责包括：明确公司系统各级单位类型及档案管理特点；调研各级单位档案的管理现状和业务需求；收集整理各级单位档案管理办法；明确档案管理办法的数字化实施细则；明确各类档案的归档细则(包括归档范围、时间、要求、方式、流程、整理规则、著录信息、保密期限和目录格式等)；明确各类工程档案的归档文件细目(即工程模板)。业务小组的主要的工作成果是完成《需求说明书》 技术小组主要工作职责包括：调研公司各单位现有的档案管理系统；调研公司系统信息统一规划(应用开发环境、网络环境等)；明确档案接口数据有效性验证要求；明确数字化档案信息管理规范(包括归档电子文件存储格式、电子文件命名、电子档案移交格式、档案信息系统数据接口、数据存储备份及安全管理、档案数字化加工规范等)；形成公司电子文件管理元数据规范。技术小组的主要工作成果是完成《总体设计方案》 集团档案信息化系统的技术优势 实现了电子文件的全程管理 电子文件管理必须遵循全程管理原则，就是要在从文件产生到永久保存或销毁的整个生命周期中进行全程管理，通过过程控制实现结果控制。由于过程的可控性强，过程控制的反馈周期短，因此，对电子文件生成、流转、保管、利用等每一项具体管理活动中的实施过程进行监控，便于及时发现和纠正失误，不断调整管理策略。在过程管理中，所有有助于说明电子文件重要属性和有效管理过程的信息都被记录在案，以证实电子文件在管理系统中的运转状况，确保电子文件的管理质量 以公司档案信息平台系统中对工程档案的管理和监控为例来说明该原则的应用：供电企业的工程项目档案的特点是量大面广