创新及优化高校档案信息化管理价值研究及路径探究.doc

创新及优化高校档案信息化管理价值研究及路径探究摘要：作为高校重要的基础性工作，高校档案信息化工作是体现高校办学质量和管理水平的重要标志之一，高校档案工作应该突破当下在信息化建设中的“瓶颈”，致力于健全物质保障、深化认识、构建体系、建立激励机制、创新服务形式，从而进一步优化档案利用能力，提升档案服务的科学化水平，最终促进高校档案信息化的科学发展与价值体现。 关键词：高校档案；信息化管理工作；价值分析；路径探究 2008年8月20日教育部以第27号令的公文形式发布了新修改的《高等学校档案管理办法》，首次提出高校档案工作由高等学校校长领导，“将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”，是高等学校校长的主要职责。当前，高校档案是高校重要的原生信息和宝贵资源，是制订高校发展计划、开展教育研究、总结教育规律的重要依据。高校档案信息化建设已经成为高校建设必不可少的组成部分，也是高校加快改革发展步伐的有效“助推器”。 一、高校档案信息化工作的不足及现状分析 随着社会信息化进程的不断加快，办公自动化、电子文件档案化、档案管理网络化已经成为高校档案事业发展的必然趋势。目前，从全国高校档案管理工作的实际情况来看，虽然大多数高校已开展了档案信息化建设，但高校档案的信息化建设仍存在一些较为突出的问题，具体体现在以下几个方面。 1.全员档案信息化意识欠缺。首先在高校领导层面，一些高校领导缺乏对高校档案管理工作的正确认识，仅把其当做业务工作的附属品，甚少研究。在高校教育事业中，档案管理部门产生的经济效益和社会效益远不及科研部门，乃至行政部门，甚至被认为无足轻重，可有可无。其次，高校教职工层面，不少高校教职工对档案的不了解与不关心，在平时工作中忽视了对各类原始资料的整理、保存，致使应归档材料散失严重，影响了档案管理工作的质量。最后，专职档案工作人员，至目前为止，部分高校档案专职人员仍以传统的管理方式管理档案，距离使用信息化的档案管理系统规范管理电子档案，便捷使用档案管理系统检索、利用档案尚远。 2.档案管理制度不完善。国家虽然颁发了档案信息化建设长期规划，但在全国范围内仍缺乏统一的组织、协调、规划和领导；各高校档案管理制度建设仅着眼于某一方面，建设档案部门的目的仅根据自身需要，缺乏系统思想与整体规划。国家虽然对各高校的电子文件及归档信息化标准进行了规范要求，但由于缺乏统一高度的档案管理制度为指导方向，这些办法与规划单薄零散，难成系统整体，使得多数高校的归档工作具有较大的随意性，这样容易造成各自为政、各行其是的局面，档案工作难以实现标准化和规范化，影响了档案的完整性、准确性、系统性和安全性。大多数高校在档案管理和查询方面，特别是全文检索查询举步维艰，档案信息资源也无法共享。 3.软硬件投入明显不足。在软件设施方面更倾向于选择较便宜的档案信息化处理系统，甚至Excel表格处理；在硬件设施方面缺乏适宜、安全保存档案的专门库房和防盗、防火、防潮、防有害生物的必要设施。这导致档案信息化建设与当前发展不相适宜，现有工具使用效率不高，难以满足档案信息化建设需要等问题，明显落后于高校发展的步伐。同时人力方面，高校对从事教学科研一线工作的专业技术人员的激励机制和培养力度相对倾斜，对档案专业技术人员的培养相对无法跟上信息化发展步伐，这也成为制约档案信息化往更高层次发展的瓶颈，进一步影响了档案信息化的建设与发展。 4.从业人员素质有待提高。如前所述，由于对档案信息化建设的重视不够、认识不深，不少高校在招聘档案管理人员时未能招到合适的既懂档案专业知识，又懂信息化技术的复合型人才，导致当前档案管理人员的知识结构普遍失调，缺乏相应的专业技术人才。同时，高校档案管理人员多为兼职人员，经常更换，造成档案管理相关专业出身的人员及熟悉档案业务的工作人员越来越少。而对于现有档案管理人员，又未对其进行相关专业技能与知识的培训。加之，高校人才培养政策的失衡，致使档案管理人员的积极性未能被充分调动，缺乏必要的钻研精神。 二、创新、优化高校档案信息化管理工作的价值分析 在数字化信息时代这一大环境下，从产生的社会效益和经济效益方面看，创建数字化档案馆的具体价值主要体现为以下几点。 一是创新、优化高校档案信息化管理，有利于档案管理从封闭走向开放，从档案的保管与利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，不仅可以使高校档案管理实现自动化、实时化，保证高校档案信息的时效性和档案查询的及时性，而且可以最大限度地减少人力、物力、财力和时间的浪费，极大提高档案管理工作的水平和效益。 二是创新、优化高校档案信息化管理，能够充分借助现代化的设备和自动化、网络化等工具，提高工作科学化水平，完成档案的日常管理、分类、查询检索等繁重细致的工作，节约大量