浅析学费收费系统规范性操作及收费数据管理问题和对策.pdfVIP

浅析学费收费系统规范性操作 及收费数据管理问题和对策 华南理工大学财务处黄燕琼谭晓慧 摘要：随着信息技术的发展、高校招生规模的不断扩大，我国高校的学费收缴工作已经走向信息化管理， 这无疑大大提高了学校收缴学费的工作效率。同时，由于计算机收费管理系统的不完善，很多高校的收费管 理工作还存在着诸多的问题。 关键词：学费收费管理系统规范性操作问题解决措施 随着信息技术的发展和高校招生规模的不断扩大。高校运用 统中学生学籍状态不能与职能部门保持一致，导致收费数据统计 专门的计算机学费收费管理系统不仅能够及时的完成繁重的学费 不准确。(四)收费系统没有规范信息修改备注制，信息修改的依据 收缴工作。相对以前的手工收费而言更具有无可比拟的准确性。然 无法得知．导致修改后的信息准确性无法得到保证。 而．由于学费收费系统开发的不完善、系统操作的不规范，再加上 第四、数据建立及修改的依据没有得到安全有效的管理。在 计算机本身存在着潜在的风险．如：病毒攻击、数据容易丢失等，致 目前各职能部门电子信息未实现共享的情况下，收费系统数据建 使很多高校在收费系统使用过程中出现了不同程度的问题。 立及修改仍依据部门之间相互传递的纸质文本，那么纸质文本的 -◆一．收费系统操作及收费数据管理存在的问题 存档备案工作尤为重要。但是相对于以前的手工收缴学费而言，如 第一、收费系统的操作缺乏规范性控制。现今很多收费系统 今的这些纸质文档已经不再受到重视，而是过多的依赖于计算机 能够按照不同方式、不同条件以及不同的操作流程对所需要的数 存储。一旦系统中毒或者瘫痪。数据流失，又没有进行完整的纸质 据信息进行快速有效的查询。操作员要查询所需的数据信息，往往 数据收藏和数据备份，将会给收费工作带来无法估量的损失。 需要进行多个条件的设定．这就要求操作人员在数据处理各环节 ，◆二，保证收费系统规范性操作及收费数据安全的措施 的操作必须一致．从而数据生成的口径一致．才能保证所得数据信 第一、选择有统一界面．规范操作控制的收费软件。对于每一 息的准确性。在实际工作的过程中．收费管理部门通常会配备一个 个优秀软件来说，最基本的特征就是拥有统一的软件界面和风格， 以上的系统操作员，如果不同的操作员对同一类型的业务采取不 一致的操作行为，因此，为了避免在实际操作过程中，出现不同的． 同的处理方式。在数据查询进行条件设定时，就存在不同的选择， 操作员使用不同的操作方式的情况，必须慎重选择操作软件。统一 那么得到的数据就可能产生遗漏或者其他不准确的情况，这将影 的系统界面和规范的操作系统．不仅能够减少了人员培训的成本， 响收费统计准确率。以在实际操作中经常发生的一种情况为例：如 而且在很大程度上有效的提高了收费系统的应用性。 录人缴费信息时。需同时录入付款方式(如现金、银收、电汇、农行 第二、规范收费系统操作．堵塞可能存在的漏洞。对数据库建 代收、地震灾区、收圃票据退款等)和处理方式(如交、缓交、免交 立、各种信息录入、毕业信息处理、收退减免等环节的操作流程、条 等)，对于两部、地震灾区等经学校批准减免学费、住宿费等学生进 件设定进行明确具体的规定．从而使数据汇总和报表生成的IEI径 行处理时．处理方式选择“交”和“免交”时，统计欠费数据的计算公 一致，保证所得数据信息的准确性；同时明确系统管理员、主管、系 式就有不同。选择“交”时，欠费金额=标准金额一收费金额一抵扣金 统操作员职责和权限，建立一套完整的、根据不同角色来负责不同 额一缓交金额一退款金额(退款为负数时)，而选择“免交”时，欠费 工作的收费系统操作控制制度。确保收费系统操作的严谨性和准 金额=标准金额一收费金额一抵扣金额一缓交金额一退款金额(退款 确性。 为负数时)一免交金额；(处理方式选择交和抵扣、缓交时，计算方 第三、加强对收费系统操作人员的专业培训。提高收费人员 式的差异同上)。同时如果不同操作员对于减免的处理方式分别用 ‘业务素质。学生收费系统是较为复杂的系统软件，收费系统操作人 “交”和“免交”，那么查询年度免交金额时，处理方式只选择“免 员必须具备一定的计算机操作