订房部经理.PPT

(9) VIP订房的基本程序 填写订单及VIP接待通知单——输人电脑——交接待组主管预分房——VIP接待通知单交总经理助理以上人员审核并签名——主管检查并签名——订单归档 4．如何处理当天取消或没有到达(NO SHOW)的情况? ①当天取消团体 记录通知取消人的姓名、部门、日期、时间、取消团队的原因，通知团体接待取消团队，在当天团体总表上取消团队，并根据合同通知财务收损失费。 ②NO SHOW/订房没到 已做预订的订房，没有预先通知取消而没有按其预订日期人住的订房，视为NO SHOW房。每天，早班装订昨天的订单时把旅行社的NO SHOW房的订单交接待主管检查是否确实NO SHOW并签名，然后复印订单及把订单后的订房资料一起交预订组当班主管签名，登记在NO SHOW簿后，交财务外结组签收。 注意事项：NO SHOW的订房必须翻查旅行社所发来的订房资料是否与订单内容相符，且要知会销售部。 5．电传、传真的发送 作为订房部的职责，必须熟悉电传机、传真机的正确使用方法，发电传电文需按规定的格式，使用简单明了的词语，发电传时速度要快，以节省时间；发传真需用订房确认书或宾馆所制定的传真纸来打印电文，传真或电传发送完毕后必须在登记薄上登记。 6．订房确认书(RESERVATION CONFIRMATION FORM) 它是作向对方确认订房之用，其要求如下： (1)必须按订房确认书之项目，准确无误地打印订房确认书。 (2)每天接受的传真、信件订房，必须在当天尽快地用订房确认书回复对方。 (3)订房确认书必须保持整洁，内容要清楚明了，准确无误。 7．客人档案(GUEST HISTORY) 当天新增的散客订房均由订房部职员在电脑上查找客人的档案，并打印在登记卡上，连同订单一起交接待组。 8．订房资料输人电脑的要求 (1)必须按照订单上的内容准确无误地相应输人电脑。 (2)每天接受的订房，必须在当天全部输人电脑，若在房间紧的日子里，则要先输人订房紧的日子的订房，若房间有特殊要求，要预分的订房，则立即输人电脑，交接待处主管预分房间。 (3)接受当天的订房，必须立即输人电脑，并交接待处。 (4)必须用自己的电脑密码输人电脑，不得偷用别人或其它部门(组)的电脑密码做与本组无关的电脑输人。 (5)打印电脑报表必须是本组所用的报表，不能乱打印与本组无关的报表。 订房岗位工作责任与工作流程 一、岗位责任制 （一）订房部经理: 1．按照前台部经理的指示上作。 2．负责全面的预订工作，了解每天各类客人、各类房间订房情况，处理有关文件和控制房间预订。 3．负责制作、保存和分送周报表、月报表。反映房间，订房情况。 4．负责整个订房部的档案存放 5．督导订房部职员，负责培训订房部员培训 6．完成总经理或前台部经理的一些特殊安排。如参加会议等 （二）订房部主管: 1．在订房部经理的指示下上作，对订房部进行管理: 2．督导、培训订房职员.安排职员的班次和布置工作任务 3．核对团体订房和散客订房的变更和取消的房间数字 4．负责发出各种信件、备忘录和印制报表等给各部。 5．每月安排本组的备用品使用。 6．沟通与销售、接待、公关等部门的联系 7．每月的第一天做上个月的房间销售分报表(RooM SALES ANALYSIS.分送总经理、前台部、销售部、房口总监。 8．做好档案工作 9．完成前台经理、订房经理安排的各项工作 (三)订房部职员 1．按订房部主管的指示工作。 2．接受和处理电话，电传和文件及散客和团体订房或变更。按操作规程作相应更改 3．完成和处理好有关部门〔销传部)送来的订房单或变更单 4.把散客和团体订房单按日期排列好.并归档: 5．积极推销酒店的房间及各项服务 6．完成各类的报表的印发 7．将订房资料准确地输人电脑 二、操作规程 订房部的操作规程 （一）各班工作内容安排 1．早班: (1)按照宾馆规定，检查自己的仪容仪表，做到准时到岗。 (2)在交班薄上签到，认真阅读交班内容，按照要求工作 (3)阅读当天及近期的房问情况、房间紧张期间，不得擅自接受订房。 (4)熟悉当天到馆的VIP身份，房间号码及抵离时间，并将VIP情况、开房率、团体情况抄在告示板上 (5)整理前一天的订房单并装钉 (6)复印前一天的一流酒店组织订房中心及旅行社No SHOW的订房的订单资料: (7)检查第二天的团队并在电脑中按每个团的房数.人数开设客人电脑帐户 (8)与销售部核对第二天的团队。 (9)星期天早上做出下一周的房间预计情况表(ROOMS FOR FORECAST)和VIP预报表情况(VIP FORECAST)，并发送到有关部门。 (10)完成当天的预订工作，未能及时完成的，要做好交班，交由