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高校档案档号条型码管理新技术应用档案分类常用的方法有两种：即组织机构分类法和问题分类法。1989年10月10日，原国家教委6号令颁布的《普通高等学校档案管理办法》以及XX年明XX年度―问题―保管期限―件号 高校档案“档号”结构比较复杂。给“档号”的编制带来了一定难度。原因：一是档号的长度比较长，其中“年度”占4位、“分类号”占4位(其中一级类目2位，二级类目2位)，“保管期限”占l位，“件号”一般占3位，再加上3个小“一，高校档号一般要占15位。个别学校有的类别档案还分3级类目，那么单件档案的档号会达到17位以上；二是档号的组成比较复杂，档号中有“数字”、有“字母”，还有符号“一”；三是档号编制中，年度、分类号和保管期限与件号的变化不一样，前三者在同一个流水号中不变，但“件号”在同一个流水号中，每一件都得增加一个量 我们通过调查得知，广东省高校中，档号的制作办法大致有以下三种： 第一种：刻一个“档号章”(章的式样如下)，先在每一份归档的文件上盖上这个章，然后再手工往空白格内填上相应的代号。这种办法相对简单，但也存在两个问题：一是采用手工填写，如果档案工作人员的书写不规范，那么填写的档号有时难以辨别，且一旦写错，需要对档号进行涂改，会造成档案污损；二是手工填写，档号制作的效率比较低 第二种：也是先刻一个“档号章”，但这种章与上面有所不同，它类似于财务或邮局的“日期章”。这种“章”的结构与上面的差不多，但它的空白处事先设好有数字(或英文字符)，需要一个什么样的档号，先将数字(字符)手工调好，再往归档的文件上盖上这种章。这种办法省去了手工填写模糊或污损档案的不足，但是也有两个问题：一是每盖一次，都要手工调一次，效率明显不高；二是这种印章采用加墨的办法，如果墨加得不均匀，就会造成有的地方墨太浓，字迹湮没成一片，有的地方没有墨，字迹不清 第三种：有的单位先用Excel报表将要编的档号制成电子表格，再打印出来，然后将其一一裁成小纸条，用胶水将它粘贴在相应的档案上。这种做法编好的档号相对美观，但明显复杂，效率不高 条形码技术是在计算机应用中产生和发展起来的一种自动识别技术。条形码是由一组按一定编码规则排列的条、空符号，用以表示一定的字符、数字及符号组成的信息。它是由条码符号设计、制作及扫描阅读组成的一个自动识别系统。我国于1991年加入了国际编码组织EAN协会。近年来条型码技术在部分行业如邮电、银行、超市连锁店、图书馆、交通运输及各大企事业单位得到了完善并广泛使用。利用条形码技术也可以编制档案档号，但需要解决一些问题 用条型码编制高校档案档号存在的问题： 一是要选择合适条型码制作软件和条型码打印机。要使用条型码来编制高校档案档号，条型码制作软件和条型码打印机必须要具备处理数据库的功能。这是因为高校档案与档号是一一对应的关系，一个档号只对应一份文件，而一份文件也只有一个档号。如果我们的条型码制作软件和条型码打印机不具备处理数据库的功能，那么我们的档号制作效率仍然会较低，而且造成的不便会影响到该技术的使用 二是具体从档案管理系统中提取档号这一个组合数据字段的公式的技巧。高校档案档号在不同管理系统中都不是一个独立的字段，而是由[年度]、[分类号]、[保管期限]、[件号]4个字段组成，而且每个字段之间还有一个“一”连接符。如果不能将这个字段用一个数据公式组合起来，那么用条型码编制档号，仍是一件低效率的事情 上面这两个问题，尤其是第二个问题是阻碍高校档案档号条型码编制的难题。第一个问题目前已经得到普遍解决，现在新出的大部分打印机和条型码制作软件已经具备处理数据库功能。解决第二个问题就成了用条型码来编制高校档案的档号的关键。下面我们以飞狐灵通档案管理系统为例来阐述我们对该技术的应用 第一步，建立档号组合字段。打开飞狐灵通档案管理系统，在菜单栏中进入“系统管理员工具”，选择“数据公式”进入以下页面： 在左上角的空白框内输入“档号”，并在右上角空白框内输入公式“[年度]-’[分类号]-’[保管期限]-’[件号]”，如图： 单击右边的“测试”键，弹出下面的对话框： 单击“确定”键后，再单击左下角的“保存”键。这时重新进入系统，在表单管理中就能找到“档号”这一组合字段了 然后再将需要打印档号的条目，通过检索、筛选或查询等办法，选择出来，再在工具栏中“打印”旁边的小三角，选择“打印到Excel”按钮，这样就可以将所选的条目打印成一个Excel表格，选中表格中的档号数字字段，再连接到条型码打印机，这样就可以快速将档案的档号分批打印出来了。打印出来的条型码如下： 目前，广东机电职业技术学院已经采用这种条型码技术来编制档案的档号。XX年6月，在该校档案达标考核中，条型码技术所解决的档案档号编