采购员《采购合同与纠纷处理》培训教材.ppt

采购合同及纠纷的管理 讲 师:谢冬妮 一、采购合同的必要性 采购合同在采购活动中具有重要作用。 1、采购合同是确定所购买原材料各要素的 依据。如价格、数量、货期、付款方式 及期限等。 2、采购合同是处理合同纠纷的重要依据。 3、采购合同是企业建立管理体系的重要组 成部分。 二、采购合同的订立 1、采购合同的内容 2、采购合同的格式（版式） 3、采购合同的签订程序 2.1 采购合同的必备条款 采购合同内容应具备合同的基本要素，即八大要件： 1、当事人名称（准确） 2、标的（对象） 3、数量（一般订单确定） 4、质量 5、价款（付款方式：月结，汇票等要注明、该单价是否 是ROHS\转厂价等） 6、履行期限和地点、方式 7、争议解决办法 8、违约责任 9、我公司采购合同其他必备条款：质保金。 附：对方要求修改合同的处理：如对方修改处过多要送 交法务部审核，防止风险。 2.2 采购合同文本 1、买卖合同或者承揽加工合同 2、质量保证协议 3、供应商守则 注：参见EIP办事指南上的格式合同。每年 会定期进行修订，年中也可能根据实际 情况修改。 2.3 签约 1、确定供应商，并提供供应商问卷调查表、供应商基本资 料。提供企业资料具体有： （1）企业营业执照 （2）法人组织机构代码证 （3）税务登记证（国税、地税） （4）签约人的授权委托书 2、我公司通行签约做法：一般是供应商先行签字盖章，我 司审批通过后我方签约人签字盖章。 3、内部程序（采购合同审批手续）：合同承办人填写合同 报批表；呈部门主管签字；送法务部审核；交采购部。 三、采购合同管理 1、采购合同履行的跟进 2、规范存档 3.1 采购合同履行的跟进 采购合同的履行是采购人员基本职责 3.2 规范存档 按照采购部的规定予以存档备查 四、合同纠纷处理 1、违约行为概述 2、我司合同纠纷的主要类型 3、一般违约行为和重大违约行为的处理流程 4、注意问题 4.1 违约行为概述 违约行为是指合同当事人违反合同约定的行 为，比如：不按期提供货物、不按期支付货 款、产品质量不符合合同约定等。 4.1 违约行为概述 ◆在采购活动中可能经常要应对违约的不利局面。在对方可能违约时，采购员应积极跟进，了解原因，与对方协商解决，将问题控制在萌芽阶段； ◆在对方实际违约时，采购员也是现行进行协商解决，可能的情况下可以做出适当让步，保证货期； ◆若对方不接受处理意见，需将该纠纷移送法务部，采购员配合法务部处理该 案件。若在法务部的干预下不能顺利解决的，一般会进入到诉讼程序。 4.2我公司主要合同纠纷的类型 1、质量纠纷： 质量纠纷主要是因为采购物的质量不符合 我公司的要求。在处理质量问题的时候， 最关键的是要对方认可该货物确实存在质 量问题，只有在满足了该前提下才可能进 一步要求对方承担责任。 4.2我公司主要合同纠纷的类型 ◆第一步是双方共同就质量问题进行磋商，要求供应商确认货物确实存在质量问题。其中，检测质量的方式很多，如双方共同试验，寻找第三方鉴定机构等，可以根据货物的实际情况选择。 ◆其次，要核实该质量问题是否给公司造成损失。 可要求相关直接使用部门提供确切的损失数额以 及相关证明材料。 ◆最后，若因质量问题给公司造成损失，则要考虑 与对方协商要求对方承担损失。 4.2我公司主要合同纠纷的类型 供货纠纷： 双方签订合同后供应商可能因为生产完不成、原 材料涨价、成品价格上涨等原因不愿履行该合 同，导致该货物无法供应。指导原则是保证货 期。应对此类情况首先是与对方协商，分析利 害关系，如不按期交货就要承担违约责任，督促 其按期交货，并且不至于涨价。如跟对方磋商后 可能短时间无法圆满解决，要尽快脱身，从他家 购买，纠纷推后解决。 4.3 一般违约与重大违约行为的处理流程 ■一般违约行为是指影响面相对较小、较易处理的违约行为。如：产品质量有小瑕 疵、数量有短缺、货期一定的迟延等。 ■这里违约行为一般比较容易处理，可以采取扣除货款、及时补货等方法处理。在这种情况下注意及时跟进，防止演变为重大违约。 4.3 一般违约与重大违约行为的处理流程 ■重大违约行为是指通过一般途径（非诉讼途径）难以解决或者对公司影响很大的违约行为。 ■当采购员意识到该违约行为可能会造成较大影响或者经过处理不能达到满意结果的，可以移交法务部处理，采购员配合。 4.4 注意问题 在协商处理过程中，要特别注意保留相关证据： ①及时封样； ②双方共同认可的问题、达成的协议，形成书面文字，并要求对方签字盖章并存档； ③沟通过程中尽可能多地用传真、邮件的形