浅谈地勘单位物业档案的分类存放及原则.pdfVIP

第314第4期 吉林地质 Vbl．31NO．4 2012年12月 JILINGEOLOGY Dec．2012 文章编号：1001—2427(2012)04—160—2 浅谈地勘单位物业档案的分类存放及原则 白椿薇1，张忠学2，李颖3 1．吉林省地矿局物业中心，吉林长春130061；2．吉林省地矿测绘院，吉林长春 130062；3．吉林省地质环境监测总站，吉林长春130Y21 相对来说，物业管理从事的是服务性的工作， 况和档案管理的要求，采用相应的分类方法。 服务质量是核心竞争力，在如何提高服务质量的比 在对物业档案进行分类时，往往存在一个误 拼中，物业档案管理发挥着至关重要的作用。可以 区，将物业服务企业的所有档案都包括在物业档案 说，物业档案管理状况基本可以反映物业管理服务 中，这其实是因为没有弄清物业档案外延造成的。 水平，评价物业管理质量并综合反映物业管理基本 物业档案主要是指物业管理过程中的业务档案，其 状况。 中会包括部分物业管理企业的文件，比如物业管理 企业致业主的公告，又比如物业管理企业关于管理 1地勘单位物业管理档案的分类方法 费定价的相关文件等等。这部分文件既属于物业档 物业管理档案是直接记载物业及物业管理各个 案的范畴，也包括在物业管理企业本身的档案里， 方面的历史记录。物业管理常用的档案分类方法有 但不能说物业管理企业的档案就是物业档案的组成 以下几种。 部分。 1．1年度分类法 如《大连市物业档案管理办法(暂行)》就规定： 年度分类法：根据形成和处理文件的年度，将 物业档案由物业管理档案、物业产权人委员会档案 全宗内档案分成各个类别。它是按年度分类符合 两部分组成。物业产权人委员会档案是物业产权人 档案按年度形成的特点和规律，能够保持档案在形 大会及其委员会在行使权力、义务等自我管理活动 成时间方面的联系，可以反映出立档单位每年工作 中形成的各种文字、图表、声像等文件材料。该办 的特点和逐年发展的变化情况，便于按年度查阅和 法是按照物业档案的所有人不同对物业档案进行分 利用档案。 类的，包括物业管理企业所有和业主委员会所有的 1．2组织机构分类法 档案。而《北京市居住小区物业管理服务基本要求》 组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机 则规定：物业档案包括房屋及其设施设备的基础资 构，把全宗内的档案分成各个类别。它的特点是 料、房屋产权产籍资料和物业经营管理资料。该办 能保持全宗内文件在来源方面的联系，客观反映各 法是按照物业档案的自身属性不同进行分类的。 组织机构工作活动的历史面貌，便于按一定专业查 阅档案。 2地勘单位物业管理档案存放 1．3事件分类法 为了方便检索利用，归档整理后的案卷需要按 事件分类法：按照全宗内档案反映的事件进行 分类方法进行分类存放。首先，档案应当有专门的 分类，又称为事由分类法或问题分类法。特点是 档案室，档案室的大小应由未来档案的可能数量和 能较好地保持文件在内容方面的联系，使内容相同 一定的余量来确定。其次，要选择文件架和文件柜， 或相近的文