教育部“财产暨非消耗品”盘点期程规划 - 树德科技大学.doc

樹德科技大學105學年度『財產暨非消耗品』盤點計畫 (二)為健全本校財產管理制度、釐清帳務、落實產籍管理、確實掌握全校財產之總值總量。 參、範圍及檢查項目： 本校管理使用之財產，單位所屬之GMK鑰匙盤點(區域性萬能鑰匙)(104學年新增)。 肆、檢查項目： (一)帳務與實際財產之品項及數量是否相符。 (二)財物存放位置是否與實際相符，有無定期更新財物系統。 (三)財產管理人與使用人間財物使用與保管之責任歸屬，財產管理人是否更新維護財產系統使用人資料，財產使用人是否於單位內完成借用程序。 伍、實施方式： 單位自收到組發送之財產清冊及105年盤點貼紙於期限內完成單位內初盤及盤點貼紙黏貼作業，完成後填製年度盤點記錄表擲回總務處組排定複盤時間。 6年5月1日起至民國106年6 月30日，事務組發送『固定資產明細表』清冊及105年盤點貼紙至各單位後，在複盤前進行單位內初盤，並於清冊註記盤點情形並於財產實物上黏貼盤點貼紙及上線更新財物使用人及存放位置(校務資訊系統(總務資訊管理(線上維護(固定資產或非消耗品)，並使用財物使用接交單盤訖後呈閱單位主管，將盤點結果填寫盤點記錄表（如附表二）在期間內完成單位初盤後送交事務組。 第二階段：單位完成初盤後一周內繳回初盤紀錄表立即排定複盤日期，事務組於排定之日期進行複盤，並作成盤查記錄，於盤點工作完後呈報鈞長。 複盤方式說明：各單位複盤階段分成全盤及抽盤兩方式進行。 1.全盤方式：由總務長由各系所院中抽出四個全盤單位，行政單位抽出一個全盤單位，並依各單位初盤結果視狀況增加全盤之單位。 2.抽盤方式：由事務組於複盤時進行抽盤。 (三)修正財物變動資料相關表單如列： 項次 表單 表單說明 1 盤點記錄表（附表二） 年度盤點終了並作成盤查記錄 2 財物盤損紀錄表（附表三） 資料不明確或其他原因無法尋得之財物設備，填製該表並持續對於帳物不符等財產清查 3 物品借用單 財物經借出或攜出無法盤得，填製該表並追蹤歸還日期 4 財物使用接交單 財產管理人與現況不符釐清該筆財產使用人，並於系統上異動 5 標籤補發申請表 財物標籤不明確，脫落或未黏貼標籤，確認財物並填製該表送至事務組補發標籤，並重新黏貼新標籤 6 盤點後辦理財物移轉程序 如有財物保管單位與現況不符之情事等 7 財產(非消耗品)減損單 財物已報廢，卻發現未辦理除帳，填製該表格並進行相關流程 8 財物置放地點資料不完整 將財物歸位並上線更新存放位置 (四)盤點貼紙黏貼範例： ※將年度盤點貼紙黏貼於財產標籤貼紙旁。 ※於財物上可見盤點貼紙。  (五)後續追蹤： 工作內容：對於帳物不符情形(有帳無物、有帳有物、無標籤、有物無帳、使用人與財產管理人現況不符) 持續盤查及依規定隨時盤查。 籲請各單位主管督促同仁盡力配合，釐清管用責任，以達帳、物相符之目的。 柒、教育部訪視查核財產管理常見之缺失如下： (一)資本門圖儀設備之放置地點未具體正確標示，或其實際放置地點與資本門相關書面記錄所列內容不一致。 (二)資本門圖儀設備缺使用記錄；存放於倉庫或尚未開始使用。 (三)資本門部分圖儀設備之獎補助款字樣標籤有誤或未黏貼（沒有黏貼標籤、註明財產編號或年度獎補助字樣）。 (四)財產借出需備有財產借出單，各單位財產借出單過於簡略，未能說明預定歸還日期，借出單內容應包括預定歸還日期、借用人責任等，以利控管。 (五)資本門財產盤點辦法及其實際執行作業、記錄不甚詳盡確實。 (六)實地盤點之設備及標籤與資本門書面資料或電腦系統所列數量、內容、日期不一。 為避免上述可能缺失惠請各單位協助確實完成盤點及各項資料修正 捌、本計畫經奉核定後實施，修正時亦同。 附表一：盤點作業流程圖 流程圖 權責 相關文件 使用表單 事務組 財產管理人/保管人 事務組/ 各單位 各單位 事務組/ 各單位 出納組/財物保管人或管理人 事務組 現金銀行存款及有價證券管理作業程序書 【簽呈】 【樹德科技大學 【樹德科技大學 【樹德科技大學 【樹德科技大學 【樹德科技大學 【收款收據】 【樹德科技大學 【收款收據】 流程圖 權責 相關文件 使用表單 各單位/事務組 事務組 各單位 事務組 出納組/財物保管人或管理人 事務組 財物保管人/管理人 事務組 現金銀行存款及有價證券管理作業程序書 盤點報告 【樹德科技大學 【樹德科技大學 【樹德科技大學 【樹德科技大學 【樹德科技大學 【收款收據】 【樹德科技大學 【收款收據】 【簽呈】 【樹德科技大學 附表二：盤點紀錄表 樹德科技大學105學年度財物盤點紀錄表 單位名稱： 日期： 年 月 日 (初盤紀錄 盤點結果 □ 盤點結果與初