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隨文歸檔 ●公文引述之法令、依據，應隨文歸檔。 （除人民申請案定型稿可免附） ●公文逾期之展期單，應隨文歸檔。 其他問題 X 公文中有多餘空白。 (例如104 年 6月，6 月前多了ㄧ個空白格) X 金額部分漏寫新臺幣。 X 公文中仍用挪台。 (公文之期望、目的及稱謂用語，均無須挪抬（空格） 書寫)。 X 公文多頁卻沒有加蓋騎縫章。 X 部分公文修正，未蓋職章。 X「財團法人海峽交流基金會」誤植為 海峽交流基金會」。 公文裝訂順序 簽 函(稿) 簽稿會核單 1. 簽/稿/簽稿會核單/ 2. 簽/簽稿會核單/稿/ 2. 簽/簽稿會核單/稿/ 正確O 謝謝聆聽 敬請指教 * “ ” “ ” 公文處理注意事項 黃虹玲 105月4月7日 大綱 壹、公文品質查考 －公文格式 公文內容 流程管理 貳、案例說明 －本司104年度查考檢討 大綱 壹、公文品質查考 公文品質查考 ?依據內政部公文時效管制及稽催查考作業要點 ?公文品質查考，以每年辦理一次為原則，必要 時得半年辦理一次，由公文查考小組委員，就 各單位（機關）收發作業及發文結案案件抽樣 查考，其查考項目及評分標準如附表。 公文品質查考--公文格式 壹、個別事項（67％） 公文編號 項 目 查 考 標 準 項分 分數 小計 備註 公 文 格 式 18％ 一、稿面各欄（擬辦方式、文別、受文者、速別、密等、解密條件或保密期限、附件、正本或副本、機關地址、聯絡電話、傳真電話、電子信箱、承辦單位、承辦人員、收文日期、收文字號、檔號、保存年限、發文日期、發文字號、頁碼、條戳或簽字章、決行層次、）填寫完整且正確。 14 (一)漏填或誤植1項扣1分。 (二)正副本以明確之總稱概括表示（如：本部所屬一級機關、各直轄市、縣（市）政府等）或填機關全銜。 (三)密等、解密條件或保密期限如非機密件，不填列。 (四)檔號填列年度、保存年限填列時間單位（如：102/A030101、10年）。 二、簽載明「年、月、日」及「單位」，日期應與承辦人核章日期同。 2 漏填或誤植1項扣1分。 三、承辦人應簽名或蓋章，並註明經辦之「年、月、日、時、分」 ，其他人員亦應簽名或蓋章，並註明核稿（示）之「月、日、時、分」 。 2 漏填（蓋）或誤植1項扣1分。 公文品質查考--公文內容 公 文 內 容 19％ 一、擬辦復文或轉行之稿件，敘入來文機關之發文日期及字號。 3 漏填或誤植1項扣1分。 二、簽、函稿有2頁以上者或簽、函稿間應於騎縫處蓋（印）騎縫章或職名章。 2 漏蓋1處扣1分。 （雙面列印無過頁處者免蓋（印）騎縫章 職名章。） 三、簽、函稿有添註塗改，應於添改處蓋章。 3 漏蓋1處扣1分。 四、數字使用、標點符號、公文用語及其他書寫內容填寫完整、正確，且無錯別字。 8 漏填或誤植1項扣1分。 本項數字使用原則係指： (一)阿拉伯數字：具一般數字或統計意義、引敘或摘述法規條文內容等。 (二)中文數字：描述性、專有名詞、 慣用語、法制作業等。 五、民眾致部長陳情案（內機收列管）應副知部長室。 1 六、佐證資料應隨文併附歸檔。 2 本項佐證資料係指引敘來文、法令條文或 關資料，其非屬原件者，以影印相關之頁 次並足供參證為原則。 公文品質查考—流程管理 流 程 管 理 30％ 一、依來文意旨做後續實質處理之簽辦作為。 8 □收文未登錄扣1分。 □收文未正確分類扣1分。 □未依規定簽辦扣4分。 □未依核准授權程序，調整來文速別扣2分 二、公文應於期限內辦結。 10 逾1日扣1分。 本項「期限」係依正確分類之公文計列： (一)一般公文：普通件6天、速件3天、最速件1天；人民申請或陳情案依本部各類人民申請及陳情案件處理時限表規定辦理。 (二)辦理展期並於展期期限前辦結者。 三、人民申請或陳情案逾限辦結時，應依相關規定辦理。 6 □未依規定辦理展期扣2分。 □未將延長期限之事（理）由通知申請人或 陳情人扣2分。 □轉文權責機關時未通知申請人或陳情人扣 2分。 四、人民申請或陳情案應「以案管制」，並實質妥處。 6 □案件處理過程中發文之公文，未以一般公 文他號方式處理扣3分。 □有以一般公文他號處理之公文，未於全案 辦結時一併歸檔扣3分。 公文品質查考—稽催管制 公文品質查考—文書流程簡化及控管機制 平均處理公文件數、特殊事項 大綱