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政校企三方合作提高企业档案管理水平1 企业档案管理的现状 随着我省经济的发展，我省中小企业呈现出迅猛发展的势头，截至目前，我省中小企业已达22万多家。众多企业在生产、经营、科研、管理等各项活动中形成了大量资料，真实记录了企业诞生、发展的历史过程，从而产生了大量的企业档案。企业档案就是指企业在各项生产、技术、科研和经营活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 企业档案作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等方面发挥着重要的作用。规范化、科学化的档案管理是企业管理工作的一个重要组成部分，对企业的发展具有十分重要的作用。加强对企业档案的管理是促进企业发展的重要手段之一。然而，对省内外二十多家企业档案管理现状的调研结果表明，除了极个别企业比较重视档案管理，极少数企业的档案管理工作能够科学、规范、有序地进行之外，我省大多数企业的档案管理存在诸多问题。 1.1 档案管理不规范。调查显示，很多企业疏于档案管理工作，不同程度地存在归档范围不明确、平时文件的收集整理不及时、归档文件材料收集不齐全、归档文件材料丢失损坏、档案分类不规范、档案保管期限确定不准确、档案案盒或案卷制作不规范等问题。很多企业甚至没有一个合格的档案管理人员。 1.2 档案管理制度不健全。国家档案局对企业档案管理出台了一系列的规定：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理办法》、《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894—2002）、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008 ）。劳动部也发布了《企业职工档案管理工作规定》等。企业本应对照国家的相关规定，制定本企业的档案管理制度。然而，调查结果显示，绝大部分企业并没有制定档案管理制度，只有个别企业有自己的档案管理制度，但也非常简单。有的企业甚至不知道国家对企业档案管理有哪些相关的规定。 1.3 档案保管不安全。按照档案管理的规范要求，档案的存放应有专门的库房，而且，库房要达到一定的要求，如温度、湿度要恒定，要防潮、防虫、防光、防尘、防霉等。对于档案装具也有一定的要求，特殊载体档案如光盘、照片等的存放更是有严格的要求。但据调查，目前，我省很多企业没有专门保存档案的库房，更谈不上库房的要求了。另一方面，企业档案库房管理制度也不够健全。 1.4 档案检索利用不方便。档案检索方式分为手工检索和计算机检索两种。在企业中，目前，手工检索的比重较大，但很多企业没有做好档案检索工具的编制、检索系统的管理，造成手工检索很不方便。同时，计算机检索也存在一些问题，如，档案管理软件不能充分应用，计算机检索工具编制不够精确等。 档案的编研是档案利用的一种重要形式。然而，企业往往没有足够的档案管理人员，就随便找几个人来编研，造成编研成品质量低、不实用、利用价值小。 1.5 档案信息化管理不到位。随着计算机以及档案管理软件的成熟和普遍使用，企业档案的信息化建设也有了很大的发展，企业现在已经普遍使用计算机编辑、打印文件，利用计算机传递文件、进行收文和发文的处理、存储文件等，由此，带来了电子文件和电子档案的管理问题。然而，企业对电子文件和纸质文件的保管缺乏科学的认识，没有认识到电子文件和纸质文件的互补性，往往不是纸质文件丢失，就是电子文件找不到了。尤其是电子文件，虽然保存了，但又缺乏科学的管理，很多企业存在电子文件不能及时收集归档、电子档案的日常管理不规范、电子档案管理渠道不完善、管理介质落后等问题，导致电子档案发挥不了应有的价值。此外，企业档案数据库的建设更是少之又少，企业档案信息化建设很不到位。 1.6 人事档案、法律档案、特殊载体档案管理不到位。很多企业对档案管理的内容理解不够全面，仅对文书档案比较关注，而对企业员工的人事档案管理意识淡薄，对企业在生产经营活动中产生的合同、协议等法律档案的管理不够重视，对照片、光盘、产品实物、奖牌等特殊载体档案更是没有进行规范管理。 企业档案管理之所以出现诸多问题，究其原因，无外乎以下几个方面：一是没有政府档案管理部门规范的指导和监督；二是实际管理中没有合格的档案管理人才具体操作；三是企业本身也存在档案管理意识缺乏、部门职能弱化、档案信息化观念落后等原因。给政府档案管理部门、高职院校和企业本身提出一个亟待解决的问题——如何提高企业档案管理水平。 2 提高企业档案管理水平的途径 在全面了解我省中小企业档案管理现状的基础上，充分发挥政府档案管理部门和高职院校的作用，同时，发掘企业自身的潜力，政、校、企三方合作。 2.1 政府档案管理部门制定完善企业档案管理制度，加强指导监督。 2.1.1 政府档案管理部门应该依据国家已