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机关行政公文写作规范及常见问题分析 一、行政公文法规框架 1、行政公文定义 广义的公文是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的文字材料，除通用公务文书外，还包括法律、财经、文教、外交、军事、税务、工商等各种行业自己的专用文书。 狭义的公文专指法定公文。是指《国家行政机关公文处理办法》列出的十三类公文和中共办公厅《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。这是行政机关在行政管理活动中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 2、行政公文法规框架 《国家行政机关公文处理办法》 《中国共产党机关公文处理条例》 《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999） 《中国科学院公共事务管理标准》 《国家公文主题词表》 3、行政公文法规框架历史沿革 1988年，国家技术监督局发布了GB/T 9704—88《国家机关公文格式》国家标准，这是世界上第一个公文格式的国家标准； 1999年，根据国务院办公厅指示，中国标准研究中心、国务院办公厅秘书局组织对GB/T 9704—88国家标准进行了修订，国家质量技术监督局于1999年12月27日发布了GB/T 9704—1999《国家行政机关公文格式》国家标准。 二、行政公文写作规范 1、特点 （1）法定性 （2）政策性 （3）实用性 （4）时效性 （5）规范性 2、基本功用 （1）颁布法规，传达指示； （2）反映情况，请示工作； （3）联系工作，商洽公务； （4）宣传教育； （5）依据凭证。 3、文种及分类 文种： 每一份文书都有各自的名称，公文的名称就是公文的种类，简称文种。《国家行政机关公文处理办法》将公文的种类规定为13类13种，即命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 《中国共产党机关公文处理条例》规定的14种公文：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。 分类： （1）依照行文关系和行文方向的不同，可将公文分为上行文、下行文、平行文三种。 （2）按照紧急程度可将公文分为紧急公文和普通公文两大类。紧急公文又分为“特急”和“急件”两种。 （3）按照有无保密要求和、及秘密等级可将公文分为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两大类。保密文件又分为绝密文件、机密文件和秘密文件三类。 （4）按照具体职能的不同，可将公文分为按照具体职能的不同，可将公文分为法规性公文（如命令、令）、指挥性公文（公告、通告）、报请性公文（请示、报告）、执照性公文（批复、意见）、联系性公文（最典型的就是函）、实录性公文六大类（会议纪要）。 4、构成要素及格式 《国家行政机关公文格式》将构成公文的诸要素划分为眉首、主体、版记三个部分。 （1） 眉首 又称文头部分，通常有公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人诸要素构成。 发文机关标识 发文机关标识就是我们通常所说的“红头”。它一般由发文机关名称加“文件”两字组成。一般用“小标宋”字体。需要注意：发文机关名称必须使用全称或规范化简称，不得出现所指不明或容易误解的情况。几个机关联合发文，要把参与发文的机关都排上，主办机关排在前，其他依次，机关名称后的“文件”二字居纵向中央。 　如：××市教育局 　　　××市教育局　文件 　　　××市教育局 如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 份数序号 份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。行政公文要求“绝密”“机密”公文应当标明份号。同一文稿印制若干份时，每一份的份号都不同，这在秘密公文的管理过程中具有重要意义。序号用阿拉伯数码顶格票识在版心左上角第一行。位数无限制。 紧急程度 对于事关重大、需要紧急传递和办理的公文，应标明紧急程度，以便跟一般公文区分开来。紧急程度分为两级，行政公文分别叫做“特急”、“急件”。用3号黑体字顶格标注在首页右上角第1行。 发文字号 位于发文机关标识的正下方、眉首部分与主体部分的间隔红色的正上方，用3号仿宋字体。如有“签发人”，则移至左边（左空1字）。，两字间空1字。如同时标识秘密等级，则居右上角第2行，在秘密等级下方。 签发人 位置标在发文机关标识下方右侧，也就是发文字号右边。“签发人”3字用3号仿宋体，后加全销冒号；签发人姓名用3号楷体字，右空1字。 （2） 主体 又称行文部分，通常是由公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期、公文生效标识、附注等项目构成。 公文标题 公文标题位于红色反线下方，与红色反线之间空2行，居中排列，字号用2号小标宋体，可分一行或多行居中排布，折行时，要注意做到词意完整。 标题由发文机关名称、主要内容、文种组成。名称根据情况可以省略。 标题