秘书__时间管理和日程安排.ppt

第二节 时间管理与日程安排; 时间管理的好坏直接决定着秘书的工作效率和工作前景，秘书应学习先进的时间管理理论，从而为自己的个人发展奠定好良好的基础。;周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。 1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜； 2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表； 3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日； 4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方； 5、拆封、分类和传递今天收到的邮件； 6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡； 7、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）； 8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中个部门同事传阅； 9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。; 一、时间管理 ; （一）时间管理的陷阱;1.猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里 ;建立明确的目标并排列好先后顺序，制定出十年以上的长期目标、五年时十年的中期目标和一至五年需实现的短期目标。特别是每天抽出一定时间列出一天计划。 ;2. 不好意思拒绝别人 ;3．“反正时间还早”——拖延 ;4．文件满桌病 ;5．喋喋不休的“电话粥”;6．源源不断的信息 ;（二）跨越时间陷阱（返回）;; （三）ABC时间管理分类法 （重点分类法）;分类;5、实行ABC时间管理方法的步骤 A 独处。把应做的工作列出清单 B 归类 把清单上的工作分为特殊工作和日常工作 C 分析 三类 D 填写分类表 E 实施 全力以赴投入A类，直到完成或预计完成再转入B类。C类可以忘掉，如果有人追问，把其纳入B类。 F 每天坚持如上步骤 ; 二、日程安排;　 　　 　　　　; （二）日程安排的基本要求;（三）日程安排的形式; 年预定表 （未完）;月 预 定 表（未完）; 周预定表（未完） 22日(一) ～ 28日(日);（四）日程安排的注意事项;（五）日志系统;2、日志的方法;工作日志通常两本：上司使用；自己使用;注意事项;3、上司工作日志的内容;时间;注意事项;4、秘书日志内容;工作日志—总经理秘书日志（表2-3）;5、日志的变更;针对变更，秘书应注意;注意事项;秘书和上司的时间管理非常重要，秘书要学会判断事情的重要程度并据此安排上司和自己的时间。;技能训练;2006年6月5 日（下周三）公司总部副总裁王明一行五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司领导叙职（上午9：00-11：00在公司主楼第二会议室）中午11：30-12：30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我公司陪同人员有我公司经理、副总经理（共二人）、办公室主任、公关部部长，经理秘书纪颖，共6人；出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（15：20—16：20在本公司礼堂举行，下午13：30—15：00）；检查实验大楼的建设情况（15：20—16：20在工地现场）；晚餐在17：00—19：00举行（地点同中午）。请列出工作日志。;时间;;天地公司销售部经理第三季度会议较多, 七月的前两周要在上海开会; 八月的第二周要去香港参加5天会议; 每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议; 八月最后一个星期三要参加公司的办公会议, 七月的第三周星期二要在公司开销售会议,传达上海会议精神, 八月第一周的星期一还要面试三个营销员; 九月的前两周希望安排休假;第二季度会议时间表（2005.7—9）;;;技能训练三：制订一周工作时间规划;假设现在是周日晚，你要计划未来五天的日程，面前是这五天要做的事情： 1.你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生。 2.周六是一个好朋友的生日，你还没有买礼物和生日卡。 3.你有好几个月没有回家 ，也没有打电话或写信。 4.有一份夜间兼职不错，但你必须在周二或周三晚上去面试（19点以前），估计要花1小时。 back;5.明晚8点有个一小时长的电视节目，与你的工作有密切关系。 6.明晚有一场演唱会。 7.你在单位图书馆借的书明天到期。 8.外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李。 9.你要在周五交计划书，之前要把它复印一份。 back ;10.明天下午2点到4点有一个会议。 back 11.你欠某人200元钱，他明天也将参加那个会议。 12.你明天早上从九点到十一点要听一场讲座。 13.你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面。 14.你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗。;15.你想好好洗个澡。 16.你的老板负责的项目小组将在明天下午六点整开会，预计一小时，你需要参加。 17.你身上只有20块钱，需要取钱。 18.