报表应用规范.ppt

报表应用规范 什么是报表 反映、记录工作状况的一种必要途径 向上级报告情况的表格 什么是报表 报表是企业管理的基本措施和途径，是企业的基本业务要求。 报表可以帮助企业访问、格式化数据，并把数据信息以可靠和安全的方式呈现给使用者。 深入洞察企业运营状况，是企业发展的强大驱动力。 报表的核心价值 记录 --好记性不如烂笔头 --系统的记录体系 反馈 --承上启下的关键 报表记录的三要素三重点 三要素 完整（需要收集的信息需完整） 真实（实事求是是所有活动的基本原则） 及时（信息传递及时是达成效率的关键保证） 报表记录的三要素三重点 三重点 统计（无统计就无结果，无结果就无意义） 分析（有因必有果，有果必有因，分析因果是达到目标的核心要求） 处理（对目标达成或异常事故进行明显的责任区分，落实关键责任制度） 报表的作用 记录实际发生的事情 可以满足管理体系要求 能够产生足够价值 能够体现需要了解的关键信息 报表的必要要素 名称（阐述用途，来源） 日期（填写时间或期限） 关键内容（主要收集信息） 填写人，审核人，核准人（确保记录的有效性） 记录形式（如点检表，层别记录表格等） 报表的发展 简单的说：报表就是用表格、图表等格式来动态显示数据。 可以用公式表示为：“报表 = 多样的格式 + 动态的数据”。 在没有计算机以前，人们利用纸和笔来记录数据，比如：民间常常说的豆腐帐，就是卖豆腐的每天将自己的卖出的豆腐记在一个本子上，然后每月都要汇总算算。这种情况下，报表数据和报表格式是紧密结合在一起的，都在同一个本子上。数据也只能有一种几乎只有记帐的人才能理解的表现形式，且这种形式难于修改。 　 报表的发展 当计算机出现之后，人们利用计算机处理数据和界面设计的功能来生成、展示报表。计算机上的报表的主要特点是数据动态化，格式多样化，并且实现报表数据和报表格式的完全分离，用户可以只修改数据，或者只修改格式。 报表分类EXCEL、WORD等编辑软件：它们可以做出很复杂的报表格式，但是由于它们没有定义专门的报表结构来动态的加载报表数据，所有这类软件中的数据都是已经定义好的，静态的，不能动态变化的。它们没有办法实现报表软件的“数据动态化”特性。 报表的发展 数据库软件：它们可以拥有动态变化的数据，但是这类软件一般只会提供，最简单的表格形式来显示数据。它们没有实现报表软件的格式多样化的特性。 报表软件，它们需要有专门的报表结构来动态的加载数据，同时也能够实现报表格式的多样化。 报表的类型 列表式报表 报表内容按照表头顺序平铺式展示，便于查看详细信息。一般基础信息表可以用列表式体现。多用于展示客户名单、产品清单、物品清单、订单、发货单等单据或当日工作记录，当日销售记录等记录条数比较少的数据。 范例：如《客户信息汇总》、《文件管理清单》、《样品目录》等。 报表的类型 摘要式报表 使用频率最高的一种报表形式，多用于数据汇总统计。如按人员汇总回款额、客户数等；按日期分组汇总应收额、回款额等。摘要式报表和列表式报表唯一的差别是多了数据汇总的功能。 报表的类型 矩阵式报表 主要用于多条件数据统计。如按照客户所有人和客户所属地区两个值汇总客户数量。矩阵式报表只有汇总数据，但是查看起来更清晰，更适合在数据分析时使用。 　 范例：如《全检统计报表》等 类型 钻取式报表 是改变维的层次，变换分析的粒度。它包括向上钻取和向下钻取（横纵方式抽取数据）。例如对于各地区各年度的销售情况，可以生成地区与年度的合计行，也可以生成地区或者年度的合计行。 范例：如目前使用的《全检不良统计表》 分析方法 比率分析法 比率分析法是以同一期报表上若干重要项目的相关数据相互比较，求出比率，用以分析和评价公司的经营活动以及公司目前和历史状况的一种方法，是数据分析最基本的工具。由于进行数据分析的目的不同，因而各种分析者所采取的侧重点也不同。如生产部分会侧重生产效率方面的数据、而品质则侧重良品、不良品方面的数据。 范例：如达成率、良品率等 分析方法 比较分析法 比较分析法是报表分析的基本方法之一，是通过某项指标与性质相同的指标评价标准进行对比，揭示标准差距状况的一种分析方法。比较分析法是最基本的分析方法，在报表分析中应用很广。 分析方法 趋势分析法 趋势分析法(trend analysis approach) 又叫比较分析法、水平分析法，它是通过对报表中各类相关数字资料，将两期或多期连续的相同指标或比率进行定基对比和环比对比，得出它们的增减变动方向、数额和幅度，以揭示数据变化趋势的一种分析方法。采用趋势分析法通常要编制比较报表。