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关于人事档案管理现状及对策探析摘要:随着我国人事制度改革的深化,人事档案理应发挥越来越重要的作用。但是由于人事档案的质量不高,不能适应新时期人事工作的需要,因此,如何深化人事档案管理改革已成为摆在人们面前新的课题。希望本文的探讨能为相关领域的发展指引新的方向。 关键词:人事档案;问题;管理体制;对策 中图分类号:F292.92 文献标识码:B 文章编号:1009-9166(2010)011(C)-0098-01 引言:人事档案是个人经历和实践的历史记录,是个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照,也是历史地了解干部、选贤任能的重要依据,在社会发展的不同阶段和历史时期,人事档案都发挥了无可替代的作用。随着经济体制和人事制度改革的不断深入,人事档案工作面临着前所未有的挑战。为适应市场经济发展的需要,传统的人事档案管理体制必须进行改革。 一、现状分析 随着我国社会主义市场经济的逐步建立和发展,原有的人事档案管理的弊病日渐暴露,严重影响了人事档案管理和使用。当前企业人事档案管理工作中存在的问题有: 1、人事档案材料内容质量不高 由现状所述,当前企业许多人的人事档案质量不高,缺乏利用价值,其人事档案材料空洞的、形式的多,细致的、实际性的少;反映个人经历、学历、工资、政治面貌等一般情况的多,反映个人道德品质、业务能力、技术专长的少;反映过去情况的多,反映当前情况的少。尤其是一些材料定性结论多,定量描述少;或者只讲优点,避免缺点;内容空乏,个人总结和组织意见尽是套话,无法全面、公正的评价和反映一个人的情况。 2、“无头档案”突出 随着人事制度改革的深化,人才流动日趋频繁,人档分离现象也日趋增多,其中最突出的表现是大量“无头档案”的出现。“无头档案”是指查不到当事人下落的人事档案,这种档案主要产生于下述情况:一、人员主管机关变动与档案的流动未同步进行。二、转递工作不准确。三、收进转出登记制度不严,有的人事档案管理部门不坚持定期的检查核对制度,对漏转、错收不易发现,随着时间的推移,这些档案也会成为“无头档案”。 3、传统的人事档案管理体制不适应新的形势 随着社会主义市场经济的建立和我国人事制度改革的不断深入,传统的人事档案管理体制在以下几方面都表现出明显的不适应。具体表现为管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大类管理、管理方法上实行“档随人走”、管理模式上实行封闭式管理,人力、物力、资金不到位,重复浪费极为严重。 二、问题形成的缘由 1、管理机制滞后 人事档案管理还是沿用长期以来形成的以“计划管理”为核心的各项制度,“计划”色彩浓厚,缺少应有的生机与活力,机制滞后,已不能适应档案工作发展的需要。一方面档案材料收集制度过分“行政”化。材料收集是人事档案工作的重点和难点,目前,主要是依赖于政府的行政手段,但随着政府职能的转变,这项工作的难度将越来越大。 2、整理不规范 对于企业人事档案工作来说也应如此。把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提,许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱,甚至根本没有清理,有些单位档案随已立卷成册,但没按要求的格式进行分类处理,给档案利用带来了诸多不便。 3、人事档案意识淡薄 中新网曾经公布了一项调查数据:在2068名被调查者中,认为“工作中注重的是能力,档案没用”的占到被调查者人数的49.03%,另有12.33%的人表示“无所谓”,只有38.64%的人认为“择业自由,但档案不能遗弃”。这些数据将目前社会上人事档案意识淡薄的事实摆在我们面前,机制不适应或规定不合理等因素可以很快改进,但这种社会整体意识上的欠缺是非常严重的,这是导致大量弃档现象发生的最主要的原因。 三、完善的措施 1、完善企业人事档案内容制度 具体可从以下四个方面做起:第一,强调“个性化”与“辨识度”;第二,减少主观内容;第三,摈除冗余内容;第四,扩充新内容。 2、建立适时的人事档案管理体制 要打破各级部门条条块块都管人事档案的旧管理体制,实行相对集中统一管理的体制。县级机构的人事档案可由该县档案馆统一管理,不必分散在县直各机关,由专门的档案机构和人员管理,这样可防止部门、单位之间互相推诱扯皮,而且便于社会利用,提高利用效率。县级以上机构的人事档案不宜与县级机构一样完全实行集中管理,但应相对集中。一个规模较大且人数较多的企业、学校、机关的人事档案应集中管理,不应分散在各科室和部门。其次,应建立与现代人事政策制度相适应的人事档案管理制度,而不仅仅是单一的干部档案管理制度。此外,将人事档案管理真正纳入整个档案事业系统,接受国家档案行政管理机关的宏观指导,而不应将档案工作重要组成部分之一的人事