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uniFLOW:化繁为简 打印管理变轻松“打印机又连不上了，打印机又卡纸了，打印机又缺墨了。”这可能是IT部门最经常听到的员工抱怨。一般情况下，IT部门只能头痛医头脚痛医脚，打印机坏了赶紧去维修，自己解决不了的赶紧联系厂家，没墨了赶紧送墨，非常被动，尤其是领导有重要文档着急打印的时候，可想而知压力有多大。 最关键的是，日常消耗的纸和墨的成本根本无法细化，没法分担到每个部门，更没法进行控制。每个部门的打印费用支出是多少？彩色打印所占的百分比是多少？打印设备的资源使用率是多少？对于日常打印成本影响最大的这些问题，IT部门根本无从得知。 但是，在商业竞争日趋激烈的今天，压缩日常开销成为每个企业管理者的管理重点。压缩打印成本成为压缩日常开支的重点。是什么造成了打印成本居高不下？ “根据当前的企业现状，从长期来看，初期购买设备的费用实际上并不是最主要因素，后期的耗材、零件采购、设备维护管理费用才是真正让企业打印成本难以控制的关键。”佳能商务影像方案部副总经理松本刚介绍，一方面企业要不断扩大规模，继续发展；另一方面又想降低可见的打印成本。如何才能有效地化解这一矛盾？ IDC的调查显示，90%的企业并不了解自己在打印方面的支出情况，高达3%的企业收入用于支付日常打印的费用。但是那些主动实施打印成本管理的企业可以将这项支出减少至少30％。佳能推出的uniFLOW就可以帮助企业实现对打印成本的高效管控。 绿色打印降低纸张、墨粉开支 对于一个大型企业来说，每年纸张的消耗都是以百万张来计算的，因此有效降低用纸量，无论对于节约纸张资源还是降低公司运营成本都是非常必要的。“在采用uniFLOW之后，我们建立起了一套完善的绿色打印流程，员工默认的打印方式设置为双面打印，同时还通过刷卡方式来进行二次确认打印，避免一些不必要的误打印，从而多方面实现节省纸张和墨粉用量的目的。”采用了uniFLOW的横河电机公司IT主管李峰表示。 打印成本清晰可查 一般的公司因为没有建立成熟的文印成本核算体系，所以一直采用按各部门人数的比例进行打印成本的规划和统计，但是这种统计方法并不公平。 uniFLOW在跟踪打印成本方面，有非常完善的解决之道。“IT部门只需要将员工账号按所属部门进行归类，每个部门以域的形式进行管理，员工的每一次打印、复印，都可以进行追踪和统计，并纳入到该部门的打印成本中。”佳能商务影像方案部宓晶表示，uniFLOW可以将统计项细化到彩色打印比例这样的细节，因此管理人员可以很清楚谁要为各种打印成本负责。 uniFLOW每个月都会自动生成一份包括公司各部门的打印健康状况报告。统计表可以细化到各部门，甚至细化到每个人，并且提供了详实的数据或统计图表。有了这些数据，各部门的管理人员可以了解本部门的打印状况，对于更好地控制各部门的打印成本非常有帮助。 刷卡打印更安全 所谓刷卡打印，就是指员工在电脑端点击打印按钮后，打印作业会保留在uniFLOW服务器上，员工只有在打印机上刷一下自己的IC卡，系统验证身份后，文档才会打印出来。如果是误打印的文档，员工便可以在刷卡前将其取消，避免不必要的浪费。同时，如果是机密文档，也只有在刷卡后才能打印出来，这样员工就能在第一时间取走，降低了信息泄露的风险。 对于公司一些敏感部门的打印作业，uniFLOW会保存一段时间内的打印作业，公司的IT安全中心可以定期在这些打印作业中搜索敏感词汇，确保公司的机密信息没有向外泄露。 打印机维护更加简单 在uniFLOW的支持下，所有的打印设备的驱动程序都是统一获取的，管理人员不必逐一为每个客户端电脑安装驱动程序，即使设备发生变更，客户端驱动也能自动更新。此外，对于管理人员来说，任何打印设备或设置的变更，只需要管理后台的打印服务器，即可对所有打印设备进行调整，大大简化了工作流程，节省出宝贵的时间和人力。当打印设备出现问题时，uniFLOW会进行报警，管理员可以通过uniFLOW的错误信息及时判断问题的严重性，简单的问题管理员远程帮助用户进行解决，复杂的问题管理员可以第一时间赶到现场处理，大幅提高了工作效率。 1