论高校档案管理现代化的一些问题.pdfVIP

论高校档案管理现代化的一些问题 口姚建萍(四川理工学院，四川 自贡 643000) 摘 要：针对高校档案管理存在的问题，本文提出一整套计算机规范化和科学化的工作程序与方法，就如何加快档案工作 现代化管理的步伐展开论征。 关键词：高校档案；管理；现代化 中图分类号：G275．9 文献标识码：B 文章编号：1001—5264(2007)06—0028—02 On some problems in colleges and universities archives management modernization 实行计算机管理档案的前提条件是要做好输入 信息与数据的收集、整理、著录等基础工作，当前，在 蔼 二、实行标准化、规范化的工 高校计算机管理档案中究竟在哪些方面尚不能迅速 遵作程序和方法，提高档案管理基 适应计算机管理的要求呢?本文结合：[作实践，对此 作进一步探讨。 建础工作水平 瓤 趣；箍t《 j 矗赫 巍 嚣t 赫善舔 巍巍鑫番交 壤|t麓i器≤蓍蕊 螽醢毯靛氆 蠢螽囊；； 一 、 档案管理基础工作存在 ； 要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、 规范化的工作程序与方法。即要求档案管理的收集、 的主要问题分析 整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的 程序和科学的方法进行工作。 总体来讲目前高校的馆藏大多是内容庞杂、案 1．全面普查案卷，去粗取精 卷数量繁多、时间跨度长，且由于多年来一直处于封 这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工 闭式管理之中的档案资料。档案管理仅以保管为目 作。因为一般的综合性档案由于多年来未做全面的 的，以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案 清查加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地 的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形 存在许多重份或无查考价值的文件。所以首先要剔 成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映 除这些无用的文件，才能避免今后实行计算机管理 在以下几个方面： 时出现重复与低效率的情况。 一 是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较 2．重新组合案卷实现案卷规范化 多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内 将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组 容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象 卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种 较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部 联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应 分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利 对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清 用；四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发 楚的案卷要重新加工填写，以保证全部案卷更加规 现；五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组卷 范。重新组卷不仅可以优化馆藏、便于科学保管而且 的，也有按职能部门管辖权限组卷的，还有按文种组 亦可以提高实行计算机管理档案的利用效率。 卷的；六是案卷厚薄不一，有的一二页纸一文一卷， 3．结合本馆实际规范著录工作 有的五六百页纸一类一卷。