管理沟通第五章.ppt

Outline Layout 常规年度工作报告的一般性框架 A 过去一年的工作回顾：充分肯定成绩、鼓舞士气、以必要的数据说明，篇幅约整个报告的1/3 B 内、外部环境分析，提出下年度工作总体思路 C 确定工作目标和工作任务 （B+C约占1/2强） D 完成上述目标和任务的措施：人、财、物、党、政、工、团、妇，尽量面面俱到，尽管篇幅不多，但对各个部门都应提到。 内容与表达匹配 ——报告的不同风格 相同内容用不同的表达风格 如上述报告框架也可改为： (A) 现状分析; (B)目标确定; (C) 对策建议 表达与风格整合 ----惜墨如金 ----挥毫泼墨 Style and Expression 报告写作过程 聆听 构思 选材 草稿 反馈 提炼 修改 编辑 复查 对于领导提出的修改意见，自己不要再修改； 在给领导审阅之前可交给有关部门提供反馈； 上述过程可以根据自身特点，选择自己风格。 Skills Attention Skills for inspiration and structuring ----Brainstorming ----Free writing ----Convergent thinking（收敛思维） Material organizing ----Fact-orientation, subjective description ----Short, simple and concrete language ----Sustainable accumulating materials（可持 续积累材料） Complying with the writing rule of report Not being superior to the leader’s top level of capability (leader’s background; knowledge,etc) Being familiar with the business process and practice, industrial background Paying attention to the logic and expressive skills (less adjective, less splendid（华丽的） words, etc) Improving the deduction, analyzing and understanding capability to get access to the essence of viewpoints Skills Attention 备忘录Memorandum 国际贸易理论中： 买卖双方磋商过程中，多某些事项达成一定程度的理解与谅解及一致意见，将这种理解、谅解、一致意见以备忘录的形式记录下来，作为今后进一步磋商，达成最终协议的参考，并作为今后双方交易与合作的依据。 外交往来中： 说明某一问题事实经过的外交文件。内容一般是对某以具体问题的详细说明和据此提出的论点或辩驳，以便于对方记忆或查对。  备忘录Memorandum 与商务信函不同： 不需要称呼 正文必须以条列方式分为数个段落 不需要结尾问候 签名处不需要打上寄件人的姓名和头衔 案例分析 找出以下备忘录错误之处 提出修改意见 备忘录 张总: 您知道,对香蕉业来说,如果能显著减少运输损坏、降低成本,意味着什么?利润!!! 很幸运的是,我们又一次找到一种方法达到这两点.据我们认真计算,如能采用,公司可以减少运输损坏10%,减少总成本5%.由此利润增加7%,同时因为客户更加方便而会更满意!我们的方法是:改变香蕉包装的方式! —采用更小更便于集装箱装运,也无需销售商拆装,顾客可以成件购买的小件包装. 新包装方式已证明从技术上、经济上是可行的.敬请张总再三考虑,予以批准.同时因涉及多个部门的合作,需您协调. 敬请考虑. 小张 2003年6月15日 备忘录 收件人: 丁玲经理 发件人: 张伟 日期: 2003年6月15日 关于:包装香蕉新方法