行政部工职责及管理办法.doc

《行政部工作职责及管理办法》目的? ?? ?加强公司总部办公管理，提高办公效率，降低办公成本原则? ?? ?办公管理贯彻 “规范、效率、效益”的理念规范? ?? ?以制度规范办公管理效率? ?? ?有助于提高整体工作效率效益? ?? ?减少资源耗费，降低成本1. 基本行为规范? ? ? ? 12. 办公环境管理? ? ? ? 23. 顾客接待管理? ? ? ? 24. 电话及邮件管理? ? ? ? 35. 办公用品及设备管理? ? ? ? 46.日常事务管理? ? ? ? 57. 时间管理? ? ? ? 68. 报刊、书籍管理? ? ? ? 69. 印章管理? ? ? ? 710. 钥匙管理? ? ? ? 711. 用车制度? ? ? ? 812. 会议管理? ? ? ? 813. 档案管理? ? ? ? 9 1. 基本行为规范 1.1 部门各员工要发扬团体精神,加强理解与沟通,在工作与生活中相互支持与合作,对同事的合理请求,在力所能及的范围里,应尽可能提供帮助;1.2 公司内与同事相遇应点头行礼表示致意1.3 上班时间不得随意闲逛,串岗,聊天,不得讨论与公司业务无关的其他事情;1.4 不得在办公室大声喧哗,两个员工互相讨论时，可放低声音;三个或三个以上员工讨论问题时,须到会议室进行讨论,以免影响其他员工的工作;1.5 在日常工作中,做到对事不对人,而非对人不对事1.6 走通道、走廊时要放轻脚步，不能一边走一边大声说话，更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊里遇到上司或客户要礼让，不能抢行。1.7 办公区域内禁止吸烟，吸烟须到指定地点。 2. 办公环境管理 2.1 行政部卫生管理的范围为公司办公大厅、会议室、更衣室、花盆、鱼缸及走廊、门窗等处的卫生。 2.2 行政人员看到大厅地上有污渍应立即指示保洁员处理干净，当保洁员不在时，应亲自处理。确保公司的卫生、整洁。2.3每天的值日生在下班后应将办公大厅的桌面擦拭干净，处理干净烟灰缸和垃圾桶内垃圾；并最后将抹布洗净挂好，扫把、拖把放置妥当。2.4注意安全用电：电线、电器残旧不符合规范的，应及时更换；严禁擅自私接电源和使用额外电器，不准在办公场所使用电炉。2.5下班后要关好公司所有门窗，关闭电源。2.6 空调管理：2.6.1 每天早上来公司后应立即打开办公区域空调，下班后离开公司前应检查关闭所有空调。2.6.2 会议室、更衣室等无人处应将空调关闭。午饭时，可将微波炉处两个空调打开换气，午饭用毕也应立即关闭。2.6.3 中午午休，大部分员工离开公司时，可关闭部分空调，然后打开窗户透气。下午上班后将窗户关闭。2.7注重办公场所的清洁,使用过的纸张,废物不得随意乱扔.每位员工负责清理并保持个人办公区域的干净整洁,井然有序; 3. 顾客接待管理 公司来客由前台接待负责。接待人员应热情大方，遵守员工文明礼仪规范，维护公司形象和利益；并根据来访意图正确及时引导来客与领导会见。3.1 接待人员必须仪表端庄、整洁。具体要求是： 3.1.1 头发：职员头发要经常清洗，保持清洁，男性职员头发不宜太长。 3.1.2 指甲：指甲不能太长，应经常注意修剪。涂指甲油要尽量用淡色。??3.1.3 口腔：保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。 3.1.4 化妆：应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水3.2 接待环境应该清洁、整齐、明亮、美观，无异味。3.2.1 接待环境包括前台、沙发区、走廊等处。3.2.2 办公桌上的文件、文具、电话等物品应摆放整齐。不常用的东西和私人用品，应放置在抽屉中。3.2.3 茶叶、杯具要准备齐全。客人走后，应及时清洗茶具和烟灰缸，并重新摆放好。3.2.4 接待区的报纸应定期更新。3.3 接待来访者的工作程序：3.3.1 要时刻注意公司大门，发现有客人朝门口走来，应站立面带微笑迎接来访者，为公司树立良好的形象。3.3.2 了解客人的来访缘由，并及时联系被访人。如果被访人临时不在或有事，应立即请其入座，款待茶水，递送报纸以派遣时间，或者轻松的与之交谈，使之感到不被冷淡。如果实在无法接待客人，应立即向对方说明情况，应主动请对方留言并尽快将留言传达给被访人。。3.3.3 客人离开时，应礼貌送客。对于重要的客人，应送至电梯处并为客人按电梯按钮。3.4 接待人员要留一份公司内部电话簿；并按一定规律分类归档访客名片。应记住常来的客人，看到对方应及时喊出姓氏。3.5向客人递交物件时，如递文件等，要把正面、文字对着对方的方向递上去，如是钢笔，要把笔尖向自己，使对方容易接着；至于刀子或剪刀等利器，应把刀尖向着自己。3.6如遇有客人进入隔断区应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办