把数字档案馆建设阵地前移.docVIP

把数字档案馆建设阵地前移各级党政机关是档案馆档案的主要来源。随着电子政务的推进，必然产生大量的以数字化形式保存的电子文件。这些电子文件如不及时收集归档，将会给综合档案馆带来大量的缺乏数字化的档案信息。再对这些档案开展数字化工作，将给党和国家造成资源和财力的双重浪费，且势必影响信息的及时传输和利用。如何按照档案工作收集、管理、利用的基本业务模式，提高进馆档案的数字化率，是档案馆，特别是数字档案馆建设时必须思考的问题。青岛市档案局大力开展电子文件收集归档、数字文件中心和数字化档案室建设，较好地解决了这一问题。 一、加强电子文件收集归档，防止资源浪费和重复建设 电子文件归档工作在基层档案室完成，这是档案信息化建设的前端基础工作。青岛市自２００２年即开始了电子文件归档的试点工作，通过试点提出了纸质文件与电子文件“四同步”（同步归档、同步整理、同步著录、同步利用）的管理模式，得到了国家档案局的认可。为此，市档案局专门开发了适应电子文件归档管理和立卷改革需要的“易初（机关）档案管理系统”，在市各级机关使用，确保了电子文件的归档保存。青岛市市直机关２００２年度电子文件归档并移交市档案馆２万多件，文件级目录２０多万条，电子公文归档率达到８０％以上。２００３年度各进馆单位文书档案电子文件归档率基本达到了１００％（会议记录和保密文件除外） 二、建设数字文件中心，深化电子文件归档工作 随着电子文件收集归档工作的深入以及电子政务工作的推进，市档案局提出了建立青岛市数字文件中心的设想，该项目列入了２００４年青岛市电子政务工作试点示范项目，并得到了一定的财力支持。建设数字文件中心的目的是在对各级机关产生的数字文件的收集、整理、归档情况进行检查指导和有效监督的基础上，将数字档案信息接收到数字文件中心，经过分级审查、整理，在保证信息安全的前提下，向政务网用户提供利用服务，最终建立起涵盖青岛市、区二级机关的数字档案信息的服务平台。数字文件中心的建设既是对网络环境下档案馆室业务建设模式的一种探索，也是对进馆数字档案的一种前瞻控制，适应了网络环境下档案管理工作的发展，对提高进馆档案数字化率奠定了坚实的基础 为配合数字文件中心的建设，２００４年７月，青岛市档案局与市电子政务办公室联合印发了《关于印发网络环境下馆室一体化实施方案的通知》，为数字文件中心的建设提供了制度保障。方案提出了文件归档移交馆室一体化、档案管理馆室一体化、档案利用馆室一体化、档案工作监督指导馆室一体化等具体实施内容。方案要求凡应依法向市档案馆移交档案的机关、团体和具有行政管理职能的市直事业单位，应于２００６年底以前分期分批加入数字文件中心，实施馆室一体化。区（市）直机关、团体应在“十一五”期间全部完成 三、开展数字化档案室建设，控制进馆档案数字化率 青岛市各机关都建立了自己的局域网络（包括依托电子政务网络建立的虚拟网络），基本实现了网络化协调办公。这就对本机关档案信息的需求提出了较高的要求。青岛市档案局从推进档案信息利用出发，按照青岛市数字档案馆建设规范，于２００４年初提出了建设数字化档案室试点工作，得到了支持和拥护。市直机关共有２３个单位列入了试点工作，至２００４年９月份完成了室藏档案数字化任务，共数字化档案近百万页。这些数字化信息丰富了各机关网络信息的内容，解决了档案进馆数字化问题。同时开展数字化工作，也带动了档案信息内容产业的发展，仅某扫描工作室通过承接数字化业务，就解决了几十人的就业问题，并收到了可观的经济效益 开展电子文件收集归档以及数字文件中心、数字化档案室建设工作，有利于实现档案馆与电子政务对接，有利于政府政务公开，有利于满足社会各界对档案信息的需求，有利于解决进馆档案数字化问题，有利于发展信息内容产业和在一定程度上解决社会就业问题，是一项功在当代、利在后世的重要工作 （作者单位：青岛市档案馆 ２６６０３４）